塾・スクールの電子契約で押さえること
入塾シーズンに書類が集中する
春の新年度や新学期の前は、短期間に多数の入塾申込書と同意書を取り交わす時期です。郵送でのやり取りを前提にすると返送待ちが積み重なり、授業開始が後ろ倒しになりがちです。電子契約にすれば、申込みから署名完了までの日数を大きく縮められます。
保護者と生徒、名義が分かれる
契約の名義は保護者、授業を受けるのは生徒という構造のため、誰が何にサインするかを書類ごとに整理しておく必要があります。保護者の同意欄と生徒本人の確認欄が混在する書類では、電子契約でも署名者の割り振りを明確にしておくことが欠かせません。
月謝・諸費用の同意事項が変わりやすい
月謝の金額改定、教材費の追加、振替授業の規定などは年度ごとに見直されることが多く、その都度保護者から同意を取り直す必要が出てきます。紙の再配布・再回収をしていると、どの保護者から最新版の同意を得たか分からなくなるという相談をよく伺います。
教室が複数あると契約管理が分散する
教室ごとに教室長が窓口となって契約を取り交わす体質の塾では、本部が全教室の締結状況をまとめて把握しにくくなります。どの教室のどの生徒の契約が未提出かを一覧で見られないと、月謝の請求や出欠管理にまで影響が出てしまいます。
電子契約のシステムに要る機能
- 入塾申込書・保護者同意書のひな形を登録して繰り返し使える
- 保護者のスマートフォンから電子署名できる
- 月謝の口座振替に関する同意欄を契約書に組み込める
- コース変更・学年更新時に再契約が必要な生徒を把握できる
- 兄弟姉妹分の契約をまとめて同じ保護者に送れる
- 教室ごと・生徒ごとに契約書を保管し検索できる
- 退塾・休塾時の同意書をその場で発行できる
- 契約の締結状況を一覧で確認し未提出の保護者をすぐ把握できる
どこを何で持つか
生徒管理システムに任せたほうがよい部分
出欠・月謝請求・教室ごとの生徒台帳まで一体で管理している塾専用の生徒管理システムに契約機能が付属している場合は、そちらに契約もまとめたほうが二重管理を避けられます。すでに使っているシステムに電子契約の機能があるか、まず確認するのが近道です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
入塾申込書や保護者同意書の電子署名だけを切り出して整えたい場合は、DocuSealやDocumenso、OpenSignのようなオープンソースの電子署名システムで十分対応できます。生徒管理システム側に契約機能がない塾でも、契約書の往復だけを先に電子化できます。
紙のままでよい部分
体験授業の申込みや、保護者との口頭での日程確認程度のものは、わざわざ電子化する必要はありません。正式な入塾契約や月謝の同意事項など、後で確認が必要になる書類に絞って電子化すると負担が少なく済みます。
電子契約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、電子契約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| DocuSeal | PDFフォームの作成、入力依頼、電子署名をセルフホストできるオープンソース電子署名システムです。 | AGPL-3.0 | 署名フォームは日本語化可能。管理画面は導入時の確認が必要。 | — |
| Documenso | 電子署名による文書へのサインを管理できるオープンソースのアプリケーションです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenSign | DocuSignの代替となるオープンソースの電子署名プラットフォームです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| system-designer | システム構築のためのローコード開発プラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルなし | — |
| GpgFrontend | GnuPGとRust製のバックエンドを切り替え可能な、モダンなOpenPGPツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| jsignpdf | クロスプラットフォームで動作するPDF電子署名ツールです。 | LGPL-2.1 | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- 新年度・新学期前の入塾シーズンが始まる前に準備を終える
- 今使っている入塾申込書・同意書をそのままテンプレートとして登録する
- 保護者の署名欄と生徒本人の確認欄を書類ごとに分けて設定する
- 教室長が各教室で送信・確認できるよう、操作の手順を統一して案内する
- 入塾シーズンの本番で運用し、未提出の保護者へのフォロー方法を決めておく
塾・スクールの電子契約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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保護者がスマートフォンの操作に不安がある場合はどうすればよいですか。
署名用のリンクを開いて名前を入力するだけの簡単な操作で済むように書類を設計できます。操作が難しい保護者には、教室の窓口で職員がその場で一緒に操作する運用にしている塾もあります。
未成年の生徒本人の署名も必要になりますか。
契約の名義が保護者であれば、保護者の署名だけで足りる場合がほとんどです。ただし塾によっては生徒本人の確認欄を設けていることもあるため、今使っている紙の書類の欄をそのまま電子契約の項目に移せば問題ありません。
月謝の口座振替に必要な口座情報も電子契約に含めてよいですか。
振替依頼の同意文言自体は契約書に含められますが、口座番号などの情報そのものを電子契約システムに保存するかは別途検討が必要です。振替手続きは金融機関側の仕組みを使い、契約書には同意の有無だけを残す運用が一般的です。
塾・スクールの他の業務
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