保育園・幼稚園の電子契約で押さえること
入園時期への書類の集中
新年度前の入園説明会の前後は、クラス全員分の利用契約書・重要事項説明書・個人情報同意書などを一度に配布し、期限までに回収する必要があります。紙の往復では返送漏れの確認や再送の手間が重なり、他の開園準備と並行して進めにくくなります。
重要事項説明書の同意記録
認可外保育施設では重要事項説明書の内容を保護者に説明し、同意をもらう運用が一般的です。説明した日時や同意した事実を書面で残しておく必要があり、紙のファイルで保管していると後から確認しづらくなりがちです。
年度途中の追加契約
延長保育の追加、一時保育の利用、クラス変更などは年度の途中でも発生します。その都度あらためて契約書を作成し、保護者に署名をもらう作業が発生し、入園時期以外にも事務の手が止まる場面があります。
兄弟姉妹分の契約の管理
一つの家庭で複数の子どもが同じ園に通う場合、契約書も子どもの数だけ作成します。保護者側の押印の手間を減らすには、一人の保護者にまとめて依頼できる仕組みが向いています。
電子契約のシステムに要る機能
- 利用契約書・重要事項説明書のテンプレートを登録し、子ども一人ずつの書類を作成できる
- 保護者のメールアドレス宛に署名依頼を送り、スマホのブラウザで署名できる
- 同意した日時と内容を記録し、あとから検索・確認できる
- 延長保育・一時保育など追加契約を個別に作成し、既存の契約と区別して保管できる
- 一人の保護者に複数の子どもの契約をひも付けて、まとめて依頼できる
- 入園説明会の時期に合わせて、未返送の保護者へ一括でリマインドを送れる
- 職員や実習生の雇用契約・誓約書も同じ仕組みで作成・保管できる
- 署名済みの書類をPDFで園内のサーバーに保存し、次年度の更新時に参照できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
連絡帳やお便り、写真販売など保護者とのやり取りを担う本体アプリは、これまで使ってきたものをそのまま使い続けるのが安心です。入園願書の受付や就労証明書の提出など自治体側の手続きは、自治体が用意する窓口やシステムに従って進めます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
利用契約書、重要事項説明書への同意、延長保育など追加契約の署名依頼と記録の保管は、園内の事務として自社サーバーに置いても無理のない範囲です。保護者の個人情報を含む書類なので、どこに保存されるかを把握しやすい形にしておくと安心です。
紙・Excelのままでよい部分
アレルギー対応表やお散歩コースの確認、毎日の体調チェックなど、担任と保護者が日々やり取りする簡単な確認事項は、これまでどおり紙や連絡帳で続けて差し支えありません。契約そのものと日常の申し送りは分けて考えるとよいです。
電子契約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、電子契約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| DocuSeal | PDFフォームの作成、入力依頼、電子署名をセルフホストできるオープンソース電子署名システムです。 | AGPL-3.0 | 署名フォームは日本語化可能。管理画面は導入時の確認が必要。 | — |
| Documenso | 電子署名による文書へのサインを管理できるオープンソースのアプリケーションです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenSign | DocuSignの代替となるオープンソースの電子署名プラットフォームです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| system-designer | システム構築のためのローコード開発プラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルなし | — |
| GpgFrontend | GnuPGとRust製のバックエンドを切り替え可能な、モダンなOpenPGPツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| jsignpdf | クロスプラットフォームで動作するPDF電子署名ツールです。 | LGPL-2.1 | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- 入園説明会の時期(例年2月から3月ごろ)に向けて、利用契約書と重要事項説明書のテンプレートをシステムに登録します
- 新入園児の保護者のメールアドレスを集め、送信先のリストを作ります
- まずは新入園児のクラスだけで電子契約を試し、返送の滞りがどの程度減るかを確認します
- 延長保育や一時保育などの年度途中の追加契約にも対象を広げます
- 職員の採用時の雇用契約や実習生の誓約書にも、同じ仕組みを広げていきます
保育園・幼稚園の電子契約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
保護者がスマホしか持っていない場合でも使えますか
スマホのブラウザで署名できる仕組みを選べば問題なく使えます。パソコンが苦手な保護者にも、メールのリンクを開いて署名するだけの流れであれば案内しやすいです。
重要事項説明書は電子での同意だけで足りますか
説明そのものは対面や電話で行い、説明した内容と同意した事実を電子で記録に残す運用であれば無理のない形です。認可外保育施設としての取り扱いに不安がある場合は、自治体の担当窓口に確認しておくと安心です。
兄弟姉妹で通っている場合、契約はどう管理すればよいですか
一人の保護者のアカウントに複数の子どもの契約をひも付けて管理できる仕組みであれば、署名の依頼もまとめて一度に送れます。子どもごとに契約書を分けて保管しつつ、保護者の手間は増やさずに済みます。
保育園・幼稚園の他の業務
他の業種で電子契約を見る: 介護事業所 美容室・サロン 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール 物流・倉庫
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