葬祭業の書類の電子化・文書管理で押さえること
施行ごとに発生する書類の多さ
契約書、火葬許可証の写し、会葬者名簿、請求書控えなど、一件の施行で複数の書類が同時に発生します。役所提出用の原本と、社内保管用の控えが分かれるため、どちらをどこに置いたか分からなくなりやすい点が、他業種とは違う特徴です。
突発対応での検索の手間
依頼は深夜や早朝にも入り、式の準備と並行して書類を扱う場面が多くあります。急な問い合わせに過去の契約内容や請求を確認する際、紙とスキャンPDFのどちらに該当の書類があるか探すところから始まると、対応が後手に回ります。
紙原本と電子化データの区別
法的に原本の保管や提出が求められる書類と、控えとしてスキャンで十分な書類が混在しています。霊園では永代使用許可証や墓地台帳のように長期間参照する書類もあり、どれを原本で残し、どれを電子化で済ませるかの線引きが曖昧だと管理が崩れます。
引き継ぎ時の書類の所在不明
担当者が施行ごとに変わることが多く、紙の書類が誰の手元にあるか分からなくなる場面がよくあります。式が終わった後の保管ルールが決まっていないと、同じ遺族からの再度の依頼で書類を探し直すことになります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 施行(葬儀)単位で関連書類をまとめて保存・検索できる
- 契約書・請求書・許可証の写しなどを書類の種類別に分類できる
- 遺族名・施行日・担当者名で書類を検索できる
- スキャンした書類に文字情報を付けて本文検索できる
- 原本保管が必要な書類と控えの保管場所を分けて記録できる
- 霊園では永代使用許可証や墓地台帳を顧客情報に紐づけて管理できる
- 古い施行の書類を一定期間後にまとめてアーカイブできる
- 斎場・霊園事務所など複数拠点から同じ書類を参照できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
葬儀業務の基幹部分、つまり契約内容の作成や会員管理、請求計算、寺院や火葬場との手配記録などは、葬祭業向けの専用ソフトが機能として用意している場合が多く、そこに任せたほうが確実です。文書管理の仕組みは、そこで作られた書類をどう保存・検索するかを補う位置づけで考えると役割が分かれます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
スキャンした契約書や許可証の写しを種類別に整理し、キーワードで探せるようにする部分は、自前のシステムで十分に対応できます。paperless-ngxのような文書管理ソフトで索引を作り、filebrowserで拠点ごとのファイルを閲覧し、localsendやPairDropで斎場と事務所の間でファイルを受け渡す、という組み合わせが現実的です。
紙・Excelのままでよい部分
役所への提出が前提となる原本そのものの扱いや、実印・認印が必要な契約書の原本保管は、紙のまま専用の保管場所と台帳で管理して構いません。スキャンはあくまで控えとして検索できるようにする目的であり、原本の運用自体を電子化で置き換える必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 直近の施行をいくつか振り返り、発生する書類の種類(契約書、許可証の写し、名簿、請求書など)を洗い出します
- 原本保管が必須な書類と、スキャンで代替できる書類を仕分けし、保管場所の基準を決めます
- 数件分の施行書類を試しにスキャンして文書管理の仕組みに入れ、遺族名や施行日で検索できるか確認します
- 斎場と事務所が別の場所にある場合は、書類をどう受け渡すかの手順を決めます
- スキャンのタイミング(式当日中か、終了後か)と担当者を決め、以降の施行すべてに広げます
葬祭業の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
深夜や早朝に受けた依頼の書類も、その場で電子化したほうがよいですか
式の準備を優先し、落ち着いた段階でまとめてスキャンする運用で問題ありません。ただし当日中に電子化しないと後回しになりやすいため、式が一区切りついた時点でスキャンする、という決まりを持っておくと滞りにくくなります。
原本をスキャンしたら、紙は処分してよいですか
役所への提出や提示が前提となる書類は、スキャン後も原本を一定期間保管しておく必要がある場合が多くあります。どの書類が原本保管が必要かを先に整理し、スキャンは検索用の控えという位置づけで考えると安全です。
霊園の永代使用許可証や墓地台帳もこの仕組みで管理できますか
はい、スキャンして顧客情報と紐づけておけば、後から承継や問い合わせがあった際に該当の書類をすぐ確認できます。原本は別途保管しつつ、日常の確認はスキャンデータで済ませる形にすると運用が楽になります。
葬祭業の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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