放課後等デイ・学童の書類の電子化・文書管理で押さえること
個別支援計画と日々の支援記録の整理
児童発達支援管理責任者が作成する個別支援計画や、毎日の支援記録は見直しのたびに版が増えていきます。紙のファイルに綴じたままだと、前回の計画と今回の計画を並べて見たいときに探す手間がかかります。児童ごとにフォルダを分け、作成日がわかる形で保存しておくと、見直しの際にすぐ取り出せます。
連絡帳・お便り・同意書の電子化
保護者とのやり取りに使う連絡帳のコピーや、行事のお便り、個人情報の取り扱いに関する同意書は、原本を保管しつつ内容を確認したいだけの場面も多くあります。スキャンしてPDFで保存しておけば、職員が原本を探しに戻らずに内容を確認できます。
送迎記録の保存と確認
送迎の乗降時間や引き渡し確認を記した記録は、ヒヤリハットが起きた際に後から確認することがあります。手書きの記録をその都度スキャンして日付ごとに残しておくと、原本を保管庫から探し出す前に内容を見返せます。
個人情報を含む記録へのアクセス管理
発達の状況や家庭の事情に関わる記録は、職員全員が見てよいものではありません。誰がどの記録にアクセスできるかを分けて管理し、紙の時代の「鍵のかかる棚」に近い考え方を電子データでも保てるようにしておくことが大切です。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 紙の書類をスキャンしてPDFで保存する機能
- 児童ごとにフォルダを分けて書類を整理する機能
- 個別支援計画・経過記録を作成日順に並べて確認できる機能
- 連絡帳・お便り・同意書をまとめて電子保存する機能
- 送迎記録をスキャンして日付ごとに残す機能
- 職員と管理者でアクセス範囲を分ける権限設定
- 書類をキーワードや児童名で検索する機能
- 教室の端末と事務所の端末の間でファイルをすぐ送受信する機能
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
国保連への請求に関わる部分は、放課後等デイサービスや児童発達支援向けの専用ソフトに任せるのが安全です。請求のための実績記録や単位数の計算は制度の変更に合わせて更新され続ける必要があるため、自前で整えるのは向きません。文書管理の仕組みは、この請求本体とは別に、支援記録や連絡、送迎記録といった日々のやり取りを整理する目的で持つのが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
スキャンした支援記録や連絡帳、送迎記録のPDFを保管して検索できるようにする部分は、オープンソースの文書管理ソフトや、教室の端末から事務所にすぐファイルを送る仕組みで対応できます。日々のちょっとした申し送りや要点のメモは、買い切りのメモアプリのようなもので記録しておくと、別のシステムを増やさずに済みます。
紙・Excelのままでよい部分
その日の送迎時に手渡しで記入する引き渡し確認の記録や、現場でとっさに書き込むチェック表は、紙のまま運用して後からまとめてスキャンする形で問題ありません。すべてを最初から電子化しようとすると現場の動きを止めてしまうため、記入は紙、保管は電子という分け方が無理がありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今、紙とスキャンPDFの両方で保管している書類の種類(個別支援計画、連絡帳、送迎記録、同意書など)を洗い出す
- 新年度や新入所が集中する4月前など、書類が増える時期を避けて整理の時間を確保する
- 児童ごとのフォルダ分けと、職員・管理者でのアクセス範囲をまず決める
- 児童発達支援管理責任者が扱う個別支援計画など、特に見直しが多い書類から電子化を始める
- 教室と事務所の間でのファイルの受け渡し方法を決め、日々の運用に乗せる
放課後等デイ・学童の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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発達の状況や家庭の事情が書かれた記録を電子化しても大丈夫ですか。
内容自体は紙でも電子でも同じ重みを持つ個人情報です。誰が見られるかを限定するアクセス権の設定と、保管場所を社内で管理できる形にしておくことが前提になります。設定を整えた上であれば、探す手間を減らす目的で電子化すること自体に問題はありません。
国保連への請求システムとこの文書管理は連携させる必要がありますか。
連携は必須ではありません。請求本体は専用ソフトに任せ、文書管理は支援記録や連絡、送迎記録といった請求に直接関わらない書類を整理する目的で別に持つ形で十分に役立ちます。
個別支援計画の古い版はいつまで残しておくべきですか。
見直しのたびに新しい版を作る書類なので、少なくとも直近数回分は並べて見られる状態にしておくと振り返りに役立ちます。具体的な保存期間は施設の記録として定めている期間に合わせて運用してください。
放課後等デイ・学童の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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