訪問看護ステーションの電子契約で押さえること
署名者が利用者本人・家族・事業所に分かれる
訪問看護利用契約書や重要事項説明書は、利用者ご本人のほか、判断が難しい場合はご家族が代わりに署名することがあります。郵送でのやり取りでは、本人用と家族用の書類を別々に送り、戻ってくるまでに日数がかかるため、着手が後ろにずれやすくなります。
退院に合わせて契約を急ぐ場面が多い
病院からの退院日に合わせて訪問看護を開始するケースでは、退院支援やケアマネジャーとの連絡と並行して、短い期間で契約を結ぶ必要があります。郵送での押印を待っていると退院日に間に合わず、訪問開始がずれ込んでしまうことがあります。
交わす書類の種類が多く、まとめて進める必要がある
重要事項説明書、訪問看護利用契約書、個人情報の取り扱いに関する同意書など、一度の契約で複数の文書を交わします。紙で進める場合、どの書類にどこまで署名が済んでいるかを事業所側で把握しにくく、確認の電話が増えがちです。
医療情報を扱うため保管場所への配慮が求められる
契約書には利用者の病状や家族構成など、取り扱いに注意が必要な情報が含まれます。汎用的な電子契約サービスにそのまま預けるのではなく、どこにデータを置くか、誰が見られるかを事業所側で管理できる構成を望む声をよく伺います。
電子契約のシステムに要る機能
- 重要事項説明書・訪問看護利用契約書・個人情報同意書を一括でまとめて送付できる
- 利用者本人とご家族など複数の署名者を一つの契約に設定できる
- 誰がどこまで署名済みかを事業所側の画面で確認できる
- 退院日が近い契約を優先して並べ替え・通知できる
- 訪問看護指示書の更新に合わせて契約の見直しを知らせるリマインド
- データの保管先を自社の管理下に置けるセルフホスト構成
- ケアマネジャーや病院の地域連携室へ署名済み文書の控えを送れる
- 署名済みのPDFを利用者ごとの記録と紐づけて保存できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
電子署名そのものの法的な効力やタイムスタンプの仕組みは、実績のある電子契約サービスの型に乗るのが安心です。病院やケアマネジャー側が指定する地域連携のやり取りも、相手先の使っているシステムに合わせる場面が出てきます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
重要事項説明書や利用契約書、個人情報の同意書など、自社と利用者・ご家族の間で交わす文書は、セルフホスト型の電子署名を使えば自社の管理下にデータを置いたまま運用できます。保管場所への不安がある場合に向いています。
紙・Excelのままでよい部分
契約前の説明に使う下書きや、訪問時に口頭で伝えた内容のメモ程度のものは、紙やExcelのままで差し支えありません。正式な契約として残すべき文書だけを電子化の対象にすれば十分です。
電子契約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、電子契約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| DocuSeal | PDFフォームの作成、入力依頼、電子署名をセルフホストできるオープンソース電子署名システムです。 | AGPL-3.0 | 署名フォームは日本語化可能。管理画面は導入時の確認が必要。 | — |
| Documenso | 電子署名による文書へのサインを管理できるオープンソースのアプリケーションです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenSign | DocuSignの代替となるオープンソースの電子署名プラットフォームです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| system-designer | システム構築のためのローコード開発プラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルなし | — |
| GpgFrontend | GnuPGとRust製のバックエンドを切り替え可能な、モダンなOpenPGPツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| jsignpdf | クロスプラットフォームで動作するPDF電子署名ツールです。 | LGPL-2.1 | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- 重要事項説明書・訪問看護利用契約書・同意書など、現在使っている書類をPDFの入力欄に整える
- 利用者本人・ご家族・事業所それぞれの署名順序と、代理署名が必要な場合の手順を決めておく
- セルフホスト型の電子署名システムを自社の管理下で動かし、数件の新規契約で試してみる
- 退院支援の窓口やケアマネジャーに、電子契約での案内方法と必要な準備物を伝えておく
- 訪問する看護師や理学療法士などの現場スタッフにも、タブレットでの立会い署名の操作を共有する
訪問看護ステーションの電子契約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
利用者が高齢でタブレット操作が難しい場合はどうすればよいですか
家族や事業所のスタッフが操作を代わりに行い、利用者ご本人はサインのみする運用にできます。訪問時にその場で署名してもらう形も選べますので、操作に不慣れな方でも無理なく対応できます。
医療情報を扱うので外部のサービスに契約書を預けるのが不安です
セルフホスト型のオープンソースを使えば、署名データや契約書の保管場所を自社の管理下に置けます。クラウド事業者にそのまま預ける形ではない構成も選べますので、保管先への不安を抑えられます。
退院日に合わせて急いで契約したい場合でも対応できますか
電子契約であれば郵送での往復が不要になるため、退院前日や当日でもご家族に署名してもらったうえで訪問を開始できます。急ぐ契約ほど、郵送との差が大きく感じられます。
訪問看護ステーションの他の業務
他の業種で電子契約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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