造園業の請求書発行・集金で押さえること
定期剪定は請求のタイミングがずれやすい
年間契約で春と秋に剪定する顧客でも、実際に庭に入る日は天候や庭木の状態で前後します。作業が終わった順に請求書を出そうとすると、月末にまとめて処理することになり、どの庭が済んでどの庭が未請求か分からなくなりがちです。
個人宅と管理組合で支払い方法が違う
一戸建ての庭木剪定は作業当日に現金で受け取ることも多い一方、マンションの植栽管理やビルの外構は管理組合や管理会社宛てに請求書を出し、翌月末などの支払いサイトで振込を待つ形になります。同じ現場でも相手によって集金の流れを分ける必要があります。
追加作業の分を請求に反映し忘れる
見積りにない伐採や薬剤散布、刈った枝葉の処分量が増えた場合など、現場で判断して作業を追加することがあります。事務所に戻って請求書を作る時点で、現場での追加分を言われないと金額に反映されず、本来もらえる分を取り損ねることがあります。
繁忙期の請求漏れが回収漏れにつながる
剪定の予約が集中する時期は現場仕事が優先され、請求書の作成や送付が後回しになりやすいです。送付自体が遅れると支払いも遅れ、さらに次の繁忙期の請求と重なって、どの顧客に送ったか送っていないかの確認が追いつかなくなります。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 定期剪定の契約先と単発工事の先を分けて請求書を作成できる
- 見積りに対して現場で発生した追加作業分を請求額に加えられる
- 個人宅向けの現金・その場回収と、法人向けの振込請求を両方扱える
- 管理組合やビル管理会社ごとに支払いサイト(翌月末など)を設定できる
- 請求書に剪定した本数や作業範囲を添えて金額の根拠を示せる
- 繁忙期にまとめて請求書を発行してもどの顧客が未払いか一覧で分かる
- PayPalや銀行振込など、顧客が使いやすい支払い方法で決済できるようにする
- 次回の定期剪定の案内と合わせて請求状況を確認できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
剪定や庭木の本数から見積りの単価を計算する部分、庭ごとの植栽図や作業履歴を蓄積する部分は、造園業向けの専用ソフトが扱いやすくできています。請求書発行だけを切り離すより、見積りと請求が一体になった業界ソフトに乗せたほうが、金額の根拠を作る手間が少なくなります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
見積りが確定した後の請求書PDFの発行、顧客への送付、銀行振込やPayPalでの支払い受付、支払い状況の一覧管理は、汎用の請求書発行システムで十分に持てます。個人宅の単発請求と法人の定期請求を同じ仕組みで出し分けられれば、月末の発行作業がまとまります。
紙・Excelのままでよい部分
現場で剪定した本数や作業範囲を書き留める作業メモ、個人宅での現金受領時の簡単な受取記録は、紙や手書きのままでも支障はありません。これらは請求額が確定した後の控えとして残しておく程度で足ります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず定期剪定の契約先(年間契約・シーズン契約)と、外構工事などの単発先を分けて洗い出します
- 個人宅は現金・その場回収、法人は請求書送付・振込というように、顧客ごとの集金方法を決めます
- 繁忙期前に、見積りと追加作業分を反映した請求書を発行できる体制を事務所側で整えます
- 剪定シーズンの終わりに、送付済み・未送付・未払いの顧客を一覧で確認する運用を試します
- 問題がなければ、翌シーズンの定期剪定の請求にも同じ流れを広げます
造園業の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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剪定が終わった当日に現金でもらった分と、後日請求書を送る分が混ざって管理しづらいのですが
現金でその場回収した作業と、請求書を送って振込を待つ作業を同じ台帳で分けて記録すると、月末に未払いだけを抜き出して確認できます。支払い方法ごとに記録を分けておくことが大切です。
剪定の本数や追加の伐採分を、どうやって請求書の金額に正しく反映させればよいですか
現場で剪定した本数や追加作業の内容をその日のうちに書き留め、事務所に戻ってから見積りと照らして差額を請求書に加える流れにすると、反映漏れが減ります。作業当日のメモが金額の根拠になります。
マンションの管理組合宛ての請求書と、個人宅向けの請求書を同じ仕組みで出せますか
宛先と支払いサイトの設定を分けられる仕組みであれば、同じシステムで両方出せます。管理組合宛ては翌月末振込、個人宅は即時支払いのように、顧客ごとに条件を変えて発行すれば対応できます。
造園業の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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