士業のマニュアル・手順書で押さえること
手順が担当者の経験に依存する
記帳代行や給与計算、許認可申請はソフトの操作だけでなく、顧問先への確認順序や資料の集め方まで含めて一人の経験に頼りがちです。担当者が休むと作業が止まってしまう事務所も珍しくありません。
繁忙期ほど説明の手間が増える
確定申告期や年末調整、社会保険の算定基礎届、許認可の更新時期は補助者が増員されたり総動員になったりしますが、そのタイミングで毎回同じ手順を資格者が口頭で説明しているという声をよく伺います。
電子申請の操作手順も必要
e-Taxやeltax、社会保険の電子申請システムなど、各種申請の画面操作は業務ソフトごとに異なり、どの画面でどのボタンを押すかという手順まで書いておかないと、補助者だけでは最後まで進められないことがあります。
顧問先ごとの個別対応が多い
資料をメールで送る顧問先、紙でしか受け取らない顧問先、押印の有無など、同じ業務でも顧問先ごとに段取りが変わるため、共通の手順と顧問先別の例外を分けて残しておく必要があります。
マニュアル・手順書のシステムに要る機能
- 業務別(申告・給与計算・許認可申請など)に手順書を分けて管理できる
- 確定申告・年末調整・算定基礎届など時期ごとのチェックリストが作れる
- 顧問先ごとの例外対応を共通手順と別立てで記録できる
- 操作画面のキャプチャを貼り付けて手順を説明できる
- 守秘性の高い書類を扱うため、事務所内のネットワークに閉じて置ける構成
- 手順書の改訂日や版が分かり、古い手順と混在しない
- 資格者以外の補助者やパートでも迷わない粒度で書き込める
- 必要な手順をすぐ検索して探し出せる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
記帳・申告書作成ソフトや給与計算ソフト、電子申請システムそのものの操作はそれぞれの専用ソフトの機能に任せます。マニュアル・手順書システムの役割は、それらのソフトをどの順番で、どの資料を見ながら使うかという事務所独自の流れをまとめることです。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
業務ごとの手順書本体、顧問先別の例外対応、繁忙期のチェックリストは、顧問先の情報と地続きで扱うことが多いため、事務所内で完結して持てる形が向いています。改訂履歴を残せるものを選ぶと、古い手順との混同を防げます。
紙・Excelのままでよい部分
顧問先訪問時の持ち物リストや、ごく簡単な確認用チェック表は紙やExcelのままでも支障はありません。ただし手順自体が頻繁に変わる業務は、紙のままだと最新版がどれか分からなくなりやすいため注意が必要です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売しているマニュアル・手順書向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
マニュアル・手順書に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、マニュアル・手順書に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Architect | 会話から実装可能なシステム設計書を作る、ローカルLLM対応の対話型設計スタジオです。 | MIT | 日本語対話と日本語設計書に対応。 | 触れる |
| Kurage Memo | 本文の1行目がそのままタイトルになる、1ファイルPHPのメモ帳です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| AFFiNE | 計画、整理、創造を統合した次世代のナレッジベースです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Memos | 思いついた内容をすばやく記録し、自社で管理できるオープンソースのノート作成アプリです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Joplin | プライバシーを重視し、複数の端末で同期して使えるノート作成アプリです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| SiYuan | 人間とAIエージェントが協調して作業を行う、プライバシー重視のセルフホスト型知識管理ワークスペースです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 確定申告期や年末調整など、補助者から一番質問が出る業務の手順から書き出す
- 資格者が内容を確認し、補助者が実際にその通りに作業して抜けがないか試す
- 顧問先ごとの例外対応を、共通手順とは別項目として追記していく
- 守秘性の高い顧問先情報を扱うため、事務所内で完結する置き場所を決めて共有する
- 手続きの変更や顧問先対応の変化があるたびに改訂日を入れて更新する
士業のマニュアル・手順書、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
手順書に顧問先の個人情報を書いても大丈夫ですか。
具体例として顧問先名や数値を書き込むと情報が残ってしまうため、固有名は伏せて手順だけを一般化して書くか、事務所内のネットワークに閉じた場所で管理するかたちにする事務所が多いです。
資格者が忙しくてマニュアル作成の時間が取れません。
すべてを資格者が書く必要はなく、補助者が日々の作業内容を書き起こし、資格者は内容の確認と修正に回る分担にすると、負担をかなり減らせます。
顧問先ごとに手順が違いすぎてまとめきれません。
共通の手順を土台として作り、顧問先ごとの違いは差分としてその下に追記する形にすると管理しやすくなります。すべてを一から書き直す必要はありません。
士業の他の業務
他の業種でマニュアル・手順書を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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