訪問看護ステーションの現場記録・作業報告の集約で押さえること
記録の形式が職員ごとにばらつく
紙の訪問看護記録書に手書きする職員、訪問の合間にLINEで状況を送る職員、口頭で事務所に伝える職員が混在しがちです。利用者ごとの記録を後からまとめようとすると、どこに何が書かれているかを探す手間が先に発生します。
事務所に戻ってからの二重入力
訪問先で書いた内容を、事業所のパソコンで電子カルテや請求用の台帳にもう一度入力する作業が常態化しているケースをよく伺います。訪問件数が多い日ほど転記が後回しになり、記録の抜け漏れや日付のずれにつながります。
主治医・ケアマネへの報告書作成
月に一度の訪問看護報告書や、ケアマネへの情報提供書は、散らばった日々の記録を読み直して文章にまとめる作業です。記録が紙とLINEに分かれていると、該当する利用者の情報を探し直すところから始めることになります。
オンコールや急な訪問変更の引継ぎ
夜間や休日のオンコール対応、急な訪問時間の変更は、担当者が変わる場面でもあります。口頭やLINEだけの引継ぎでは、次に訪問する職員に状況が正しく伝わらないまま訪問してしまう不安が残ります。
現場記録・作業報告の集約のシステムに要る機能
- 訪問先でスマホから記録を入力できる(バイタル・処置内容・特記事項)
- 利用者ごとに記録を時系列で一覧できる
- 紙やLINEで届いた報告も後からまとめて取り込める
- 入力した記録を事務所側で確認・承認してから正式な記録にできる
- 訪問看護報告書やケアマネへの情報提供に使う文章の下書きを記録から作れる
- 職員ごとの訪問実績を集計し請求担当に渡せる形で出せる
- オンコール対応や訪問変更の引継ぎ内容を残せる
- 医療情報を自社のサーバーやクラウド環境で管理できる構成にできる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
訪問看護記録書Ⅰ・Ⅱの正式な書式作成やレセプト請求は、制度の変更に対応し続ける必要があるため、訪問看護専用の業務ソフトや電子カルテに任せたほうが確実です。多職種で共有する正式なカルテ機能もこちらに持たせます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
日々の訪問記録を集める、報告書の下書きを作る、職務ごとの引継ぎ内容を残すといった部分は、自社でデータを管理できるシステムに持たせやすい範囲です。医療情報を扱うため、データの置き場所を自社の判断で選べる構成が好まれます。
紙・Excelのままでよい部分
訪問スケジュールの簡単な共有や、利用者ごとのちょっとしたメモ程度であれば、紙やExcelのままでも支障がない場合があります。記録と請求に直結しない部分は無理に置き換える必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している現場記録・作業報告の集約向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
現場記録・作業報告の集約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、現場記録・作業報告の集約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 月末の請求集計の時期に、今どの記録がどこで止まっているかを洗い出します
- 看護師・PT・OT・STなど職種ごとに記録を入力するタイミングと項目を揃えます
- 一部の利用者・職員でスマホからの記録入力を試験的に始めます
- 訪問看護報告書やケアマネへの情報提供を作る流れに記録の下書き機能を組み込みます
- 紙とLINEでの報告を段階的に減らしながら、全職員・全利用者に広げます
訪問看護ステーションの現場記録・作業報告の集約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
夜間のオンコール対応の記録もこの仕組みに乗せられますか
オンコール時の対応内容も、スマホから同じ形で記録できるようにしておくと、翌日の担当者や事務所への引継ぎがしやすくなります。緊急時はまず口頭で済ませ、後からまとめて入力する運用も可能です。
訪問看護記録書Ⅰ・Ⅱのような決まった書式はどうなりますか
正式な書式での記録や保管は、訪問看護専用の業務ソフトや電子カルテに任せるほうが確実です。ここでご紹介する仕組みは、日々の記録を集めて報告書の下書きを作るところまでを担う位置づけになります。
スマホ入力に慣れていない職員がいても大丈夫でしょうか
入力項目を最小限に絞っておけば、訪問先では短く記録を残すだけで済み、文章としての整理は事務所側で確認しながら補う運用にできます。紙に慣れた職員にも段階的に移してもらいやすい形です。
訪問看護ステーションの他の業務
他の業種で現場記録・作業報告の集約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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