塾・スクールの書類の電子化・文書管理で押さえること
入塾時の書類が生徒ごとに積み重なる
入塾申込書、個人情報の同意書、初回の面談記録など、入塾時に発生する書類は生徒ごとに紙で積み重なります。保護者から渡される原本と教室側で作成する記録が混在し、ファイリングの方法が教室やスタッフによってバラバラになりやすい時期です。
模試・指導報告の書類が散らばる
模試の答案返却、成績表、指導報告書といった書類は定期的に発生しますが、スキャンしてPDF化しても保存場所が教室ごとに違い、過去の記録を見返すときに探す手間がかかります。保護者への説明時に困るケースもよく伺います。
複数教室の書類が本部に集まらない
教室を複数展開している場合、各教室でスキャンした書類が本部の共有フォルダに届くまでに時間がかかったり、届かずに教室内だけで保管されたままになったりすることがあります。本部で一括して確認したいときに探せません。
退塾後の書類をどこまで残すか迷う
退塾届や卒業後の面談記録をどの程度、どのような形で保管しておくかが教室ごとに判断が分かれ、必要になったときに見つからないという相談をよく伺います。保管のルールが定まっていないことが原因です。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 生徒ごとに書類をまとめて紐づけて保存できる
- スキャンしたPDFを生徒名や教室名で検索できる
- 教室と本部の間でファイルを簡単に送受信できる
- スマホで撮影した書類をそのまま取り込める
- 保護者から受け取った同意書・申込書を電子的に保管できる
- 退塾した生徒の書類を一定期間保管し、必要なときに取り出せる
- 教室長と本部でアクセスできる範囲を分けられる
- 過去の模試・成績記録を生徒別にさかのぼって確認できる
どこを何で持つか
生徒管理ソフトに任せたほうがよい部分
生徒の基本情報や月謝の請求、出欠の記録そのものは、塾向けの生徒管理ソフトで扱うほうが整った形で続けられます。書類の電子化・保管はそれとは別に、紙とPDFを整理する目的に絞って整えれば支障がありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
スキャンしたPDFの保存や検索は、paperless-ngxのような文書管理ソフトで生徒ごとにまとめられます。複数教室間での書類の受け渡しはlocalsendやPairDropが使え、本部側の共有フォルダはfilebrowserで管理できます。
紙・Excelのままでよい部分
日々のやり取りで一時的に使う連絡メモや、すぐに保護者に返す書類は紙のままで構いません。電子化は、後から残しておきたい書類だけをまとめて行う形で十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 新学期や入塾シーズンが始まる前に、どの書類を電子化するか教室ごとに洗い出します（入塾申込書、面談記録、模試答案など）
- 教室長がスキャンする際のファイル名や保存先のルールを決めます（生徒名、日付、書類の種類など）
- 複数教室がある場合は、本部への送信方法を決めて一つの教室で試験的に運用します
- 退塾・卒業時の書類の保管期間と、削除してよい時期のルールを決めます
- 本部・教室長・事務スタッフでアクセスできる範囲を分けたうえで、他の教室にも広げます
塾・スクールの書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
保護者から受け取った紙の同意書は電子化したら原本を捨ててよいですか?
原本をどこまで残すかは教室や契約の内容によって異なります。まず社内で、電子化で済ませる範囲と原本を残す期間を決めておくと、後から迷わずに済みます。
複数の教室がある場合、本部に書類を集める方法はどう整えればよいですか?
教室長がスキャンしたPDFを決まった保存先に送る仕組みを作ると、本部で生徒ごとに探す時間が減ります。ファイル転送ツールや共有フォルダを使う方法が考えられます。
模試の答案まで電子化する必要はありますか?
必須ではありませんが、保護者への説明や指導報告の際に過去の答案を見返す場面が多い教室では、電子化しておくと探す手間が減ります。教室の運用に合わせて決めるとよいでしょう。
塾・スクールの他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
