クリニック・医療の現場記録・作業報告の集約で押さえること
往診・訪問診療の記録が事務所で二度書きになる
訪問先での処置やバイタルは現場では手書きのメモや訪問記録用紙に残し、事務所に戻ってから電子カルテ用に書き直すという二段階になっていることが多いです。訪問件数が多い日はこの書き直しだけで時間が取られ、転記の際に時刻や物品数を書き違えることもあります。現場での入力をそのまま確定情報として使える仕組みがあれば、二度書きそのものを減らせます。
健診・出張診療の実施報告が会場ごとにばらつく
企業健診や学校健診、健診バスでの巡回健診では、会場ごとに実施人数や異常値の件数、使用した試薬・物品の数を報告してもらう必要があります。担当者によって報告の粒度や書式が違うと、委託先への請求や自院の実績としてまとめる際に、会場ごとに確認の電話を入れる手間が発生します。
分院・サテライトからの日報が本院で突合しづらい
複数の診療拠点を持つ場合、各拠点から来院数や在庫の状況、院内で起きたトラブルなどが紙の日報やLINEで本院に届きます。拠点ごとに書式や報告のタイミングが違うと、本院の事務員が内容を拠点別に並べ直す作業が毎日発生し、月初の実績まとめで差分に気づくこともあります。
請求の根拠になる記録を集め直す作業が重い
往診料や健診の委託料は、実施件数や内容の記録が請求の根拠になります。現場からの報告が紙とLINEに分散していると、請求のたびに過去一か月分の記録を探し出して件数を数え直す作業が発生し、担当者が変わると同じ集計を一からやり直すことになりがちです。
現場記録・作業報告の集約のシステムに要る機能
- 訪問先や健診会場ごとに、スマホから報告を送れるフォームを用意できる
- 処置内容・使用物品・実施人数などの入力項目を、現場ごとにテンプレート化できる
- 送られてきた報告を事務員が確認し、承認した分だけ実績として確定できる
- 月次で往診件数や健診実施人数をCSVに出力し、請求資料の下書きとして使える
- 拠点・担当者ごとの報告を一覧で並べて突合できる
- 健診会場の設営状況や物品不足など、写真を添えて報告できる
- LINEでの報告をやめても、現場スタッフがそのまま使える程度に入力項目を絞れる
- 患者の氏名や病状を含まない、件数・物品・会場名などの業務情報に絞って記録できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
電子カルテとレセコンは制度対応の本体であり、置き換えの対象にはしません。患者ごとの診療内容や処置記録の正本は電子カルテに残す前提で、現場記録・作業報告の集約はあくまで現場からの一次情報を事務所まで届け、転記の手間を減らすための補助として位置づけます。予約や受付の管理も別の仕組みに任せます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
往診や健診など現場からの日次・会場別の報告、拠点ごとの日報の受け取りと承認、月次の件数集計は自社で持ちやすい範囲です。報告の入力項目を自院の運用に合わせて調整できることが、紙やLINEをやめる際の使い勝手を左右します。
紙・Excelのままでよい部分
患者本人の署名が必要な同意書や、法令に基づき原本での保存が求められる記録は、これまでどおり紙での運用を続けて構いません。件数が少ない院内の点検記録なども、無理に電子化せずExcelの台帳で十分な場合があります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している現場記録・作業報告の集約向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
現場記録・作業報告の集約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、現場記録・作業報告の集約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 往診・健診・分院報告のうち、報告の遅れや転記ミスが一番多い現場を一つ選びます
- その現場で今使っている記録用紙やLINEの報告項目を、そのままフォームの入力項目に移します
- 健診シーズンなど現場が忙しくなる時期の前に、看護師や臨床検査技師など実際に現場へ出るスタッフに試してもらい、入力にかかる手間を確認します
- 承認を担当する事務員を一人決め、承認後のデータをそのまま月次の請求資料・実績集計に使う運用に切り替えます
- 運用が落ち着いたら、他の拠点や別の健診先など、対象を広げていきます
クリニック・医療の現場記録・作業報告の集約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
電子カルテと連携できますか
電子カルテとの連携は前提にしていません。現場からの報告を集約し、事務所での転記や集計の手間を減らす役割として、電子カルテとは別に運用する形になります。カルテへの入力は従来どおり院内で行います。
患者情報をクラウドに置いても大丈夫ですか
患者の氏名や病状そのものは記録に含めず、訪問先名や実施件数、使用物品といった業務管理に必要な情報に絞って運用すると、扱いに気を使う範囲が狭くなります。個人情報を含む記録は従来どおり院内の電子カルテ側で管理します。
LINEでの報告をやめても、年配のスタッフは使えますか
入力項目を現場で使っている報告用紙と同じ並びにそろえれば、スマホの操作に慣れていないスタッフでも使えることが多いです。最初の数週間はLINEと並行して使ってもらい、問題がなければ切り替えると移行がスムーズです。
クリニック・医療の他の業務
他の業種で現場記録・作業報告の集約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 不動産会社 塾・スクール
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