訪問看護ステーションのシステム｜記録・請求の外側を整える

記録と報告に時間がとられる事務

訪問の都度、利用者ごとに訪問看護記録書を作成し、月末には主治医への報告書やケアマネジャーへの連絡をまとめる作業が発生します。オンコール対応があった場合はその経緯も記録に残す必要があり、直行直帰のスタッフが多いことから、訪問件数や移動の記録を事後にまとめる手間もかさみます。こうした記録・報告の整理に、現場の時間が割かれがちです。

専用システムが担う所、その外側に残る事務

訪問看護専用のシステム（iBowやカイポケなど）は、訪問記録の作成や医療保険・介護保険それぞれのレセプト請求、訪問スケジュールの管理までを一つながりで担います。その外側に残るのは、主治医からの訪問看護指示書や診療情報提供書の受け取りと期限管理、ケアマネジャーや薬剤師との連絡、契約書類のやり取り、スタッフ間の引き継ぎといった事務です。

制度・決まりで気をつける所

訪問看護は利用者ごとに医療保険と介護保険のどちらを使うかが分かれ、請求先も社会保険診療報酬支払基金と国民健康保険団体連合会に分かれます。どちらの制度を使っているかを、記録や事務の管理でも取り違えないようにする必要があります。また、主治医が交付する訪問看護指示書には有効期間があり、期限が切れたままケアを続けないよう、期限の管理も欠かせません。

どの業務から手を付けるとよいか

医療情報を扱う業種のため、データを自社の管理下に置ける構成が好まれます。まず記録・情報共有・勤怠の整理から着手するのが現実的です。専用システムが担う記録や請求はそのまま活用しつつ、主治医やケアマネジャーとのやり取り、オンコール時の情報共有、スタッフ間の引き継ぎといった外側の事務を見直すと、現場の負担が軽くなりやすいです。

訪問看護ステーションの業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

よくあるご質問

専用の記録システムを使っていますが、それでも整理した方がいい事務はありますか。

記録や請求そのものは専用システムが担いますが、主治医への報告書作成や、ケアマネジャー・薬剤師との連絡、スタッフ間の引き継ぎといった、システムの外側でやり取りする事務は別に整理の余地があります。

医療情報を扱う以上、クラウドサービスは避けた方がいいのでしょうか。

クラウド自体を避ける必要はありませんが、データの保管場所や管理体制を自社で把握できる構成を選ぶ事業者が多いです。情報共有や記録の仕組みを検討する際は、どこにデータが置かれ、誰がアクセスできるかを確認することが大切です。

直行直帰のスタッフが多く、勤怠管理が難しいです。何を見直せばいいですか。

訪問先からの出退勤記録や移動時間の扱いが課題になりやすいところです。訪問看護専用システムの訪問記録と勤怠を連携させるか、別途スマートフォンで出退勤を記録できる仕組みを整えると、月末の集計作業が減ります。

記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。

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