造園業の社内の情報共有で押さえること
朝の配車と担当割りが毎日変わる
天候や欠勤、急な追加依頼によって配車と担当割りは毎朝のように変わります。朝礼で口頭で伝えた内容が、現場に向かう途中の変更で上書きされ、どの指示が最新か分からなくなることがよくあります。
現場ごとの注意事項を職人全員に伝える必要がある
駐車できる場所、ペットの有無、過去の薬剤使用履歴など、現場ごとに気をつけることがあります。担当が変わるたびに同じ注意事項を口頭で伝え直すのは手間で、伝え漏れがクレームにつながることもあります。
繁忙期に連絡量が一気に増える
新芽の刈り込み時期や落葉清掃の時期、台風の直後は依頼と予定変更の連絡が集中します。普段は口頭で済んでいた連絡が、この時期だけLINEと掲示板の両方に分散し、見落としが起きやすくなります。
資材・道具・車両の状況を複数チームで共有できていない
肥料や苗木、薬剤の在庫、トラックや高所作業車の使用予定を複数のチームが同時に使おうとして重なってしまうことがあります。誰がいつ何を使う予定かが見えないまま現場に出てしまうのが悩みです。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 当日の配車・担当・現場割りをスマホで確認できる
- 現場ごとの注意事項(駐車位置・ペットの有無・薬剤使用履歴の有無)を紐づけて表示できる
- 天候による予定変更をその場で関係者全員に通知できる
- 現場の写真をその場で共有し、作業前後の状態を全員が確認できる
- 資材・道具・車両の使用予定を共有するカレンダーがある
- 連絡を誰が見たか(既読・未読)が分かる
- 台風後などの緊急連絡を一斉に送れる
- スマホの標準カレンダーと同期できる
どこを何で持つか
専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
職人が普段から使い慣れているLINEなどのチャットサービスは、現場での即時のやり取りや写真の送受信に向いています。既読が付く手軽さを生かして、急な天候変更などその場で伝えるべき連絡はチャットに任せるのがよいでしょう。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
配車表や現場ごとの注意事項、繁忙期の予定といった、後から見返す必要がある情報は社内のグループウェアで持つと管理しやすくなります。カレンダーの共有や社内掲示板の機能を使えば、チャットで流れてしまう情報を残せます。
紙・Excelのままでよい部分
朝礼で配る当日の作業指示書や、職人が現場に持参する手書きの作業メモは紙のままで問題ありません。道具の扱い方など現場でとっさに確認するものは、紙の一覧表のほうが使いやすい場合もあります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 繁忙期と閑散期で連絡の量がどう変わるか、まず普段の連絡の流れを書き出してみます。
- その場で伝えるべき連絡(天候変更など)とあとで見返す連絡(配車表や注意事項)を分け、前者はチャット、後者はグループウェアと役割を分けます。
- 今使っているLINEグループをやめる必要はないので、記録として残したい情報だけをグループウェアに移していきます。
- 職人のスマホの使い方に合わせて、配車表を見るだけなど操作を絞って導入します。
- 台風後など緊急時にだれが一斉連絡を出すか、事前にルールを決めておきます。
造園業の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
職人はスマホ操作に慣れていませんが、うまく使えますか。
配車表や現場の注意事項を見るだけといった最小限の操作にしぼれば、普段スマホをあまり使わない職人でも扱えることが多いです。入力は事務所側が担当し、現場側は確認だけにする運用もよく伺います。
今使っているLINEをやめる必要がありますか。
やめる必要はありません。その場での連絡や写真の共有はLINEのまま続けて、後から見返したい配車表や注意事項だけをグループウェアに記録する形で併用するのが現実的です。
台風の後など緊急時はどう運用すればよいですか。
通常の配車変更とは別に、緊急連絡だけを一斉に送る手段を事前に決めておくとよいです。誰が発信するか、どの手段で送るかをあらかじめ決めておけば、混乱した状況でも連絡が行き渡りやすくなります。
造園業の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
