フィットネス・ジムの顧客管理で押さえること
体験からの入会導線
体験トレーニングの申込みからカウンセリング、入会契約までの流れは会員獲得の入口です。体験時に聞いた目標や運動歴、怪我の有無をそのまま入会後の会員情報に引き継げると、初回カウンセリングをやり直す手間がなくなります。体験で終わった人の記録も残しておくと、再アプローチの材料になります。
会員種別とプランの管理
24h会員、デイタイム会員、パーソナル回数券など会員種別が混在していると、誰がどのプランでどこまで使えるかが分かりにくくなります。休会・再開・退会の履歴も合わせて残しておくと、再入会時の案内や会員証の有効性確認がスムーズになります。
体組成・トレーニング履歴の引き継ぎ
体組成計のデータやセッションごとのメニュー、本人の目標の変化を担当トレーナーが個人で抱え込むと、担当変更や退職のたびに会員との関係が一からになります。履歴を会員情報に紐づけて残しておくと、別のトレーナーが見ても会員の状態がすぐに分かります。
会員への一斉連絡
設備故障による休館、キャンペーン案内、契約更新の案内など、会員全体や一部のプラン会員にだけ知らせたい連絡が発生します。会員種別や入会時期で絞り込んで連絡できると、該当しない会員への誤送信や連絡漏れを防げます。
顧客管理のシステムに要る機能
- 会員の基本情報（連絡先、入会日、会員種別、担当トレーナー）の登録
- 体験申込みから入会までの進捗管理
- 休会・退会・再入会の履歴記録
- 体組成データとトレーニング内容の履歴紐づけ
- カウンセリング内容・目標・既往症のメモ欄
- 会員種別や入会時期で絞り込んだ一斉連絡
- 担当トレーナー変更時の履歴引き継ぎ表示
- 会員証発行状況の管理
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
入退館の電子ロック連動や決済と連動した自動課金、24時間無人運営の入場管理は、ジム専用システムやセキュリティ会社のサービスに任せるのが確実です。会員証のICカード発行や生体認証による入場管理も専用機器が前提になるため、自前での構築には向きません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
会員の基本情報、体組成やトレーニング履歴、カウンセリング内容、休会・退会履歴といった顧客情報そのものは、自社で持つ価値があります。担当トレーナーが変わっても会員との関係が続くよう、CRMの仕組みで会員情報を一元管理し、会員種別ごとの一斉連絡もここから行えます。
紙・Excelのままでよい部分
体験当日に手書きで記入してもらう問診票や同意書は、紙のままで構いません。後から入会情報として転記するタイミングで、必要な項目だけシステムに取り込めば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- 体験申込みから入会までに今使っている申込書・カウンセリングシートの項目を洗い出す
- 会員種別（24h会員、デイタイム会員、パーソナル回数券など）ごとに必要な情報を整理する
- 既存会員の情報をExcelや紙から移す（直近の体組成データとトレーニング履歴を優先する）
- 担当トレーナーが変わる際の引き継ぎ手順を決め、履歴の見方を共有する
- 休館案内やキャンペーン案内など、よく送る一斉連絡の文面と対象会員の絞り込み方を決める
フィットネス・ジムの顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
担当トレーナーが個人のノートで管理している会員情報を、どう移せばいいですか。
まずは直近の体組成データと現在のトレーニングメニュー、怪我歴など今すぐ必要な情報から会員情報に移すとよいです。過去の全履歴を一度に移そうとせず、新しいセッションから記録を積み重ねていく形でも十分です。
24時間無人の時間帯に入会した会員の情報は、どう記録すればいいですか。
無人時間帯に受け付けた入会申込みや問い合わせは、スタッフが出勤したタイミングでまとめて会員情報に入力する運用で問題ありません。入会直後に本人確認や初回カウンセリングの予定を入れておくと、記録漏れを防げます。
休会中の会員への連絡は、どう扱えばいいですか。
休会会員を在籍会員と分けて管理し、再開を促す案内だけを休会会員向けに送れるようにしておくと、在籍会員への案内と混ざらずに済みます。休会・退会の履歴を残しておくと、再入会時の対応もスムーズです。
フィットネス・ジムの他の業務
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