保育園・幼稚園の現場記録・作業報告の集約で押さえること
保育日誌とヒヤリハットがあちこちに散る
担任の先生は一日の保育の様子を保育日誌に手書きし、気になったことやヒヤリハットは先生間のLINEで先に共有してから後で紙に書き直すことが多いです。同じ出来事が紙とLINEの両方に残り、主任が月末に見返すときにどちらが正式な記録か分からなくなります。
延長保育の利用記録が集計のたびに手間になる
延長保育や一時保育の利用時間は、入口のホワイトボードや別の用紙に書き込む園が多く、月末にその用紙を一枚ずつ事務所に集めて数え直す作業が発生します。クラスをまたいで保育する時間帯は記録が抜けやすく、確認のために担任へ聞き直すことも起こります。
写真販売とお便りのネタが先生の記憶に頼っている
行事やお散歩で撮った写真を販売用に整理するには、いつ・どの場面を撮ったかの記録が必要ですが、多くは撮影した先生の記憶任せです。クラスだよりや園だよりのネタも同様で、日々の記録をその場でメモしていないと、月末にまとめて書くときに内容が薄くなります。
保護者向けアプリと園内の記録は分けて考える
連絡帳やお知らせの配信は保護者向けアプリで十分に回っている園がほとんどです。手間が増えているのは、保育日誌・ヒヤリハット・延長保育記録といった園内だけで使う記録のほうなので、保護者向けの仕組みを変えずに、園内の記録だけをまとめる場所を別に用意するほうが現実的です。
現場記録・作業報告の集約のシステムに要る機能
- スマホやタブレットから一日の保育記録を短文で入力できる
- ヒヤリハット・事故報告を項目ごとに記録できる
- 延長保育・一時保育の利用時間をクラス横断で記録し月単位で集計できる
- 園児・クラスごとに記録を振り分けて保管できる
- 行事やお散歩の撮影日時・場面を記録し写真販売の整理に使える
- 入力済みの記録からクラスだより・園だよりの下書きを作れる
- 主任・園長が記録を一覧で確認し承認できる
- 保護者向け連絡帳アプリとは別に園内記録専用で動かせる
どこを何で持つか
連絡帳・登降園管理は専用システムに任せる
保護者への連絡帳配信、登園・降園の記録、お知らせの一斉配信は、保育業界向けの専用システムが長く使われており、保護者もすでに使い慣れています。この部分を自社で作り直す必要はなく、今のアプリをそのまま使い続けるのが安全です。
園内だけの記録はまとめて持てる
保育日誌、ヒヤリハット、延長保育の利用記録のように園の中だけで使う記録は、保護者向けアプリから切り離して自社サーバーで管理できます。先生が入力した日々の記録をもとに下書きを作る仕組みを使えば、お便り作りの手間も減らせます。
行事の企画メモや散歩コースは紙のままで十分
行事の当日の動き方を書いたメモや、散歩コースを示した手書き地図のように、頻度が低く園ごとに形が違うものは、わざわざシステム化せずに紙やExcelで残しておくほうが扱いやすいです。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している現場記録・作業報告の集約向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
現場記録・作業報告の集約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、現場記録・作業報告の集約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 入園・卒園や行事が集中する時期を避け、落ち着いた時期に始める
- まず一クラス・一人の先生で保育日誌の入力を試してみる
- 慣れてきたらヒヤリハットや延長保育の記録を加える
- 主任・園長が記録を確認して承認する流れを決める
- 他のクラスにも広げ、紙の記録用紙を少しずつ減らしていく
保育園・幼稚園の現場記録・作業報告の集約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
保護者向けの連絡帳アプリはそのまま使えますか
はい、保護者とのやりとりは今お使いのアプリをそのまま残し、保育日誌やヒヤリハットなど園内だけの記録を別の場所にまとめる形にできます。保護者の使い勝手は変わりません。
パソコンが苦手な先生でも入力できますか
スマホやタブレットから一日の様子を短い文章で入力するだけなので、紙のノートに手書きするのとあまり変わらない感覚で使えます。
ヒヤリハットの記録は後からさかのぼって見られますか
はい、園児やクラスごとに記録がたまっていくので、日付や園児名で過去の報告を探して見返すことができます。
保育園・幼稚園の他の業務
他の業種で現場記録・作業報告の集約を見る: 介護事業所 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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