造園業の案件・工程管理で押さえること
繁忙期とそれ以外で現場の動きが大きく変わる
剪定や植栽工事は季節で依頼が集中し、剪定の時期や台風のあとの片付けなど、同じ時期に複数の現場を同時に抱えることになります。どの現場が着工済みで、どの案件が見積段階のまま止まっているのかは、現場に出ている担当者に電話で確認しなければ分からない状態になりやすく、事務所での進捗の把握が後回しになってしまいます。
庭の履歴が資産なのに、担当者の頭の中にしかない
どの庭にどんな樹種が植えられ、いつ剪定したか、過去にどんな施工をしたかという履歴は、次の提案や見積の精度を左右する資産です。しかし多くの場合、この履歴は案件ごとの紙の控えや担当者の記憶に残っているだけで、担当者が変わったり休んだりすると、同じ庭の状態を事務所から確認できなくなってしまいます。
現場と事務所の連絡が電話とメモに頼っている
現場での作業の進み方や、天候による延期、追加で必要になった資材などは、職人から事務所への電話やその場のメモで伝わることが多く、記録として残らないまま流れてしまいます。後日、請求や次回の案内をする段になって、その現場が実際どこまで終わっていたのか確認し直す手間が発生しがちです。特に複数の職人が別々の現場に入っている日は、事務所側で全体の状況をまとめるだけでも時間がかかります。
定期剪定の案内を出すタイミングを逃しやすい
庭木の剪定は一定の周期で依頼が発生しますが、前回いつ伺ったかを案件ごとに追えていないと、案内を出す時期を逃してしまいます。顧客から連絡が来るのを待つだけになると、同業他社に声をかけられてしまうこともあり、せっかく築いた庭の履行履歴を次の受注につなげられません。繁忙期の案件対応に追われているうちに、次の案内を出す時期そのものを忘れてしまうことも少なくありません。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 案件ごとの進捗ステータス管理(見積・契約・着工・完了・請求)
- 庭ごとの樹種・施工履歴・使用資材の記録
- 現場写真の着工前・完了後の添付
- 定期剪定の次回案内日のリマインド
- 天候による延期・順延の記録と日程の組み直し
- 繁忙期の担当者・車両の割り振り一覧
- 現場担当者がスマートフォンから進捗を更新できる入力
- 見積から請求までの一連の流れの紐づけ
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
庭の設計図面や測量データの作成、見積書の単価計算など、造園業向けの専用CADや見積ソフトが対応している部分は、そのまま使い続けるのが合理的です。図面の精度や単価のメンテナンスを自社で作り直す必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
案件がどこまで進んでいるか、庭の履行履歴、現場写真、次回の剪定案内といった、進捗と記録をひとまとめにする部分は、専用ソフトでなくても案件管理の仕組みで十分に対応できます。現場と事務所の間で同じ画面を見られるようにしておくだけで、電話で確認する手間が減ります。
紙・Excelのままでよい部分
当日の現場での手書きメモや、資材の簡単な在庫メモ、職人ごとの持ち物チェックリストのようなその場限りの記録は、無理にシステム化せず紙やExcelで続けて構いません。あとで庭の履歴として残す必要がある部分だけ、案件管理の記録に反映すれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 剪定シーズンなど繁忙期に、案件がどの順で進むか(見積→契約→着工→完了→請求)を一度書き出す
- 既存の顧客台帳や過去の剪定記録から、庭ごとの樹種・施工履歴を案件管理に移す
- 進行中の案件だけ試しに入力し、現場の職人がスマートフォンで更新できるか確認する
- 定期剪定の案内日をいつ・誰が出すかを決め、仕組みとして運用に乗せる
- 繁忙期を一度経験してから、担当者の割り振り表示など運用に合わせて項目を見直す
造園業の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
職人は現場での入力が苦手だが、本当に使えるか
詳しい記録は事務所がまとめる前提にして、職人にはステータスを一段進めるだけ、写真を一枚撮るだけといった最小限の操作にとどめると、現場の負担をかけずに運用できます。
顧客の連絡先などを管理する顧客管理と何が違うのか
顧客の連絡先や過去のやり取りは顧客管理側の役割で、案件・工程管理では庭そのものの状態、どの案件が今どこまで進んでいるかを扱います。両方をつなげておくと、次回案内の際に両方の情報を一度に確認できます。
件数が少ない時期もあるが、小さい事業者でも導入する価値はあるか
件数が少ない時期でも、庭ごとの履行履歴を蓄積しておけば、繁忙期になって案件が一気に増えたときにも慌てず対応できます。むしろ普段から記録を続けておくことが、次の定期剪定の案内につながります。
造園業の他の業務
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