警備業の社内の情報共有で押さえること
上番・下番の報告が口頭止まりになる
隊員は現場に着くと電話や口頭で本部に上番を報告しますが、受けた担当者がメモを取り忘れたり、次の交代班に伝え忘れたりすることがあります。下番時の報告も同様で、誰が何時に現場を離れたかが記録として残らず、後から確認しようとしても曖昧になってしまいます。
現場ごとの連絡事項が隊員に届かない
配置変更や立哨位置の変更、巡回ルートの見直しなどは現場ごとに異なり、掲示板に貼っただけでは出勤前に見ない隊員も出てきます。LINEで送っても既読が付かず、実際に内容を把握しているかどうかが本部側で分からないまま勤務に入るケースがあります。
交代勤務での引き継ぎが人に依存する
夜間から日勤への交代や、イベント警備での短時間の交代では、前の勤務者から次の勤務者への引き継ぎが口頭のメモ書き程度になりがちです。特記事項があっても手書きのメモが引き継がれなかったり、紛失してしまうことがあります。
教育記録が隊員個人や担当者任せで散逸する
新任教育や現任教育の実施記録は、実施した担当者の手元やファイルにとどまり、隊員全体の受講状況を本部がすぐに把握できないことがあります。異動や退職があると記録の所在があいまいになり、必要なときに探し直す手間が生じます。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 現場ごとの連絡事項を既読確認付きで共有できる
- 上番・下番の報告をスマホから記録できる
- シフト表と現場の配置表を隊員がスマホで確認できる
- 新任教育・現任教育の実施記録を隊員ごとに保存できる
- 交代勤務の引き継ぎ事項を次の勤務者に自動で引き渡せる
- 立哨位置や巡回ルートの図を共有できる
- 本部から全隊員または現場単位で一斉連絡ができる
- 直行直帰の隊員にも通知が届く
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
隊員の勤怠をGPS連動で記録する機能や、シフトの自動作成、人員の配置最適化といった機能は、警備業向けの専用ソフトが実績を積んでいる領域です。こうした計算が絡む部分は、専用ソフトに任せたほうが安定します。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
現場ごとの連絡事項の既読確認、交代時の引き継ぎメモ、教育記録の保管といった「情報を共有し、残す」ための仕組みは、グループウェアやチャットツールで十分に持てます。教育記録を資産として蓄積しておけば、後から受講状況を確認する手間が減ります。
紙・Excelのままでよい部分
特定の現場だけで使う簡単な巡回メモや、イベント当日限りの配置変更の下書きなどは、紙やExcelのままでも問題ありません。立哨位置図や巡回ルート図は、必要に応じて手書き風の図を作れる道具で清書し、共有する部分と使い分けると無理がありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 現場ごとに「見てほしい連絡」と「見ていなくても困らない連絡」を一度仕分けする
- 上番・下番の報告方法を、口頭とスマホ入力のどちらに統一するか決める
- 新任教育・現任教育の記録を一元化し、誰がいつ受講したかを一覧で見られるようにする
- 繁忙期に人員招集が多いイベント警備の現場で、一斉連絡の仕組みを先に試す
- 施設警備や交通整理など日々の現場に展開し、引き継ぎ事項の運用を定着させる
警備業の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
隊員の年齢層が高く、スマホ操作に不安がある場合はどうすればよいですか
既読確認やボタン操作だけで済む簡単な画面にすれば、最低限の操作で連絡の受け取りができます。全員が使いこなすまでは、重要な連絡は口頭と併用しながら慣れていく進め方が無理がありません。
現場ごとに連絡内容を分けて共有できますか
施設警備、交通整理、イベント警備など現場の種類やグループごとに連絡先を分けて配信できます。関係のない現場の隊員に無関係な連絡が届くことを避けられるため、見るべき連絡が埋もれにくくなります。
教育記録をシステムに移してよいか、紙の記録は残すべきですか
新任教育・現任教育の実施記録はシステムに保存しつつ、原本となる書類は別途保管しておく運用が安心です。システム上の記録は検索や確認に使い、紙の原本は控えとして保管する役割分担が現実的です。
警備業の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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