人材紹介・派遣の現場記録・作業報告の集約で押さえること
派遣先ごとにフォーマットが違う
勤務実績報告書は派遣先が指定する様式を使わされることが多く、同じ会社でも部署によって書式が違うことがあります。紙・Excel・派遣先の専用システムへの入力が混在し、コーディネーターは派遣先の数だけやり方を覚えて対応している状態になりがちです。
LINEでの欠勤・交代連絡が記録から漏れる
スタッフからの「今日休みます」「体調不良で早退しました」といった連絡は個人のLINEに直接届くことが多く、担当者が変わると引き継がれません。請求時に稼働実績と食い違いが出て、派遣先に確認の電話を入れる手間が発生します。
請負では作業完了報告書の突合が要る
請負契約の場合は成果物や作業完了の報告が提出先ごとの様式で求められ、派遣の勤務実績報告書とは別の管理が必要になります。同じスタッフが派遣と請負の両方で稼働している会社では、集計の単位を混同しないことが重要です。
面談記録が現場情報と離れた場所にある
求職者との面談で得た希望条件や稼働上の注意事項が、営業担当のメモや紙のファイルに残っているだけだと、現場での稼働が始まった後に情報が引き継がれません。面談時点の記録と稼働後の報告をつなげておくと、交代や契約更新の判断が早くなります。
現場記録・作業報告の集約のシステムに要る機能
- スタッフがスマホから作業報告・欠勤連絡を送れる窓口
- 派遣先ごとに異なる報告フォーマットを登録して出し分けられる
- 現場の写真や指示事項を添付できる
- 派遣先・スタッフ別に稼働時間や件数を自動で集計する
- 請求書発行システムへ稼働実績を渡せる形で出力する
- 派遣先担当者による確認・承認の記録が残る
- 契約期間や資格の期限が近いスタッフを一覧で知らせる
- 面談記録からの希望条件・注意事項を稼働中の報告と並べて見られる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
派遣先が自社の勤怠システムへの入力を求めてくる場合は、そのやり方に合わせるのが確実です。無理に自社システムへ一本化しようとすると派遣先との調整コストがかさみます。また給与計算や労務の専門的な処理は、人材派遣業向けの専用ソフトに任せたほうが安全です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
スタッフからの日々の報告・欠勤連絡を集める窓口と、派遣先ごとの報告を社内で見比べられる台帳は、自社で持っておくと転記の手間が減ります。面談記録を蓄積して稼働後の情報とつなげる部分も、自社管理に向いています。
紙・Excelのままでよい部分
労働者派遣契約書や請負契約書など、原本の保管と押印が前提になっている契約書類は、紙のままで差し支えありません。単発で一度だけ発生する作業指示のメモなども、無理にシステム化する必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している現場記録・作業報告の集約向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
現場記録・作業報告の集約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、現場記録・作業報告の集約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず派遣先ごとに報告の受け取り方（紙・LINE・派遣先システム）を一覧にして、どこで転記が発生しているかを洗い出します。
- スタッフからの日々の報告・欠勤連絡を一つの窓口に集める仕組みを決め、繁忙期である新規契約の多い時期の前に試しておきます。
- 面談記録を担当した営業・コーディネーターが、稼働開始後の報告と同じ場所で見られるようにつなげます。
- 派遣先への請求集計に必要な項目（稼働時間・件数など）を先に決め、報告のフォーマットをそれに合わせます。
- 一部の派遣先・スタッフで試してから、他の契約にも広げていきます。
人材紹介・派遣の現場記録・作業報告の集約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
派遣先ごとに報告フォーマットが違うままでも集約できますか。
派遣先が指定する様式はそのまま使い続けて構いません。自社側では受け取った内容を共通の形で記録し直すだけでも、月末の突合作業は減ります。派遣先への提出様式を無理に変える必要はありません。
LINEでの欠勤連絡をやめさせることはできますか。
スタッフにとってLINEは慣れた手段なので、やめさせるより記録が残る窓口に送ってもらう方が現実的です。既存のLINEグループから案内する形にすると、スタッフ側の負担を増やさずに切り替えられます。
請負と派遣が混在する会社でも同じ仕組みで集約できますか。
契約形態ごとに集計の単位が異なるため、報告自体は同じ窓口に集めつつ、請負は完了報告、派遣は稼働実績として別に区分しておくと、請求時に混同せずに済みます。
人材紹介・派遣の他の業務
他の業種で現場記録・作業報告の集約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
