NPO・一般社団法人の社内の情報共有で押さえること
連絡経路がその都度違う
理事会での口頭連絡、ボランティアへのLINE、事務所の掲示板という三つの経路が併存し、同じ連絡でも誰に届いたかがその都度変わります。参加できなかった会員は自分から誰かに聞くしかなく、聞く先がないと情報から取り残されたままになります。
名簿・会費の情報と連絡が別管理
会員や寄付者の名簿、会費の支払い状況はExcelや紙の帳簿で管理されていても、連絡先の変更や退会の連絡はLINEや口頭で済んでしまい、名簿の更新に反映されないことがあります。結果として古い連絡先に案内を出してしまう事態が起こります。
総会・理事会の議事録が届く範囲が狭い
総会や理事会で議事録を作成しても、配布先は出席した役員や会員に限られがちです。欠席した会員には回覧や郵送の手間がかかり、結局は共有が後回しになって、次の会議まで内容を知らない会員が残ります。
役員・ボランティアの入れ替わり
役員の任期やボランティアの出入りがあるたびに、誰がどの連絡手段に入っているかが変わります。改選や交代のタイミングで連絡先リストの更新が漏れると、新しい担当者に連絡が届かない期間が生まれます。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 会員・寄付者名簿と連絡先をひとつの画面で管理
- 役員・ボランティア・一般会員などグループ単位での配信
- 連絡の既読・未読がわかる掲示機能
- 総会・理事会の資料や議事録を保管する共有フォルダ
- 会費の支払い状況と連絡先をつなげて確認できる仕組み
- 行事・当番・会議日程を共有できるカレンダー
- スマホからも閲覧できる画面
- 役員だけが見られる非公開の連絡・資料の権限設定
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
会費や寄付のオンライン決済、クレジットカードや口座振替を伴う受け取りの部分は、決済代行サービスや会費管理に特化したサービスに任せるほうが、セキュリティや入金確認の手間の面で安心です。自前で決済機能を持つ必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
会員への連絡、議事録や総会資料の共有、会員・会費情報の管理といった社内のやり取りそのものは、グループウェアのような基盤を自前で持つことで、LINEと掲示板への分散をやめて一本化できます。会費が発生しない範囲なら内製で十分に運用できます。
紙・Excelのままでよい部分
総会当日の受付名簿や出席者への配布資料、会場での記名式の名札など、その場限りで使う紙はそのままで問題ありません。無理にデータ化せず、記録として残すべき情報だけを後から共有基盤に反映すれば足ります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今使っている連絡経路を口頭・LINE・掲示板・メールごとに書き出し、どの連絡がどこに流れているかを整理します
- 役員・運営委員会・ボランティア・一般会員など、連絡を受ける側のグループを決めます
- 総会や会費更新の時期の前に、実際の連絡の一部を試験的に新しい方法へ移してみます
- 資料や議事録の共有は、連絡が落ち着いてから少しずつ移し、最初から全部を切り替えようとしません
- 役員の改選時に引き継げるよう、誰が何を配信し誰が見るかという運用の決め方を簡単なメモに残します
NPO・一般社団法人の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
パソコンが得意でない会員が多いのですが大丈夫でしょうか
スマホで読めるものを選べば、既読・未読がわかるだけでも今より改善します。全員が使いこなす必要はなく、重要な連絡だけを一本化するところから始めれば負担は大きくありません。
今使っているLINEをやめる必要がありますか
やめる必要はありません。普段のやり取りはLINEのままでよく、総会や会費のように全員に確実に届けたい連絡だけ共有の仕組みに一本化すれば、見落としは減らせます。
役員が数年で入れ替わっても運用を続けられますか
誰にどの連絡を配信し、誰が資料を見られるかという決め方を簡単なメモにしておけば、次の役員にそのまま引き継げます。仕組みが複雑すぎないほど引き継ぎやすくなります。
NPO・一般社団法人の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
