宿泊・ホテル・旅館の現場記録・作業報告の集約で押さえること
清掃完了報告がLINEと紙に分かれる
自社スタッフは紙のチェックリスト、委託の清掃業者はLINEで完了を報告するなど、物件や人によって報告の経路が違います。フロントや本社は両方を確認しないと清掃が終わった部屋を把握できず、確認漏れがチェックイン直前のバタつきにつながります。
設備不具合・忘れ物の対応が追えない
エアコンの不調や水漏れ、忘れ物はLINEのメッセージで流れて終わりになりがちで、誰が対応したか、まだ直っていないかが記録に残りません。次の清掃や次のシフトの担当者が同じ不具合に気づかず再度報告する、ということも起こります。
民泊は物件が離れている分、報告が見えにくい
民泊は清掃スタッフが複数物件を回って写真で完了報告をするのが一般的ですが、物件ごとにLINEグループが分かれていると、運営者がすべての物件の清掃状況を一度に把握しづらくなります。
月末の請求・稼働集計のための転記
委託清掃業者への支払いは清掃した部屋数や物件数に基づくことが多く、月末にLINEの履歴や紙の報告書を数えてExcelに入れ直す作業が発生します。報告の形式がそろっていないと、数え漏れや二重計上が起きやすくなります。
現場記録・作業報告の集約のシステムに要る機能
- 部屋番号・物件ごとに作業報告を一覧表示
- 清掃完了・再清掃要・対応中などのステータス管理
- 写真を添付できる清掃完了報告・不具合報告
- 設備不具合の対応状況（未対応・対応中・完了）の追跡
- 忘れ物の記録と保管期限の管理
- 清掃スタッフ・委託業者がスマホから入力できる
- 物件別・清掃業者別の件数集計（委託費算出用）
- 報告があった際のLINE等への通知連携
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
OTA・サイトコントローラーによる予約や客室在庫の管理は、館内の現場記録とは別の本体業務なのでそのまま専用ソフトに任せます。現場の清掃・不具合報告まで無理に同じソフトでまとめようとすると、入力項目が多くなりすぎて現場が使いこなせません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
清掃完了報告、設備不具合報告、忘れ物記録といった、形式が自由で件数の多い現場記録は、台帳として自社で持つのに向いています。委託清掃業者や民泊の複数物件からの報告も、同じ台帳に集めれば物件をまたいだ集計ができます。
紙・Excelのままでよい部分
年に数回の消防設備点検記録や季節ごとの備品棚卸しなど、頻度が低く記入項目が決まっている記録は、今の紙やExcelのやり方を変える必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している現場記録・作業報告の集約向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
現場記録・作業報告の集約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、現場記録・作業報告の集約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 繁忙期を避け、閑散期に清掃完了報告と設備不具合報告の2種類だけスマホ入力に絞って試します
- 自社スタッフだけでなく委託清掃業者にも入力してもらう前提で、LINEで報告していた内容をそのままフォームに置き換える程度の簡単さにします
- 本社・事務所側で、月末の委託費算出や清掃件数の集計にそのまま使えるか確認します
- 忘れ物記録や、民泊で複数物件を運営している場合の物件別管理に対象を広げます
- 消防点検など紙のままでよい記録は残すと決め、移行する範囲を区切ります
宿泊・ホテル・旅館の現場記録・作業報告の集約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
清掃スタッフはITに不慣れな人が多いのですが、使えますか。
入力はスマホで写真を撮って完了を選ぶ程度にとどめれば、LINEで報告するのとほぼ同じ手間で使えます。最初は清掃完了と不具合報告の2項目だけに絞ると負担が少なくなります。
委託している清掃業者にも入力してもらうことになりますが、抵抗されませんか。
今までLINEで報告していた内容をフォームに変えるだけなので、形式が決まって対応漏れの確認がしやすくなる分、むしろ業者側にも歓迎されることが多いです。
民泊で複数物件を運営していますが、物件ごとに分けて管理できますか。
物件・部屋ごとに記録を分けて、清掃完了状況や不具合対応を個別に追いながら、物件を横断した件数集計も出せます。
宿泊・ホテル・旅館の他の業務
他の業種で現場記録・作業報告の集約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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