フィットネス・ジムの請求書発行・集金で押さえること
口座振替が通らなかった会員への対応
月会費を口座振替にしていても、残高不足や口座変更で振替不能になる会員が毎月一定数出ます。金融機関からの結果通知が返ってくるのは月初から月中で、そこから対象者を抜き出して督促し、個別に請求書を発行して振込かカード払いで回収する流れが必要です。放置すると未回収が積み重なります。
パーソナルトレーニングの都度請求
回数券やチケット制のパーソナルジムでは、セッションを受けた分だけその場で請求するケースと、まとめて月末に請求するケースが混在します。トレーナーごとに予約と消化状況が分かれているため、誰が何回分のセッションを請求済みか未請求かを一元で把握できないと、回収漏れに直結します。
休会・退会に合わせた請求額の調整
月の途中で休会や退会を申し出た会員には、その月の会費を全額請求するか日割りで減額するかをあらかじめ決めておき、請求書の金額に反映する必要があります。休会明けの再開時期とずれて誤った金額を請求してしまうと、クレームと回収遅れの両方につながります。
法人契約・福利厚生先への請求書送付
企業の福利厚生として会員を受け入れている場合、利用者個人ではなく契約先の法人に対して月単位で請求書を発行し、先方の経理処理に合わせて送付する必要があります。利用者数の変動を反映した金額にする点が、個人会員への請求とは異なります。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 月会費・入会金・都度払いを区別した請求書発行
- 口座振替の成功・失敗結果を取り込んで未回収者を抽出
- 振替不能だった会員への督促メールと再請求書の発行
- パーソナルトレーニングのセッション単価・回数券消化に応じた請求作成
- 休会・退会日に応じた請求額の自動計算
- 法人契約先向けに利用者数をまとめた請求書発行
- 銀行振込・オンライン決済リンクを添えた請求書送付
- 支払い済み会員への領収書PDF発行
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
口座振替そのものの手続きは、金融機関とのやり取りや振替データの作成・提出を含むため、決済代行会社や会員管理と一体になった専用サービスに任せたほうが確実です。クレジットカードの自動決済も同様に、決済代行の仕組みをそのまま使うのが安全です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
振替不能だった会員への個別請求書発行、パーソナルトレーニングの都度請求、法人契約先への請求書送付、支払い後の領収書発行は、自前のシステムで持ちやすい部分です。会員管理の情報と連携させれば、誰にいくら請求済みかを自社で把握できます。
紙・Excelのままでよい部分
会員数が少ないパーソナルジムであれば、当月の請求状況や回収済み・未回収の一覧はExcelで管理しても支障はありません。請求書そのものの発行や送付だけをシステム化すれば、確認作業は紙やExcelのままでも回ります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 口座振替、都度払い、法人契約の請求を分けて、現状どの範囲が手作業かを棚卸しする
- 振替不能が出た際の督促から再請求書発行までの流れを決めておく
- パーソナルトレーニングの都度請求や回数券消化の請求書発行をシステム化する
- 法人契約先への月次請求書送付を定型のフォーマットに合わせる
- 繁忙期となる月初の振替結果確認と督促作業を試験運用して回収状況を確認する
フィットネス・ジムの請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
月会費は口座振替で自動的に入ってくるので、請求書は不要ではないですか。
振替が正常に通っている会員には請求書は要りません。ただし振替不能だった会員への督促や、法人契約先への請求では請求書の発行が必要になります。
パーソナルの都度払いでも請求書や領収書を求められることはありますか。
法人が経費精算のために利用している場合や、会員自身が確定申告などで必要とする場合に、都度払いでも請求書や領収書を求められることがあります。
複数店舗を運営している場合、請求書は店舗ごとに分けられますか。
店舗ごとに発行元や請求先をまとめて管理できるようにしておけば、店舗別の請求状況や回収状況も分けて把握できます。
フィットネス・ジムの他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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