フィットネス・ジムの案件・工程管理で押さえること
出店・改装工事の進行がばらける
新規出店や店舗リニューアルでは、内装工事、マシンの発注と搬入、消防・保健所への届出、スタッフの採用・配置までが並行して動きます。施工会社と機材メーカー、本部、現場が別々に連絡を取るため、全体の進み具合を一覧で見られる場所がないと、オープン予定日の直前に作業の遅れが発覚することがあります。
法人提携の商談は段階が多い
企業の福利厚生枠や医療機関・保険会社との提携は、提案、トライアル利用、契約書のやり取り、導入後のフォローまで段階が多く、担当者が複数の提携先を同時に抱えます。どの提携先が契約書待ちで、どこがトライアル中かを記録していないと、連絡が止まったまま案件が宙に浮きやすくなります。
トレーナー向け新プログラムの立ち上げ
新しいパーソナルトレーニングのメニューや資格研修を導入する際は、企画、トレーナーへの説明会、資料作成、現場での試験運用という工程を踏みます。本部と現場トレーナーの間で進み具合の共有が遅れると、オープン日に合わせた告知や料金改定の準備が後手に回ります。
複数店舗への横展開
ある店舗で始めた取り組みを他店舗に広げる場合、店舗ごとに準備状況が異なります。どの店舗が機材導入済みで、どの店舗がまだ説明会を終えていないかを本部がまとめて見られないと、展開のペースが店舗任せになり、サービス開始日が店舗ごとにずれ込みます。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 案件ごとに提案・契約・工事・導入・運用開始といった段階を設定して進行を管理できる
- 店舗・担当者を横断して複数案件の進捗を一覧表示できる
- 施工会社・機材メーカー・提携先など外部窓口との連絡状況を案件ごとに記録できる
- 見積書・契約書・図面などの添付ファイルを案件に紐づけて保存できる
- オープン予定日や契約期限をカレンダーやリマインダーで管理できる
- 店舗名でタグ付けし、店舗別に案件を絞り込んで表示できる
- 完了した案件を履歴として残し、次の出店・提携交渉の工程や期間の参考にできる
- 本部スタッフと現場トレーナー・店長の両方からステータス更新やコメントができる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
会員の入会手続きや予約、会員証発行といった日々の会員対応は、ジム向けの会員管理・予約システムがすでに整っています。入会導線や決済と密接に結びついているため、ここは専用サービスに任せ、案件・工程管理には持ち込まないほうが混乱が少なくて済みます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
新規出店の工事進行、法人提携の商談段階、新プログラムの立ち上げといった、会員管理システムの対象外にある「プロジェクト」は、案件管理ツールで持つのに向いています。案件ごとに担当者・期限・資料を紐づけておけば、本部が店舗や担当者に聞かなくても進み具合を確認できます。
紙・Excelのままでよい部分
工事の立ち会い日程を調整するメモや、提携先との雑談レベルのやり取りの記録など、残しておく必要のない一時的な連絡は、これまで通りメールや口頭、簡単なメモで済ませて構いません。すべてを案件管理に入れようとすると、本来追いたい重要な案件が埋もれてしまいます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 今動いている案件(出店工事、法人提携、新プログラム立ち上げなど)を棚卸しし、進行中のものだけを一覧にする
- 案件に共通する工程(提案・契約・施工・導入・運用開始など)を、業態に合わせて数段階に区切る
- 影響の小さい案件から試験的に登録し、本部と現場トレーナー・店長が同じ画面で更新する運用に慣れる
- 法人契約が集まりやすい年度替わりの時期や、新規出店が重なりやすい時期に合わせて、他の店舗・担当者にも運用を広げる
- 完了した案件は履歴として残し、次の出店や提携交渉の際に工程や期間の目安として参照する
フィットネス・ジムの案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
会員管理システムに案件管理の機能が付いているので、それで十分ではないですか
日々の会員対応や予約には十分ですが、出店工事や法人提携のような、期間をかけて多くの関係者が関わる案件は会員管理の画面には合わず、別で管理したほうが追いやすくなります。会員管理と案件管理は分けて持つほうが、どちらも使いやすい状態を保てます。
店長やトレーナーがシステムの更新をしてくれるか心配です
工程を細かく分けすぎると更新が後回しになりがちです。まずは「着工」「導入」「完了」程度の大きな段階だけを更新してもらい、慣れてきたら必要な分だけ段階を増やす進め方が、現場に負担をかけずに済みます。
複数店舗を展開していますが、店舗ごとにツールを分けるべきですか
店舗ごとに分けると、本部が全体の進み具合を見渡せなくなります。案件に店舗名をタグ付けして一つの管理画面にまとめ、必要なときに店舗で絞り込んで見る形にしておくと、現場も本部も同じ情報を参照できます。
フィットネス・ジムの他の業務
他の業種で案件・工程管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
