造園業の勤怠管理で押さえること
現場直行直帰と出退勤の記録
職人は朝から現場に向かい、事務所に寄らない日も多いため、出社・退社の記録が本人の自己申告や口頭報告に頼りがちです。現場が複数あると、どの現場で何時間作業したかが曖昧になり、給与計算や現場ごとの人工(にんく)集計のもとになる記録が後から確認しにくくなります。
天候による順延・中止の扱い
庭木の剪定や外構工事は雨天で作業が流れることが珍しくなく、予定していた出勤が順延や中止になります。紙のシフト表では訂正や二重線での書き直しが増え、誰がいつ実際に働いたのかが分かりにくくなります。順延後の振替勤務や半日作業の扱いも、その都度口頭で決めていることが多いです。
季節による繁閑差とシフト調整
剪定は春や秋など時期が集中しやすく、庭木の手入れが重なる季節は人手が足りなくなります。逆に閑散期は現場が減り、常用の職人だけでシフトを組みます。繁忙期に助っ人や応援の職人を頼むことも多く、普段のシフト表とは別に、その日限りの勤怠を記録する手間が発生します。
現場ごとの人工集計と原価への反映
造園・外構の仕事は、現場ごとにかかった人工を把握してはじめて見積や原価が合っているか分かります。勤怠の記録が現場名と結びついていないと、月末にタイムカードとシフト表、現場の作業日報を見比べながら、現場別の人工を数え直す作業が発生します。
勤怠管理のシステムに要る機能
- 現場ごとに出退勤を記録し、現場名で人工を集計できる
- 直行直帰の職人がスマートフォンから出退勤を打刻できる
- 雨天順延・中止になった日の記録を残せる
- 助っ人・応援で来た他社の職人の勤怠を一時的に登録できる
- 季節によるシフトの繁閑を記録に残し、翌年の人員計画に使える
- 顔認証などタイムカード代わりの打刻で、事務所に寄らない日でも記録を残せる
- 月末の締め日にタイムカードと紙のシフト表を突き合わせずに集計できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
見積・請求や顧客の庭の履歴管理まで一体になった造園業向けの専用ソフトを使っている場合、そちらの顧客管理や案件管理の機能はそのまま活かすほうが無理がありません。勤怠管理だけを切り離して別のしくみに置き換えることを考えます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
出退勤の打刻と、現場ごとの時間の記録は、専用ソフトを待たずに安価なシステムで持つことができます。タイムカードと紙のシフト表の二重管理をやめ、職人ごと・現場ごとの記録を一つのデータにまとめる部分は、自前のシステムに向いています。
紙・Excelのままでよい部分
その日の天候判断や、順延にする・しないの連絡は、電話や現場での口頭のやり取りで十分です。シフトの大まかな予定表も、繁忙期の人員調整程度であれば、紙やExcelで組んでおき、確定した勤怠だけをシステム側に記録する形で構いません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 今使っているタイムカードと紙のシフト表を1か月分集めて、現場ごと・職人ごとにどこまで記録が残っているかを確認します。
- 直行直帰の職人がスマートフォンやタブレットで打刻できる方法を決め、事務所に出勤する常用の職人とは別のやり方にするかを決めます。
- 剪定が集中する繁忙期と、助っ人を頼む時期を想定して、普段のシフトとは別枠で応援の職人を記録できるようにしておきます。
- 天候で順延・中止になった日の記録の残し方(誰が、いつ判断し、どう記録するか)を決めておきます。
- 締め日に現場ごとの人工が自動で集計されるか、繁忙期の1か月を試しに運用して確認します。
造園業の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
助っ人で来てもらった他社の職人の勤怠も記録したほうがいいですか。
人工の原価を現場ごとに正しく把握するなら、助っ人の分も含めて記録しておくほうが見積と実際の差が分かりやすくなります。常用の職人とは別枠で、その日だけの記録として残せる形にしておくと管理がしやすくなります。
天候で順延になった日はどう記録すればいいですか。
出勤予定だったが作業をしなかった日と、半日だけ作業した日を区別して残しておくと、後から給与計算をする際に迷いません。順延の判断をした人と、振替で出た日もあわせて記録しておくと分かりやすくなります。
顔認証の打刻は、現場に出る職人にも使えますか。
顔認証の打刻機は基本的に事務所や事業所に置いて使う形です。現場に直行直帰する職人は、出発前や帰社時に事務所の打刻機を使うか、別の方法で記録する運用を組み合わせることになります。
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