小売店・専門店の書類の電子化・文書管理で押さえること
会員台帳の紙とデータが二重管理になる
入会申込書に手書きで記入してもらい、後からレジや簡易な台帳ソフトに入力し直す流れだと、原本と入力後のデータの両方を保管することになります。住所変更やポイント交換の際にどちらが最新か分からなくなり、紙を見返す手間が積み重なります。
シフト表が店舗ごとに紙とExcelで散らばる
パート・アルバイトの希望シフトを紙で集めて事務所でExcelに転記している店舗では、月末の作成時期になると過去の控えを探す作業が発生します。店舗数が増えるほど、どの店の分がどこにあるか分かりにくくなります。
出店計画の資料がバラバラに保管される
候補物件の資料、商圏調査のメモ、稟議の控えなど、出店検討時に集まる書類は点数が多く、検討が長引くほど紙とPDFが入り混じります。後から経緯を振り返ろうとしても、どの版が最終か追いにくくなります。
仕入伝票や検品票の原本探しに時間がかかる
仕入先ごとに書式が違う納品書や検品票を紙で受け取り、支払い確認の際に該当の伝票を探すことがあります。月をまたぐと箱の中から探す羽目になり、経理の締め作業を圧迫します。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- スキャンしたPDFに取引先名・日付などのタグを付けて検索できる
- 会員台帳の書式をテンプレート化して入力の揺れを抑えられる
- シフト表の月ごと・店舗ごとの控えを一覧で探せる
- 出店候補地ごとにフォルダを分けて資料をまとめられる
- 店舗から本部へスマホで撮影した書類をすぐ送れる
- 原本の保管場所（倉庫・棚番号）を紙の控えと紐づけて記録できる
- 複数店舗のスタッフがそれぞれの権限内でだけ閲覧・登録できる
- 検索結果からPDFをそのまま印刷・ダウンロードできる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
POSレジの売上データや仕入先との発注・検品のやり取りは、すでに使っている専用ソフトやシステムに任せるのが現実的です。これらは取引先側の仕組みとも連動しているため、無理に自前の文書管理に取り込む必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
会員台帳の控え、シフト表、出店計画の資料など、社内だけで完結する書類は、オープンソースの文書管理ソフトや簡易なメモ・ファイル共有の仕組みで十分扱えます。費用を抑えつつ、紙の原本をスキャンして検索できる状態にしておくことができます。
紙・Excelのままでよい部分
店舗での当日の売上メモや、短期間で使い捨てる発注の下書きなど、保存期間が短く後から探す必要のない書類は、無理に電子化せず紙やExcelのままで構いません。全てをデジタル化しようとすると、かえって運用が複雑になります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 繁忙期（セール時期や年末年始）を避けて、まず1店舗で会員台帳のスキャンと検索の仕組みを試します
- 店舗スタッフが日常的にスマホで書類を撮影して送れるよう、簡単な操作手順を事務所側で用意します
- シフト表のフォルダ分けルール（店舗名・年月）を決めてから、過去数カ月分の控えをまとめて取り込みます
- 出店計画の資料は、検討中の案件ごとにフォルダを分け、本部の担当者だけが編集できるよう権限を設定します
- 1店舗での運用が落ち着いたら、他の店舗にも同じ手順を展開します
小売店・専門店の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
POSレジのデータも一緒に電子化できますか。
POSレジの売上データはレジ本体やその管理システムで扱うのが基本です。今回ご紹介する仕組みは、会員台帳やシフト表など、レジとは別に紙で発生する書類を対象にしています。両方を無理に一本化する必要はありません。
複数店舗で使う場合、店舗ごとに見える範囲を分けられますか。
店舗ごとにフォルダやアカウントを分けて、閲覧できる範囲を制限する運用が可能です。本部は全店舗分を、各店舗は自店の分だけを見られるようにしておくと、誤って他店の書類を操作する心配が減ります。
今ある紙の会員台帳はどうすればよいですか。
すぐに廃棄する必要はありません。まずはスキャンしてPDF化し、検索できる状態にしてから、保管期間のルールに沿って原本の扱い（保管継続か処分か）を社内で決めていく進め方が無理がありません。
小売店・専門店の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
