NPO・一般社団法人の予約・受付で押さえること
電話対応のたびに空き状況を聞き直している
予約の電話が入ると、今どの時間帯が空いているかを紙の予約表やExcelを開いて確認し、口頭で読み上げて記入します。対応する職員やボランティアが変わるたびに同じ確認作業が発生し、聞き違いや記入漏れがそのままダブルブッキングにつながります。
交代制の受付でダブルブッキングが起きやすい
常勤職員が少なく、曜日や時間帯によって対応する人が交代するNPOでは、前の担当者が受けた予約が次の担当者に伝わっていないことがあります。紙の予約表を共有しているつもりでも、更新が追いつかず同じ枠に二件の予約が入ってしまいます。
講座・相談会ごとに予約の窓口が分かれている
講座、相談会、会員向け説明会など、企画ごとに申込方法や担当者が異なると、全体の予約状況を一か所で見渡せません。どの企画がどの日に埋まっているかを把握するために、複数の表を見比べる手間がかかります。
繁忙期に予約が集中して対応が追いつかない
総会前後の案内期間や、助成金事業に合わせたイベント開催期には、短期間に予約の電話が集中します。限られた人数で受けきれず、確認の折り返しや聞き直しが増え、結果として記入ミスやダブルブッキングが起きやすくなります。
予約・受付のシステムに要る機能
- 予約枠を排他ロックしてダブルブッキングを防ぐ
- 講座・相談会・イベントごとに予約枠を設定できる
- 電話受付用に空き状況をその場で確認できる画面
- 予約確定・変更・キャンセルのメール通知
- 担当者が交代しても予約状況を共有できるカレンダー
- 会員と一般参加者の受付区分を分けられる
- 当日の受付リストを出力できる
- オンライン申込フォームからの予約受付
どこを何で持つか
専用サービスに任せたほうがよい部分
公民館や公的施設を借りて講座や相談会を開く場合、施設側の予約システムが既に用意されていることがあります。そうした外部の予約窓口がある場合は、無理に自前のシステムに統合せず、施設側の仕組みに合わせて受け付けるほうが手間がかかりません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
講座・相談会・イベントの予約受付とダブルブッキング防止は、オープンソースや買い切りの予約システムで十分に対応できます。電話で受けた予約もその場で入力すれば、担当者が交代しても空き状況をその場で確認できるようになります。
紙・Excelのままでよい部分
当日の受付での出席チェックや、講座ごとの配布物の数量メモは、紙のチェックリストで運用しても支障はありません。予約の確定までをシステムで管理し、当日の現場対応は従来どおり紙で行う形が無理のない分担です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず講座・相談会・イベントなど予約が発生する企画を洗い出し、電話受付が重なりやすい時期を確認します
- ボランティアや職員が交代で電話対応する時間帯を整理し、全員が同じ空き状況を見られる状態にします
- 電話で受けた予約もその場でシステムに入力する運用に切り替え、紙の予約表と併用しないようにします
- 総会前など予約が集中する時期を想定し、受付開始前に余裕を持って予約枠を公開します
- 運用を始めて一定期間後、ダブルブッキングや聞き違いが減ったかを振り返り、枠の区切り方を調整します
NPO・一般社団法人の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
常勤の職員が少なく、ボランティアが交代で電話を受けていますが使えますか。
対応する人が変わっても同じ空き状況を画面で確認できるため、交代制の電話受付でも引き継ぎの手間が減ります。紙の予約表のように更新が追いつかなくなる心配もありません。
無料の講座や相談会の予約に決済機能は必要ですか。
参加費を取らない企画であれば決済機能は不要です。予約枠の管理とダブルブッキング防止、予約確定の通知ができれば、NPOの講座・相談会の受付には十分対応できます。
会員と一般参加者で受付の条件が違う場合はどうすればよいですか。
会員を優先的に受け付ける枠と、一般参加者向けの枠を分けて設定できます。会員かどうかの確認自体は、会員名簿を管理している別の仕組みと合わせて運用する形になります。
NPO・一般社団法人の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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