NPO・一般社団法人の請求書発行・集金で押さえること
会員種別ごとの会費請求
正会員・賛助会員・法人会員のように区分ごとに会費額が異なる団体が多く、名簿の区分と請求額がずれると送り直しの手間が生じます。年度初めや総会の案内に合わせて一括で請求書を作る時期が決まっているため、名簿の更新を先に済ませておく必要があります。
寄付金の受領と領収書発行
会費とは別に寄付を受け付けた場合、寄付者の氏名・金額・受領日を記した領収書を発行します。確定申告や法人の寄付金控除に使われることがあるため、会費の請求書とは別の書式・番号で管理している団体をよく見かけます。
未納会員の把握と総会前の締め
総会では会費を納めた会員の数が議決権の確認に関わるため、総会の日程が近づくと未納者の一覧を事務局が洗い出す作業が発生します。催促の連絡を誰がいつ入れたかが曖昧になりやすく、同じ会員に二重に送ってしまうこともあります。
入金方法ごとの消込
銀行振込、口座振替、総会当日に現金で受け取る会費が混在し、振込は名義が会員名と一致しないこともあります。入金明細と名簿を手作業で見比べる時間が月末や総会前に集中し、確認漏れが起きやすい作業です。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 会員種別(正会員・賛助会員・法人会員等)ごとの会費額管理
- 会費請求書のPDF発行とメール送付
- 寄付受領書(寄付金控除用)のPDF発行
- 銀行振込・口座振替・現金受領の入金消込
- 未納会員の一覧表示と催促メールの送付
- 総会資料用の会費納入状況の集計
- 会員ごとの請求・入金履歴の照会
- 会計帳簿や確定申告資料への出力
どこを何で持つか
決済代行会社に任せたほうがよい部分
口座振替による会費の自動払込やクレジットカード決済そのものは、銀行や決済代行会社のしくみを使う部分です。振込の受付や資金の移動自体を自前で持とうとせず、請求書の発行や消込の確認だけを団体側の作業として残すのが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
会員ごとの会費額に応じた請求書PDFの発行、寄付者への領収書発行、入金済み・未納の一覧管理は、会員数がそれほど多くない団体でも自分たちのシステムとして持ちやすい部分です。総会前の未納確認もここで一括して行えます。
紙・Excelのままでよい部分
総会当日に受付で現金を受け取った際の受領メモや、少数の役員だけで確認する年度末の簡易な集計は、無理にシステム化せず紙やExcelで足りることが多い作業です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 会員名簿を会員種別と会費額がわかる形に整理する
- 請求書・領収書・寄付受領書のひな形と発行番号の付け方を決める
- 年度初めや総会前の繁忙期に合わせて一括発行のタイミングを決める
- 入金方法(振込・口座振替・現金)ごとの消込の担当者を決める
- 総会前に未納会員を抽出し、催促の文面と送付先を確認する
NPO・一般社団法人の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
寄付金控除に使う領収書には決まった書き方がありますか。
控除の適用には寄付者の氏名・金額・受領日・団体名などの記載が必要になることが一般的ですが、適用要件は団体の種類や寄付の種類によって異なります。発行前に顧問の税理士や所轄の窓口に書式を確認しておくと安心です。
会費の口座振替は自分たちだけで用意できますか。
口座振替そのものは銀行や決済代行会社との契約が必要で、団体の事務局だけでは完結しません。請求書の発行や振替結果の取り込み・消込の部分を自前のシステムで受け持ち、振替の実行自体は提携先に任せる形がよく見られます。
総会前に未納の会員をすぐ確認できるようにしたいのですが。
会員名簿と入金記録を同じシステムで管理していれば、未納会員の一覧をその場で抽出できます。名簿と入金記録が別々の表になっていると、総会直前に突き合わせる作業が増えてしまいます。
NPO・一般社団法人の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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