人材紹介・派遣の電子契約で押さえること
求人企業との契約は更新サイクルが細かい
労働者派遣契約は基本契約と個別契約に分かれ、個別契約は配置される派遣スタッフや期間ごとに結び直すことが多く、派遣先企業の担当者が変わるたびに書式の確認からやり直しになることもあります。更新のたびに郵送往復が発生すると、営業担当の手元で契約状況が追いにくくなります。
派遣スタッフ側の契約は本人のタイミング任せ
雇用契約書や就業条件明示書は入社直前に本人の確認と署名が必要で、面接から入社までの期間が短い案件ほど、郵送のやり取りが入社日に間に合わないという事態につながります。本人が遠方に住んでいる場合はさらに時間がかかります。
契約書式が派遣先企業ごとに異なる
派遣先企業の指定書式やひな形をそのまま使うケースが多く、特約条項や契約期間の表現が企業ごとに微妙に違います。紙で管理すると、どの企業にどの版を送ったかが分かりにくくなり、古い書式を送ってしまう取り違えも起こりがちです。
紹介の場合は成功報酬の根拠になる
人材紹介では、求人企業との職業紹介契約書が紹介料請求の根拠資料になります。契約締結日や条件があいまいなまま入社が進むと、請求時に条件の確認からやり直すことになり、請求が遅れる原因になります。
電子契約のシステムに要る機能
- 派遣先企業ごと・職種ごとに契約テンプレートを分けて管理できる
- 個別契約の契約期間・更新時期をアラートで知らせる
- 派遣スタッフ本人がスマホで契約内容を確認し署名できる
- 派遣先企業の複数担当者が順番に承認・署名できる
- 契約書と履歴書・職務経歴書などの個人情報書類を分けて保管できる
- 未署名・期限が近い契約を一覧で確認できる
- 派遣先企業ごとの特約条項の違いを版として管理できる
- 締結済み契約のデータを給与計算や請求管理に連携できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
勤怠管理や請求業務と一体になった派遣・紹介業向けの専用ソフトを既に使っている場合、契約だけを別システムに切り出すと二重管理になりやすく、専用ソフトに契約機能が備わっていればそちらで完結させたほうが手間が少なくなります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
派遣先企業との個別契約、派遣スタッフとの雇用契約・就業条件明示書の電子署名そのものは、DocuSealやDocumenso、OpenSignのようなオープンソースの電子署名システムをセルフホストして持つことができます。契約書式や署名の流れを自社の運用に合わせて設定できます。
紙・Excelのままでよい部分
条件交渉中のメモや、営業担当が社内で使う契約進行の確認表程度は、紙やExcelのままでも支障はありません。締結が確定していない段階のやり取りまで電子契約システムに持ち込む必要はありません。
電子契約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、電子契約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| DocuSeal | PDFフォームの作成、入力依頼、電子署名をセルフホストできるオープンソース電子署名システムです。 | AGPL-3.0 | 署名フォームは日本語化可能。管理画面は導入時の確認が必要。 | — |
| Documenso | 電子署名による文書へのサインを管理できるオープンソースのアプリケーションです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenSign | DocuSignの代替となるオープンソースの電子署名プラットフォームです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| system-designer | システム構築のためのローコード開発プラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルなし | — |
| GpgFrontend | GnuPGとRust製のバックエンドを切り替え可能な、モダンなOpenPGPツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| jsignpdf | クロスプラットフォームで動作するPDF電子署名ツールです。 | LGPL-2.1 | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- 現在やり取りしている契約書の種類を、派遣先企業向け・派遣スタッフ向け・紹介契約の3つに分けて書き出す
- 派遣先企業ごとに異なる書式やひな形を集め、電子契約システムに登録するテンプレートの数を決める
- 入社・就業開始が集中する時期（年度替わりや契約更新の切替期）を想定し、署名の催促や期限アラートの運用を先に決めておく
- 職業紹介責任者や営業担当など、社内で契約内容を確認する担当者の承認順を決める
- まず一部の派遣先企業・一部の案件で試し、派遣スタッフ本人の署名のしやすさを確認してから全体に広げる
人材紹介・派遣の電子契約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
派遣スタッフ本人との契約も電子化できますか
就業条件明示書など本人向けの契約書は、本人が電磁的方法での提供を了承していれば電子化できます。スマホで内容を確認し署名できる形にしておくと、入社直前のやり取りがスムーズになります。
派遣先企業が電子契約に慣れていない場合はどうすればよいですか
企業によっては紙での締結を希望される場合もあります。電子と紙を併用できるようにしておき、企業側の希望に応じて切り替えられる運用にしておくと、無理に電子化を迫らずに済みます。
履歴書や職務経歴書も契約システムに入れてよいですか
契約書と求職者の個人情報書類は、同じシステムでも保管場所やアクセス権限を分けておくほうが安全です。契約の締結状況と個人情報の管理は別の目的なので、混在させない設計にしておくことをお勧めします。
人材紹介・派遣の他の業務
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