人材紹介・派遣の書類の電子化・文書管理で押さえること
求職者と求人企業、双方の書類が行き来する
応募者の履歴書・職務経歴書、企業からの求人票や紹介状、面談後のフィードバック票などが一件の案件に紐づき、紙の提出物とメール添付のPDFが混在します。案件ごとに両方をまとめて見られないと、担当者は複数のフォルダやメールを探し回ることになります。
面談記録が紙メモのまま埋もれる
キャリアアドバイザーが求職者と面談した際のメモは、手書きのまま案件フォルダに挟まれたり、担当者個人のノートに残ったりしがちです。本人の希望条件や経歴の背景は次回面談や他の担当者への引き継ぎで必要になるため、電子化して検索できる形にしておくと、面談のたびにゼロから聞き直す手間が減ります。
応募者対応のメールに添付書類が埋もれる
求職者からの履歴書添付メール、企業からの選考結果連絡など、応募者対応はメールでやり取りされることが多く、添付ファイルがメールボックスの中に散らばります。案件担当者が変わった際や急な問い合わせの際に、どのメールに何が添付されていたか探し出すのに時間がかかります。
紹介完了後の書類をどこまで残すか
紹介や派遣が成立した後も、求職者の履歴書や企業との契約関連書類は一定期間の保管が必要になります。紙のまま保管庫に積んでいくと、後から参照したいときに探せず、同じ書類を企業や求職者に再提出してもらうことにもなりかねません。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 求職者別・求人企業別の両方で書類をまとめて検索できる
- 履歴書・職務経歴書のPDFをスキャンしてテキスト検索できる
- 面談記録をテキストで入力し、過去の面談履歴を検索できる
- メール添付の履歴書・紹介状を案件フォルダに紐づけて保存できる
- 求人票や契約関連書類を求人企業ごとにまとめて管理できる
- 担当者が変わっても過去の書類・面談記録を引き継いで参照できる
- 書類の保管期限を案件ごとに記録し、期限が近い案件が分かる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
求人広告の掲載管理や、求職者・求人企業のマッチング、適性検査などは人材紹介・派遣業向けの専用システムに備わっているケースが多く、ここは専用ソフトに任せるのが現実的です。書類管理はその周辺にある「探せない紙とPDF」を解決する部分に絞るとよいです。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
スキャンした履歴書や求人票をpaperless-ngxのような文書管理システムに取り込み、文字で検索できる状態にしておくと、案件ごとの書類を探す時間が減ります。面談記録はKurage Memoのようなメモ型システムに案件名や求職者名をつけて残しておくと、後から引き継ぎにも使えます。社内でのファイルのやり取りはlocalsendやPairDropなどで、インターネット経由にせず済ませられます。
紙・Excelのままでよい部分
面談の当日の予定表や、担当者個人の走り書き程度のメモは、紙やExcelのままで構いません。後から検索して使う書類（履歴書、面談記録、契約関連文書）だけを電子化の対象にすれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 案件ごとにどの書類が集まるかを棚卸しする（履歴書、求人票、面談記録、紹介状など）。新卒紹介の時期や年度替わりの中途採用シーズンなど、繁忙期に集まる書類の量を基準に優先順位をつける。
- 既存の紙書類とメール添付をスキャン・保存し、求職者名・求人企業名・案件名で検索できる状態に整理する。
- 面談記録を電子化する運用を決める（面談後にその日のうちに入力するなど）。キャリアアドバイザーが複数いる場合は、入力のルールを揃えておく。
- 担当者間の引き継ぎルールを決める。異動や退職時に、案件に紐づく書類と面談記録をそのまま次の担当者が見られるようにする。
- 紹介・派遣が成立した後の書類の保管期間を案件ごとに記録し、期限が近づいたら分かるようにする。
人材紹介・派遣の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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履歴書や職務経歴書は求職者ごとにまとめて見たいのですが、企業側の書類と混ざってしまいませんか？
案件という単位で求職者側の書類と求人企業側の書類を別々のフォルダやタグで管理し、案件名や求職者名・企業名で横断検索できるようにしておけば、混ざらずに両方を参照できます。
面談記録はどこまで詳しく残せばよいですか？
希望条件や経歴の背景、企業への推薦理由など、次の面談や引き継ぎで必要になる情報を中心に残しておくと、後から読み返したときに役立ちます。走り書き程度のメモは別に残して構いません。
紹介が成立した後の書類はいつまで残せばよいですか？
案件の種類や社内の規程によって異なるため、保管期間を案件ごとに設定し、期限を過ぎたら整理する運用にしておくと、無期限にたまり続けることを防げます。
人材紹介・派遣の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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