NPO・一般社団法人の案件・工程管理で押さえること
助成金・委託事業ごとの工程
一つの団体が複数の助成金事業や委託事業を同時に抱えることが多く、事業ごとに企画書提出、実施、報告書作成という工程と期限が別々に走ります。どの事業がどの工程にあるか一覧で見えないと、資金提供元への報告が遅れる心配につながります。
事務局の兼務とボランティアの関わり
事務局員が複数の事業を兼務し、運営の一部をボランティアや理事が担うことも少なくありません。担当が流動的なため、誰が今どの作業をしているかが口頭でのやり取りに頼りがちになり、担当者が不在だと進み具合が分からなくなります。
理事会・監事への報告
理事会や監事は日常の進行には関わらず、定例の会議で事業の状況をまとめて確認する立場です。事務局が会議の前に進行状況を資料に整え直す手間がかかり、直前になって各担当者に聞き直す場面が出てきます。
委託先・協力団体とのやりとり
イベント運営や調査などを外部の委託先や協力団体と一緒に進める事業もあり、団体の外とも工程や締め切りを共有する必要があります。メールや電話でのやり取りだけでは、どこまで依頼が進んでいるかが事務局内でも分かりにくくなります。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 事業（助成金・委託）ごとの進行状況一覧
- 事業ごとの報告書提出期限の管理
- 兼務スタッフ・ボランティアごとの担当タスク表示
- イベント・講座の準備工程をテンプレート化
- 委託先・協力団体とのタスク共有
- 理事会・監事向けの進捗資料の出力
- 企画書・報告書ファイルの添付
- 事業ごとの進行コメント・更新履歴
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
助成金の申請自体は、行政や財団が指定する専用の申請システムや書式に沿って進めることになり、独自のツールに置き換えることはできません。予算の執行管理も会計ソフト側で行い、案件管理の仕組みと無理に一体化させない方が運用は安定します。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
事業ごとの工程をボードやリストで管理し、担当者と期限を割り振って進行を見える化する部分は、自前のシステムで十分に持てます。理事会向けの資料にそのまま使える形で進捗を出力できる点も、外部サービスに頼らず自分たちで用意できます。
紙・Excelのままでよい部分
単発の小さなイベントの当日準備チェックリストや、理事会資料の体裁を整えるための下書きなどは、今までどおり紙やExcelで扱って構いません。すべてを置き換える必要はなく、案件全体の進行だけをシステムで管理すれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 今動いている助成金事業・委託事業を一つずつ案件として登録する
- 事業ごとに企画・実施・報告書提出の工程と期限を分けて設定する
- 兼務スタッフとボランティアの担当範囲を事業単位で割り振る
- 理事会・監事に見せる進捗資料の出力形式を決めておく
- まず一つの事業で運用し、問題がなければ他の事業にも広げる
NPO・一般社団法人の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
ボランティアにもシステムを使ってもらってよいでしょうか
担当するタスクの範囲だけ見える設定にしておけば、ボランティアにも進行の確認や更新を任せられます。全員に全事業を見せる必要はなく、関わる事業の分だけ共有すれば十分です。
理事会には進み具合をどう見せればよいですか
事業ごとの工程を一覧にしたものを、会議の前にそのまま資料として出力できます。普段から事務局内で更新しておけば、会議のたびに資料を作り直す手間が減ります。
助成金事業ごとに別々に管理できますか
事業を案件として登録すれば、助成金ごと、委託元ごとに工程や期限を分けて管理できます。事業数が増えても、一覧で全体を見ながら個別の進行も確認できます。
NPO・一般社団法人の他の業務
他の業種で案件・工程管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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