ジム議事録｜スタッフ会議とトレーナー会議の記録

フィットネス・ジムの会議の議事録で押さえること

全員出席がそろわない会議

24時間ジムは無人運営の店舗が多く、スタッフやパーソナルトレーナーは短時間シフトや業務委託で動いているため、定例会議に全員がそろうことはまれです。欠席者に決定事項をどう伝えるかが議事録の役割になりますが、口頭伝達だけだと内容が薄れ、設備対応やキャンペーンの方針が人によって違う形で伝わってしまうことがあります。

設備・安全面の共有が抜けやすい

マシンの不具合、清掃用具の不足、会員からの安全に関する指摘などは、その場で担当者を決めて終わりにしてしまうと、誰が対応したか記録に残りません。次の会議で「あの件どうなった」という確認から始まり、本来話すべき議題に時間が割けなくなる原因になります。

トレーナー間で方針がずれる

パーソナルトレーニングの提案内容やキャンペーンの案内方法について会議で決めても、議事録がないと参加していないトレーナーには伝わりません。会員によって説明が違ってしまい、問い合わせや不満につながることがあります。

書く人が固定化し負担になる

議事録を毎回同じ店長やマネージャーが手書き・手入力でまとめていると、会議後の30分以上がその作業に取られます。結局その場で決めたことをメモ程度で済ませ、正式な議事録として残さないまま次の会議に進んでしまうジムも多く見られます。

会議の議事録のシステムに要る機能

会議の録音をアップロードすると自動で文字起こしできる
スタッフ会議・トレーナー会議・店長会議など会議の種類を分けて保存できる
欠席したトレーナーやスタッフでも議事録を後から確認できる
決定事項と担当者、対応期限を項目として分けて残せる
設備不具合や安全面の指摘を議題として追跡できる
店舗が複数ある場合は本部と各店の議事録をまとめて見られる
承認した人が確定議事録として残せる(下書きのまま放置されない)
スマートフォンから会議の音声をその場でアップロードできる

どこを何で持つか

業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分

会員の入退館管理や予約受付、決済は専用の会員管理システムが前提になっている場合が多く、議事録のためにこれらを作り変える必要はありません。会議で話した会員対応の方針は、既存の会員管理システムの使い方に反映させれば十分です。

オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分

会議の録音から文字起こし、下書き作成、承認までの流れは、会員管理の仕組みとは別に自前で持つことができます。短時間の会議が多いジムでは、録音をアップロードするだけで下書きができる仕組みにしておくと、書く作業そのものを減らせます。

紙・Excelのままでよい部分

次回会議の日程調整や、ちょっとした申し合わせのメモ程度であれば、紙やExcelの一覧で十分です。無理に全てをシステム化せず、正式な決定事項だけを議事録として残す形にするとかえって運用が続きます。

すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）

当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。

Whisper議事録 Kurage AI MOMオンプレミス 55,000円（税込）

会議の議事録に使えるオープンソース

カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。

名前	できること	ライセンス	日本語	デモ・購入
Kurage AI MOM	会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。	MIT	日本語で開発・提供。	触れる / オンプレミス版

導入の進め方

まず月1回程度のスタッフ会議・トレーナー会議のどちらから始めるかを決める。全員が参加しやすい曜日・時間帯(営業開始前や深夜帯の引き継ぎ時間)を確認する。
会議中はスマートフォンなどで録音し、終了後にその場でアップロードする運用に変える。
自動でできた下書きを、店長やマネージャーが会議当日中に確認・修正して確定させる。
欠席したパーソナルトレーナーやスタッフに確定した議事録を共有する流れを決める。
設備不具合や会員からの指摘など、継続して追う議題は次回会議で見返す習慣をつける。

フィットネス・ジムの会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます

初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。

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よくあるご質問

パーソナルトレーナーは業務委託が多く、会議に出られないことがあります。議事録だけで方針は伝わりますか。

決定事項と担当者を明確に書き分けておけば、口頭での補足がなくても方針は伝わります。特にキャンペーンの案内方法や会員への説明内容は、議事録に残すことで説明のばらつきを減らせます。

24時間ジムはスタッフが少なく、録音を文字起こしする作業自体が負担になりませんか。

録音をアップロードするだけで文字起こしと下書き作成までは自動で進みます。人が行うのは出来上がった下書きの確認と修正だけなので、会議後の作業時間を大きく減らせます。

複数店舗を運営している場合、本部会議と各店のスタッフ会議を分けて記録できますか。

会議の種類ごとに記録を分けて保存できるため、本部会議と店舗ごとのスタッフ会議を混在させずに管理できます。店長が本部会議の内容を自分の店舗に持ち帰る際の確認にも使えます。

フィットネス・ジムの他の業務

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる

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