訪問看護ステーションの書類の電子化・文書管理で押さえること
書類の種類が多く形式もまちまち
訪問看護計画書、訪問看護報告書、訪問看護記録書、同意書、各種評価票など、作成するタイミングも書式も異なる書類を扱います。利用者ごとに最新版がどれかを確認する手間が積み重なり、更新のたびに前回分を探し直すことになります。
訪問先と事務所の間で書類が分散する
訪問時に手書きしたメモや記録を事務所に持ち帰ってから入力・スキャンする流れのため、持ち帰り忘れや入力の遅れが起きやすく、書類が訪問先の鞄と事務所の棚の両方に残ってしまいます。
医師・ケアマネとのやり取りで紙が増える
主治医への報告書やケアマネからの依頼書はFAXや郵送でやり取りすることが多く、届いた紙をスキャンして保管する作業が加わります。やり取りの履歴が紙とデータの両方に残り、どちらが最新か分かりにくくなります。
利用者ごとに書類をまとめて見たい場面がある
計画書の更新時や主治医への報告時には、その利用者の記録書・報告書・評価票をまとめて見返す必要があります。書類が紙とPDFに分かれていると、この見返し作業だけでも時間がかかります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 利用者ごとのフォルダ構成で記録・計画書・報告書を一元管理
- スキャンした紙書類のOCRによる全文検索
- 書類の種別・利用者名・作成日でのタグ付け
- 計画書・報告書の更新履歴（バージョン）を残す仕組み
- 職種や担当利用者ごとのアクセス権限設定
- 訪問先のタブレット・スマホから事務所PCへのファイル送信
- 外部クラウドに置かず自社サーバー内で保管できる構成
- 保存期間に応じた書類の整理・アーカイブ
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
訪問看護記録書や計画書そのものの作成、レセプトに関わる部分は、訪問看護専用の業務システムに任せたほうが安全です。文書管理側は「できあがった書類をどう保管し、どう探すか」に役割を絞ると無理がありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
スキャンした紙書類の電子化・索引・全文検索、訪問先と事務所の間でのファイル受け渡し、ファイルサーバーとしての保管は、自社管理の仕組みで持てます。医療情報を外部クラウドに預けずに済む構成を組みやすい部分です。
紙・Excelのままでよい部分
利用者や家族の署名が必要な同意書の原本、訪問時にその場で手早く書くメモ書きは、紙のまま残して差し支えありません。すべてを無理に電子化しようとしないことも大切です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 現在ある書類の種類と保管場所を洗い出す（計画書、報告書、記録書、同意書、FAX受信分など）
- スキャナ・複合機の設置場所と、誰がいつスキャンするかを決める
- 索引ルールを決める（利用者名、書類種別、作成日、担当職種）
- 看護師1名・利用者数名で試験運用し、検索しやすさを確認する
- 月末月初の計画書・報告書作成の時期に合わせて本格運用に移し、過去分も順次電子化する
訪問看護ステーションの書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
スキャンしたら紙の原本は捨ててよいですか
書類の種類によって扱いが異なります。利用者や家族の署名が必要な同意書などは原本を残し、記録書や報告書の控えのように電子化で差し支えないものから進めると無理がありません。
クラウドサービスではなく自社で管理する理由は何ですか
医療情報を扱うため、データの保管先を自社の管理下に置ける構成を選ぶ事業所が多いです。外部サービスに情報を預ける範囲を自分たちで決められる点が理由として挙げられます。
看護師と理学療法士が同じ利用者の記録を同時に見られますか
事務所内のサーバーにファイル管理の仕組みを置けば、職種ごとに見られる範囲を分けつつ、同じ利用者の記録を同時に参照できます。
訪問看護ステーションの他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
