警備業の顧客管理で押さえること
現場ごとに違う契約内容
同じ顧客でも、施設警備・交通誘導・イベント警備では配置人数や勤務条件、仕様書の内容がまったく異なります。契約書や警備計画書を現場単位で紐付けておかないと、更新時や問い合わせ対応のたびに探し直しになります。
窓口担当者の異動
施設の管理会社や元請の担当者は人事異動で入れ替わりやすく、引き継ぎが十分でないまま連絡先が変わることがあります。誰が現担当か分からないまま連絡し、過去の経緯を知らない相手と最初からやり直す場面もよく伺います。
契約更新と見積りの管理
施設警備は年度単位、イベント警備は単発というように契約の区切りが現場ごとに違います。更新月や見積り提出の期限を一元管理していないと、担当者の記憶だけに頼る形になり、更新漏れや価格交渉の後手に回りやすくなります。
教育記録を顧客に示す場面
入札や契約更新、施設側の監査で、配置予定の隊員が受けた新任教育・現任教育の記録を提示するよう求められることがあります。この記録を顧客ごと・現場ごとに紐付けておくと、求められた時にすぐ出せる資産になります。
顧客管理のシステムに要る機能
- 発注元(施設・元請・イベント主催者)ごとの契約書・仕様書の保管
- 現場単位での窓口担当者名・連絡先・異動履歴の管理
- 契約期間・更新月のアラート表示
- 過去の見積り・提案内容の履歴保存
- 配置予定隊員の教育記録・資格の顧客別紐付け
- 現場ごとの特記事項(立入禁止区域、緊急連絡体制など)の記録
- クレームや要望のやり取りの履歴管理
- 単発イベント警備の顧客情報を次回提案用に保存
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
交通誘導の規制図面作成や、隊員の配置計画・勤務シフトの組み立てといった専門性の高い作業は、警備業向けの専用ソフトに任せるのが向いています。顧客管理はこれらと連携しつつ、契約先の情報を保つ役割に絞ると整理しやすくなります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
顧客台帳、契約書・仕様書の保管、窓口担当者の履歴、教育記録の紐付けは自社で持ちやすい領域です。担当者が代わっても同じ台帳を見れば現場の約束事と契約状況が分かる状態にできます。
紙・Excelのままでよい部分
単発の小規模イベントで一度きりの見積り控えや、口頭で済ませた簡単な確認事項などは、無理に台帳化せずメモ程度で残しておけば十分な場合もあります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- 現在の顧客情報を発注元ごとに洗い出し、契約中・契約終了・単発取引済みに分類します
- 現場ごとの契約書・警備計画書・仕様書をスキャンし、顧客レコードに添付します
- 窓口担当者の氏名・連絡先・異動時の更新ルールを決めます
- 年度末などの契約更新が集中する時期に向けて、更新月のアラートを設定します
- 一部の現場で試験運用し、問題がなければ全契約先に広げます
警備業の顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
一度きりのイベント警備の顧客も台帳に登録すべきですか。
登録をお勧めします。単発に見えても翌年同じ主催者から依頼が来ることがあり、過去の配置内容や見積りが残っていれば提案がスムーズになります。
教育記録を顧客台帳に持たせる意味は何ですか。
入札や契約更新、施設側の監査で配置隊員の教育実施状況を示すよう求められることがあります。現場・顧客ごとに記録を紐付けておけば、求められた際にすぐ提示できます。
現場の警備計画書や仕様書はどこに保管すればよいですか。
顧客台帳側に現場ごとの契約書・仕様書を添付する形で持つと、契約更新や引き継ぎの際に契約内容と窓口情報を同じ場所で確認できます。
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