NPO・一般社団法人の勤怠管理で押さえること
雇用形態が混ざるシフト
常勤職員、パート事務局員、曜日限定のボランティアスタッフが同じ月に混在します。紙のシフト表は作る人の頭の中で調整されていることが多く、担当者が休むと組み替えに時間がかかります。勤怠の記録も人によって書式が違い、締め日に事務局でフォーマットを揃え直す手間が発生します。
助成金・事業別の人件費振り分け
複数の助成金事業を同時に運営している場合、同じ職員の勤務時間を事業ごとに分けて記録する必要が出てきます。紙の出勤簿では事業名のメモを後から書き足す形になりやすく、報告書を作る段になって時間の内訳が合わないという事態が起きます。
総会・理事会向けの人件費確認
総会で事業報告や決算を説明する際、人件費の根拠として勤怠記録を求められることがあります。紙の台帳のままだと該当月の分をまとめて探し出す作業が発生し、担当者が総会前にまとめて対応することになりがちです。
少人数事務局での締め作業の集中
事務局の人数が少ないNPOでは、勤怠の集計から給与計算への受け渡しまでを一人の担当者が抱えることが多く、その人が休むと締め日の作業が止まってしまいます。属人化を避ける仕組みが必要になります。
勤怠管理のシステムに要る機能
- 常勤・パート・ボランティアなど雇用形態別の勤務記録
- 事業・助成金ごとに勤務時間を振り分けて集計できる機能
- シフトの作成と実際の出退勤記録の比較
- 締め日の自動集計と給与計算ソフトへの受け渡し
- 顔認証や簡単な打刻による記録のばらつき防止
- 総会・理事会向けに月別・事業別で出力できる集計表
- 複数拠点やイベント現場での打刻への対応
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
給与計算や社会保険の手続きは、労務の専門ソフトや社会保険労務士に任せるのが安全です。勤怠から給与計算への連携は、既存の給与計算サービスの仕様に合わせる形で進めるとやり直しが減ります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
日々の打刻記録、雇用形態別の勤務時間集計、事業・助成金別の振り分けは、少ない予算でも自前のシステムで十分に対応できます。事務局の人数が少ないNPOでは、月額課金を増やさずに持てる仕組みが向いています。
紙・Excelのままでよい部分
シフトの大枠を決める相談や、ボランティアの出欠確認の連絡は、紙やExcel、普段使っている連絡手段のままで問題ありません。記録そのものだけをシステム化すれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 現在の紙のシフト表とタイムカードを1か月分集めて、雇用形態ごとの勤務パターンを確認します
- 助成金事業がある場合は、事業ごとに人件費を分ける必要があるかどうかを事前に整理します
- 常勤職員から打刻の記録を始め、パート・ボランティアは慣れた人から段階的に加えます
- 最初の締め日に紙の集計とシステムの集計を両方出して、数字が合うか確認します
- 総会前の月には、事業別・月別の出力ができるかを事前にテストしておきます
NPO・一般社団法人の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
ボランティアスタッフの出退勤もシステムで記録した方がいいですか。
謝金や交通費の支給がある場合は記録しておくと、後から説明が必要になった際に根拠を示せます。無償で単発の活動のみであれば、紙の出欠確認のままでも大きな支障はありません。
助成金ごとの人件費の振り分けは、どの段階で設定すればいいですか。
打刻の仕組みを導入する前に、事業名や助成金名を勤務記録に紐づけられる形にしておくと、後から振り分け直す手間が省けます。事業が増えるたびに項目を追加できる作り方が向いています。
事務局の担当者が一人しかいない場合、どう進めればいいですか。
最初から全員を切り替えるのではなく、担当者自身の勤務記録から試し、締め日の集計が楽になることを確認してから他の職員に広げる進め方が負担を抑えられます。
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