造園業の顧客管理で押さえること
庭ごとの履歴が担当者の記憶に残る
植栽の種類、剪定の高さや癖、フェンスの位置、過去の見積りや使用資材は、現場に通う担当者の頭の中にたまりやすい業務です。Excelに入力されていても更新が遅れたり、担当者ごとにファイルが分かれていたりして、別の担当者が代わりに伺うときに庭の状態をつかめないことが多いです。
繁忙期に台帳の更新が止まる
春と秋の剪定シーズンや台風前後の緊急対応が重なる時期は、現場作業に追われて顧客台帳の更新が後回しになりがちです。忙しさが落ち着いた頃にまとめて入力しようとすると、どの庭でどんな作業をしたか覚えておらず記録が抜けてしまいます。
定期剪定の案内漏れ
庭木は半年から一年の周期で剪定が必要になりますが、次回の案内時期を個人の手帳やカレンダーで管理していると、担当者の休みや退職でそのまま案内が止まってしまいます。お客様から今年は声がかからなかったと言われて初めて気づくこともあります。
見積りと作業内容のつながりが見えない
剪定、外構工事、消毒などを別々の見積り書やメモで管理していると、同じお客様に対していつ何をいくらで行ったのかを後から追いにくくなります。次の見積りを作るときに前回の内容を参照できず、担当者の記憶に頼って金額を決めてしまうことがあります。
顧客管理のシステムに要る機能
- 庭ごとの植栽・剪定履歴を時系列で記録できる
- 定期剪定の周期を設定して次回案内時期を自動で知らせる
- 現場担当者が外出先からスマホで庭の状態を記録できる
- 過去の見積り・作業内容を顧客単位で一覧できる
- 台風や病害虫発生時に対象顧客を絞り込んで一斉連絡できる
- 複数担当者で同じ顧客情報を共有し、担当変更時も履歴が残る
- 庭の写真を作業前後で残して比較できる
- 季節ごとの繁忙期に合わせて案内予定を一覧で確認できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
見積り書や請求書の様式を造園業の慣例に合わせて作る機能、資材や苗木の在庫管理、現場の工程表と組み合わせた作業員の配置などは、造園業向けの業務ソフトや専用サービスのほうが使いやすく整っています。顧客管理の機能だけを求めて複雑なソフトを導入する必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
お客様ごとの庭の履歴、剪定の周期、過去の作業内容と見積りをひとつの台帳にまとめておく部分は、オープンソースのCRMや買い切りのシステムで十分にまかなえます。担当者が休んでも誰でも履歴を確認できる状態を作ることが目的なので、必要以上に機能の多いソフトを選ばなくても対応できます。
紙・Excelのままでよい部分
現場で使う資材のメモや、その日の作業員の簡単な引き継ぎ用紙など、一時的で後から参照する機会が少ない記録は、紙やExcelのままで問題ありません。無理にすべてをシステムに入れようとせず、長く参照するお客様の履歴だけを台帳に残すという割り切りがちょうどよいです。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- 今お客様の情報がどこに散らばっているか(Excel、紙の台帳、担当者の手帳)を書き出す
- 剪定シーズンが始まる前の閑散期に、過去の履歴を台帳へ移す作業を行う
- 剪定の周期(半年ごと、年1回など)をお客様ごとに設定し、案内のタイミングを決めておく
- 現場担当者がスマホから記録を入れられるよう、入力の手順を1つに決めて共有する
- 繁忙期に入る前に、次回案内予定の一覧を事務所と現場で確認する運用にする
造園業の顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
担当者が一人で現場を回っているのですが、台帳への入力は誰がすればいいですか
現場から戻った担当者がその日のうちにスマホやパソコンで簡単に記録し、詳しい見積り内容などは事務所の担当者が整える分担が多いです。入力する項目を最初から絞っておくと、一人体制でも続けやすくなります。
お客様ごとに剪定の周期が違うのですが対応できますか
お客様ごと、庭木ごとに周期を設定できる仕組みであれば問題ありません。常緑樹と落葉樹で時期が異なる場合も、それぞれ個別に次回案内日を管理できます。
今までExcelで管理してきた履歴が無駄になりませんか
Excelの履歴はそのまま台帳への取り込み元として使えます。お客様ごとに新しい記録先を用意し、過去のExcelから必要な履歴を移していく形であれば、これまでの記録を無駄にせず引き継げます。
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