士業の現場記録・作業報告の集約で押さえること
報告の形式が人によって違う
紙のメモに箇条書きで残す職員もいれば、LINEで短く状況だけ送る職員もいます。同じ顧問先への対応でも書き方が揃わないため、事務所側で内容を読み解いて台帳の形式に整え直す手間が毎回発生します。繁忙期はこの整形作業だけで時間を取られることも少なくありません。
顧問先の秘密情報を扱う前提がある
訪問時の記録には顧問先の経営状況や従業員の個人情報に関わる内容が含まれることがあります。外部クラウドへの保存に抵抗がある事務所では、記録を集約する仕組みそのものを自前のサーバーに置けるかどうかが選定の分かれ目になります。
作業時間の記録が顧問料の基礎になる
どの顧問先にどれだけ対応したかという記録は、後の顧問料見直しや追加作業の請求の根拠になります。記録が紙とLINEに散らばっていると、誰がいつ何に対応したかを後から追うのが難しくなり、請求の根拠を示すのに時間がかかります。
繁忙期に報告が一気に集中する
確定申告や年末調整、給与計算、許認可の申請時期には現場対応が一時に増え、報告も集中します。平時は紙とLINEの組み合わせで何とかなっていても、繁忙期にまとめて転記しようとすると取りこぼしや記録漏れが起きやすくなります。
現場記録・作業報告の集約のシステムに要る機能
- 顧問先ごとに対応内容と作業時間を分けて記録できる
- 訪問先からスマホで写真付きの現場記録を送れる
- 送られた記録を担当者が確認してから台帳に反映する承認の仕組み
- 顧問先別・業務種別(税務・労務・許認可など)に作業時間を集計できる
- 紙の報告書をスキャンして過去の記録として残せる
- 過去の訪問記録を顧問先名や日付で遡って検索できる
- 記録一式を自前のサーバーに保存し外部クラウドを経由しない
- 職員ごとの対応件数や作業時間を事務所側で把握できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
税務申告書の作成や給与計算、許認可申請書の作成そのものは、各業務に特化した専用ソフトで行うのが前提になります。現場記録の集約はこれらのソフトに入力する前段の「何をいつ対応したか」を残す部分であり、申告書や申請書そのものの作成機能まで持たせる必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
職員が送った日報を下書きとして取り込み、担当者が確認した分だけ台帳に入れる仕組みは自前サーバーで持てます。顧問先ごとの対応履歴や作業時間の集計も、外部に記録を出さずに事務所内で管理できます。
紙・Excelのままでよい部分
訪問先でのその場のメモ書きそのものは紙のままで構いません。事務所に戻ってから、あるいはその日のうちに記録として入力すれば十分で、現地でのメモ取りまでシステム化する必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している現場記録・作業報告の集約向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
現場記録・作業報告の集約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、現場記録・作業報告の集約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今の報告の流れを洗い出す(誰が、どの顧問先について、紙かLINEのどちらで報告しているか)
- 顧問先ごとに残すべき項目を決める(業務種別、対応内容、作業時間)
- 確定申告や給与計算の繁忙期を避けた時期に、一部の職員と顧問先で試験運用する
- 承認してから台帳に入れる運用を固め、職員全員と全顧問先に広げる
- 顧問料の見直しや追加作業の請求で使う作業時間の集計の仕方を事務所内で決めておく
士業の現場記録・作業報告の集約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
職員が訪問先でスマホを使いにくい場合はどうすればいいですか
その場で入力できなくても問題ありません。訪問中は紙のメモで済ませ、事務所に戻ってから、あるいはその日のうちにまとめて記録する運用でも十分に機能します。
顧問先の秘密情報を外部に出さずに運用できますか
記録を集約する仕組みを自前のサーバーに構成すれば、外部クラウドを経由せずに事務所内だけで保存・管理できます。守秘性の高い書類を扱う事務所ではこの構成が向いています。
既存の請求書発行の仕組みとは別物として考えればよいですか
はい、別物として考えて構いません。現場記録の集約は顧問先への対応内容や作業時間を残す部分で、請求書の発行自体は別の仕組みで行い、集約した記録をその根拠として使う形になります。
士業の他の業務
他の業種で現場記録・作業報告の集約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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