保育園・幼稚園の引き継ぎ・属人化対策で押さえること
誰にしかできない仕事を洗い出す
連絡帳の書きぶり、行事の準備段取り、写真販売の設定操作、保護者ごとの送迎者やアレルギーの配慮など、クラス担任や事務の一人だけが把握している仕事は意外と多くあります。本人は『当たり前』と思っているため、聞かれない限り言葉にしないまま退職日を迎えてしまうことがよくあります。
退職が年度末に集中する
保育士・幼稚園教諭の退職や異動は3月の年度末に重なりやすく、新年度の準備や卒園式の対応と引き継ぎ作業が同時に発生します。短い期間で担当業務をすべて言葉にするのは難しく、口頭での申し送りだけになりがちです。
現場と事務所、両方に点在する
保育の現場にはクラス運営や保護者対応のコツが、事務所には請求や行事準備の段取りが、それぞれ別の人に偏って蓄積しています。引き継ぎは担任同士だけでなく、事務職員同士、さらに現場と事務の間でも必要になります。
口頭引き継ぎでは抜け漏れが起きる
送迎者の変更や園児の個別事情など、細かい情報ほど話し忘れが起きやすく、新しい担当者が保護者から指摘されて初めて気づくこともあります。記録に残しておけば、誰が担当になっても同じ水準で対応できます。
引き継ぎ・属人化対策のシステムに要る機能
- クラス・担任ごとの引き継ぎノート(行事の段取り、配慮が必要な園児のメモ)
- 連絡帳・お便りの書きぶりや過去の文例の保存
- 写真販売・シフト作成など事務作業の操作手順の記録
- 送迎者・アレルギー・兄弟関係など保護者ごとの個別事情の共有
- 退職予定者の担当業務棚卸しリスト
- 新任・代替職員への閲覧権限の設定
- 資料の更新日・改訂履歴の管理
- キーワード検索で過去の対応事例を探せる機能
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
連絡帳・お便り配信・写真販売など保護者とのやり取りは、すでに使っている保育業界向けアプリのまま残すのが安心です。保護者側の使い勝手や通知の仕組みを変えると混乱のもとになるため、本体機能には手を加えません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
園内だけで使う引き継ぎ資料や、担当者ごとのノウハウ、行事の段取りといった事務的な知識は、自社サーバーに置く形で十分です。保護者には見せない情報なので、園内の職員だけがアクセスできる環境のほうが安心して詳しく書き残せます。
紙・Excelのままでよい部分
行事当日のメモや、クラス日誌の下書きなど、その日のうちに消えてよい軽いメモは紙やExcelのままで構いません。後まで残す必要がある情報かどうかで、システムに移すものと分けて考えます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している引き継ぎ・属人化対策向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
引き継ぎ・属人化対策に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、引き継ぎ・属人化対策に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| AFFiNE | 計画、整理、創造を統合した次世代のナレッジベースです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Outline | 成長するチーム向けの高速で美しいナレッジベースです。 | Business Source License | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Raneto | Markdown形式でドキュメントを管理できるセルフホスト型のナレッジベースです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| NoteDiscovery | セルフホスト型のナレッジベース構築ツールです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| laudspeaker | 顧客エンゲージメントと製品オンボーディングのためのオープンソースプラットフォームです。 | AGPL-3.0（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- 主任や事務長と一緒に、クラス担任・事務それぞれの担当業務を棚卸しします。
- 退職や異動が決まっている先生・職員から優先して、3月の年度末前に引き継ぎ資料を作ります。
- 連絡帳の書きぶりや行事の段取りなど、よく聞かれる内容からテンプレート化します。
- 新年度の体制替えのタイミングで実際に新任・代替職員に使ってもらい、使い勝手を確かめます。
- 年度替わりごとに内容を見直すルールを決めて、更新が止まらないようにします。
保育園・幼稚園の引き継ぎ・属人化対策、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
保護者向けの連絡帳アプリを使うのをやめる必要がありますか。
いいえ、保護者とのやり取りに使っている連絡帳アプリはそのまま使い続けられます。引き継ぎのために持つのは、園内の職員だけが見る事務的な資料で、保護者向けの仕組みとは別のものです。
保育士は忙しくて引き継ぎ資料を書く時間がありません。
全業務を一度に書こうとせず、退職が決まった人から優先して、よく聞かれる項目だけ短くまとめる形で始めると負担が減ります。行事の少ない時期に少しずつ進める園が多いようです。
園児のアレルギーや家庭の事情などをシステムに残しても大丈夫でしょうか。
自社サーバーに置き、閲覧できる職員を絞っておけば、外部に情報が出る心配はありません。紙のノートより、誰がいつ見たか管理しやすくなる面もあります。
保育園・幼稚園の他の業務
他の業種で引き継ぎ・属人化対策を見る: 介護事業所 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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