自動車整備工場の書類の電子化・文書管理で押さえること
車検一式の書類が点在する
車検証のコピー、自賃責保険証明書、点検記録簿、見積書は車検のたびに一式そろえる書類ですが、受付時は紙、完成後はスキャンしたPDFという具合に保管場所が分かれやすいです。車検切れ間際の入庫や、お客様から前回の記録を見せてほしいと言われた際に、車両一台分をまとめて取り出すのに時間がかかります。
板金修理は写真と保険書類が増える
事故車の板金修理では、入庫時の損傷写真、修理前後の写真、保険会社に提出する見積書や修理報告書が一式になります。保険会社とのやり取りが数日から数週間続く間、写真とPDFが別々に保存されると、途中経過の確認や追加提出の依頼にすぐ応じられません。
点検記録簿の保存と確認に時間がかかる
12ヵ月点検・24ヵ月点検の記録簿は紙のファイルに綴じて保管している工場が多く、同じ車両の過去の整備内容を確認したいとき、該当するファイルを探し出してページをめくる作業が発生します。繁忙期にはこの確認作業が積み重なり、事務員の手が止まります。
次回車検の案内に過去の書類が必要
次回車検の時期が近づいた車両に案内を出す際、過去の車検証や点検記録簿を見て車種・使用状況を確認してから連絡する工場が多いです。書類がすぐ出てこないと、案内作業そのものが後回しになり、再来につながる機会を逃しやすくなります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 車両ごとに車検証・点検記録簿・見積書・写真をまとめて保管できる
- 車台番号や登録番号、お客様名で該当車両の書類をすぐ検索できる
- スマートフォンで撮った損傷写真をそのまま台帳に取り込める
- 保険会社に提出する書類・写真をまとめてPDF出力できる
- 次回車検が近づいた車両の書類を一覧で抽出できる
- 整備記録簿など保管期間が決まっている書類の保管状況を把握できる
- ピットと事務所、拠点間でファイルを共有できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
車検の予約状況や保安基準に基づく点検項目の入力、自賃責保険の計算、保険会社とのオンライン見積りのやり取りは、業界の専用ソフトや保険会社側のシステムに任せたほうが安全で、二重管理を避けられます。これらのシステムから出力した書類やPDFを、工場側の文書管理にまとめて保存する形が現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
専用ソフトから出力した書類や、スマホで撮った損傷写真、紙をスキャンしたPDFを車両ごとにまとめて保存し、車台番号や登録番号で検索できるようにする部分は、自社で持つ文書管理の仕組みに任せられます。ピットから事務所まで、誰でも同じ場所を探せるようにしておくことが目的です。
紙・Excelのままでよい部分
受付時のメモや当日限りの連絡事項、作業の割り振りを書いたホワイトボードのような一時的な情報は、わざわざ電子化する必要はありません。あとで残す必要がある書類だけを区別して取り込む形で十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず車検証・点検記録簿・見積書・板金修理の写真など、残す必要がある書類の種類を洗い出します。
- 車検切れ前や年度末など書類が増える時期を避けて、現在手元にある紙の書類をスキャンし、車両ごとにまとめて取り込みます。
- 以降は入庫時・納車時に書類やスマホで撮った写真をその場で取り込む流れを、整備士と事務員の間で決めます。
- 保険会社への提出や次回車検の案内に使うフォルダ・検索の仕方を事務所内で共有し、誰が担当しても同じように探せる状態にします。
- 一定期間運用した後、保管期間が過ぎた書類の扱いや、紙の原本をいつまで残すかを見直します。
自動車整備工場の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
車検証や点検記録簿の原本は、スキャンしたら処分してよいですか。
車検証は車両に積んでおく必要がある書類なので、スキャンしても原本は手元やお客様にお返しする形になります。点検記録簿など原本保管が求められる書類については、スキャンはあくまで検索用の控えとして扱い、原本の処分は保管のルールを確認してから判断することをおすすめします。
板金修理の写真はどのくらい残しておけばよいですか。
保険会社とのやり取りが落ち着くまでは、損傷写真と修理前後の写真をすぐ取り出せる状態で残しておくと安心です。やり取りが終わった後も、お客様から再度問い合わせが来ることがあるため、車両の書類とまとめて一定期間保管しておく工場が多いです。
事務員が一人しかいない場合でも電子化はできますか。
最初から全ての過去書類を取り込もうとすると手が回らなくなるため、現在進行中の車両から取り込みを始め、過去の書類は必要になったタイミングで追加していく進め方であれば、一人でも無理なく運用できます。
自動車整備工場の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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