士業の電子契約で押さえること
顧問契約の更新が一斉に重なる
税理士・社労士・行政書士は、決算期や年度更新のタイミングで顧問契約書や覚書を一斉に顧問先へ送ることが多く、押印して返送してもらうまでの郵送往復だけで一週間ほどかかることが珍しくありません。繁忙期と重なると、着手そのものが遅れてしまいます。
書類の守秘性への不安
顧問先の決算書や給与台帳、許認可申請の控えなど、社外に漏れると影響が大きい書類を扱うため、外部の電子契約クラウドに預けることに抵抗を感じる事務所があります。契約書と署名の記録を自分たちの管理下に置ける構成を求める声をよく伺います。
社労士特有の多者間署名
就業規則の変更届や36協定、労使協定などは、経営者と労働者代表の双方の押印が必要になる場面が多く、紙のやり取りだと日程調整だけで時間がかかります。電子契約であれば、順番に署名を依頼し、誰がいつ署名したかを記録として残せるため、紙より管理がしやすくなります。
行政書士の委任状・提出書類の扱い
官公署への提出書類や委任状は、提出先によって押印や原本の提出が求められる場合があり、電子化してよいかどうかの判断が必要です。顧問契約書や業務委託契約書など自事務所と顧問先の間だけで完結する書類から電子契約に切り替えると、判断に迷う場面が少なくなります。
電子契約のシステムに要る機能
- 顧問契約書などのPDFテンプレートに顧問先の情報を差し込んで送付する機能
- 税理士・社労士・行政書士それぞれの資格者が自分の署名で承認する機能
- 契約書と署名ログを自前サーバーに保管し外部クラウドに出さない構成
- 顧問先ごとの契約更新時期を管理し、期限前に送付状況を知らせる仕組み
- 36協定や労使協定など複数の関係者が順番に署名するワークフロー
- 委任状や官公署提出書類は電子化の可否を文書ごとに判断できる運用
- 契約書の版管理と改訂履歴の記録
- 顧問先からの返信・未署名の状況を一覧で確認できる進捗管理
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
会計・給与・申告書作成など資格者本来の業務ソフトは専用製品に任せ、顧問先がすでに別の電子契約サービスを使っている場合は、その顧問先とのやり取りだけはそのサービスに合わせたほうが摩擦が少なく済みます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
顧問契約書や業務委託契約書、就業規則の変更同意書など、自事務所から顧問先へ送る定型文書の電子署名基盤は、自前サーバーに構築して持てます。署名ログや契約書そのものを外部クラウドに置かずに保管できるため、守秘性を重視する事務所に向いています。
紙・Excelのままでよい部分
官公署への提出が原本でしか認められない一部の書類や、事務所内で簡易に済ませている内部の決裁メモなどは、無理に電子化せず紙やExcelのままで構いません。
電子契約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、電子契約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| DocuSeal | PDFフォームの作成、入力依頼、電子署名をセルフホストできるオープンソース電子署名システムです。 | AGPL-3.0 | 署名フォームは日本語化可能。管理画面は導入時の確認が必要。 | — |
| Documenso | 電子署名による文書へのサインを管理できるオープンソースのアプリケーションです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenSign | DocuSignの代替となるオープンソースの電子署名プラットフォームです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| system-designer | システム構築のためのローコード開発プラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルなし | — |
| GpgFrontend | GnuPGとRust製のバックエンドを切り替え可能な、モダンなOpenPGPツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| jsignpdf | クロスプラットフォームで動作するPDF電子署名ツールです。 | LGPL-2.1 | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- 顧問契約書や業務委託契約書など、電子化しても支障のない定型文書から対象を決める
- 確定申告期や労働保険の年度更新といった繁忙期を避け、閑散期に顧問先へ切り替えの案内を送る
- 自前サーバーに電子契約の仕組みを構築し、既存の顧客台帳・契約書と紐づける
- 資格者ごとに電子署名の権限を割り当て、誰が最終的に署名したか分かる運用にする
- 数件の顧問先で試し、紙でないと困るという声があれば当面は並行運用にする
士業の電子契約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
電子契約でも顧問契約として有効ですか
書面に押印したものと同様の効力を持たせられます。ただし官公署への提出書類や一部の契約類型では原本の提出や押印が求められる場合があるため、個別に確認してから対象を決めるとよいでしょう。
顧問先が電子契約に慣れていない場合はどうすればよいですか
操作に不安を持つ顧問先には、最初は電話やメールで案内しながら署名してもらう運用から始めると定着しやすいです。紙の契約と電子契約を当面並行させる事務所もよく見られます。
自前サーバーで契約書を持つメリットは何ですか
顧問先の財務情報や個人情報を含む契約書を外部クラウドに預けずに済む点です。守秘性を重視する事務所ほど、契約書と署名ログを自分たちの管理下に置ける構成を選んでいます。
士業の他の業務
他の業種で電子契約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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