士業の書類の電子化・文書管理で押さえること
繁忙期に書類が一気に増える
確定申告や年末調整、社会保険の更新といった時期は、顧問先ごとに届く紙の資料とスキャンしたPDFが短期間で大量に発生します。普段は整理できていても、この時期だけ仮置きのフォルダに放り込んでしまい、後から正式な場所に移す作業が後回しになりがちです。
顧問先別・年度別の分け方が崩れる
顧問先ごと、年度ごと、書類の種類ごとにフォルダを分けるルールを決めていても、担当者によって粒度がずれたり、同じ書類を別の場所にも置いてしまったりします。事務所全体で同じ分け方を保つのが難しい業務です。
機密性の高い書類が多い
給与や個人の所得、マイナンバーを含む書類など、外部に出せない情報を扱う機会が多く、どこに保管するかより誰が見られるかの管理が重要になります。守秘性を重視する事務所ほど、外部クラウドではなく自前のサーバーで管理する構成を選ぶ傾向があります。
過去の書類を探す場面が多い
税務調査や労務相談、許認可の更新など、数年前の書類を急に確認したいという場面がよくあります。紙の原本とスキャンPDFがどちらにあるか分からないと、顧問先への回答が遅れる原因になります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- スキャンPDFの文字をOCRで読み取り、本文からも検索できる
- 顧問先別・年度別・書類種別で階層をつけて保管できる
- マイナンバーや給与情報など機密性の高い書類だけアクセスを絞れる
- 複合機やスキャナーから取り込んだ書類を自動で指定フォルダに振り分けられる
- 担当者・事務員・補助者ごとに閲覧・編集の権限を分けられる
- 訂正や差し替えがあった書類の版を残し、最新版を分かりやすくできる
- 顧問先や提携先へ大容量の書類を安全に受け渡せる
- 社内サーバーに保管し、外部クラウドに書類を置かずに運用できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
確定申告や年末調整の計算、e-TaxやeLTAXを使った電子申告、社会保険の電子申請といった業務そのものは、税務・給与計算ソフトや各ソフトに組み込まれた提出機能に任せるのが確実です。文書管理システムは、そこで作成・受領した書類を保管し探すための仕組みとして分けて考えます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
顧問先から受け取った紙の資料や、スキャン後のPDFを事務所のサーバーに集約し、OCR検索や版管理を行う部分は自前で持てます。顧問先や提携先への受け渡しも、専用のクラウドサービスを使わず社内の仕組みで済ませられる範囲です。
紙・Excelのままでよい部分
押印入りの原本で保管義務のある書類や、短期間だけ使う控え、担当者間の簡単な伝達メモなどは、無理に電子化せず紙のまま残しても差し支えありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 繁忙期が始まる前に、顧問先別・年度別・書類種別の分け方を事務所内で一本化する
- 複合機やスキャナーでの取り込みから保管フォルダへの振り分けまでの流れを決める
- 資格者・事務員・補助者ごとに見られる書類の範囲を分けて権限を設計する
- 過去に紙で溜まっている書類を優先順位をつけて順次スキャンし取り込む
- 保管期限を過ぎた書類の扱いや、顧問先への返却・廃棄のルールを運用に乗せる
士業の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
マイナンバーや給与情報を含む書類をクラウドに上げてよいか不安です
守秘性を重視する事務所では、外部のクラウドサービスに置かず、事務所内のサーバーに書類を保管し、必要な人だけが見られるように権限を設定する構成がよく選ばれています。
紙の原本はどこまで残しておく必要がありますか
保存が求められている書類は原本も残し、それ以外の控えや参考資料はスキャン後に紙を処分するという分け方が現場ではよく行われています。どの書類が原本保存の対象かは事務所内で基準を決めておくと判断に迷いません。
OCRでの検索は顧問先ごとに設定が大変ではありませんか
paperless-ngxのような文書管理システムは、取り込んだ書類に自動でOCRをかけて本文を検索対象にするため、顧問先ごとに個別の設定をしなくても、フォルダ分けと組み合わせるだけで探しやすくなります。
士業の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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