NPO・一般社団法人名刺管理｜会員名簿への取り込み方

NPO・一般社団法人の名刺管理で押さえること

名刺が集まる場面はイベントの前後に偏る

総会、会員向け説明会、助成財団への訪問、企業協賛の交渉など、名刺交換は年に数回のイベントに集中して起こります。そのたびに複数の役員・事務局員が個別に名刺を受け取るため、後からまとめて整理しようとすると誰のものかわからなくなりがちです。

会員・寄付者の名簿とのずれ

受け取った名刺の相手が既に会員や寄付者として登録されている場合もあれば、名刺交換だけで名簿には載っていない場合もあります。名刺の情報と会費・寄付の管理台帳が別々に動いていると、同じ人の情報が二重に存在したり、連絡先の更新が片方にしか反映されないことが起こります。

役員交代・事務局員の入れ替わりで途切れる

理事や評議員は任期で交代し、事務局員も少人数ゆえ異動や退職が人の名刺の行方に直結します。個人の名刺入れに残ったままでは、後任者が過去の協力者や寄付者にたどり着けず、せっかく築いた関係が引き継がれません。

個人情報としての取り扱いへの気遣い

名刺には会員や寄付者、協賛企業の担当者の個人情報が含まれます。誰でも見られる状態で放置せず、必要な範囲の人だけが見られるようにし、不要になった名刺の保管や削除についても事務局内でルールを決めておく必要があります。

名刺管理のシステムに要る機能

スマホで撮影した名刺から氏名・団体名・役職・連絡先を読み取る機能
会員番号や寄付者区分など、既存の名簿情報とひも付けるためのタグ付け
読み取った内容を事務局内の担当者が確認してから台帳に反映する承認の仕組み
名刺画像をそのまま保存し、後から見返せる機能
団体名・役職・活動分野などで検索できる機能
会費・寄付の管理ソフトに取り込めるCSV形式での出力
総会やイベントの回ごとに名刺をまとめて見られる表示
不要になった名刺データを削除する操作

どこを何で持つか

会員管理・会費管理の専用ソフトに任せたほうがよい部分

会費の請求や入金管理、会員向けのメール配信などは、すでに使っている会員・会費管理ソフトの機能で行うほうが確実です。名刺から得た情報をそちらに反映する部分だけを連携させれば十分で、名刺の管理機能自体をそこに持たせる必要はありません。

オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分

名刺を撮影してデジタル化し、台帳として残しておく部分は、専用の仕組みがなくても少人数の事務局で十分に運用できます。撮影から下書きの作成、担当者の確認までを一つの流れにしておけば、箱に溜まったままの名刺を会の資産として扱えるようになります。

紙・Excelのままでよい部分

年に一度しか会わない相手や、今後の関わりが見込めない一度限りの名刺交換については、無理にすべてをデータ化する必要はありません。理事会のメンバーなど固定した少人数の連絡先は、従来どおりExcelの一覧表で十分なこともあります。

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導入の進め方

総会シーズンや助成金申請の時期など、名刺が集中して増える時期を事前に把握しておきます。
理事・評議員・事務局員のうち、誰が名刺を撮影し、誰が内容を確認して台帳に反映するかを決めます。
試しに直近のイベントで交換した名刺だけを撮影し、読み取り結果を少人数で確認してみます。
既存の会員・寄付者台帳とのつなぎ方（番号の付け方や重複の扱い）を事務局内で取り決めます。
運用が落ち着いたら、過去に溜まっている名刺も時間を見つけてまとめてデータ化していきます。

NPO・一般社団法人の名刺管理、何から手を付けるか一緒に決めます

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よくあるご質問

理事や評議員が個人的に受け取った名刺も会の台帳に入れるべきですか。

会の活動に関係する相手であれば、個人の名刺入れに留めず会の台帳に入れておくほうが、任期が終わった後も関係が引き継がれます。完全に私的な付き合いの名刺は対象外としてよいでしょう。

寄付者の名刺は個人情報として特に気をつける必要がありますか。

寄付者の氏名や連絡先は会員情報と同様に慎重に扱うべき個人情報です。閲覧できる人を事務局内の限られた範囲に絞り、不要になった名刺は適切な時期に削除するなど、取り扱いのルールを決めておくと安心です。

ボランティアスタッフが対応した名刺交換も記録したほうがよいですか。

イベント当日にボランティアが受け取った名刺も、会として関係を持った相手であれば記録しておく価値があります。撮影だけボランティアに任せ、台帳への反映は事務局員が確認する形にすると無理なく運用できます。

NPO・一般社団法人の他の業務

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い

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