警備業の会議の議事録で押さえること
警備計画の事前協議の言葉を正確に残す
イベント警備や交通警備では、警察や消防、主催者、工事会社との事前協議で配置人数や経路、無線の運用方法が決まります。ここで決まった内容は後日警備計画書に書き起こすため、言い回しが違うと配置図や指示書に食い違いが出てしまいます。協議の場でメモを取りながら発言もするのは難しく、結局あとで記憶を頼りに書き直すことになります。
現場の定例会議は戻ってから書くので流れる
施設警備の定例会議や巡回後のヒヤリハット共有会議は、現場责任者が巡回や上番下番の合間に出席することが多く、会議が終わるとすぐ次の業務に戻ります。本社に戻って清書する時間はなかなか確保できず、口頭で伝えた内容だけが残り、議事録自体は書かれないまま次の会議を迎えることが少なくありません。
教育の確認会議は記録として使い回せる
新任教育や現任教育のあとに行う確認会議、巡回指導後のフィードバック会議は、話した内容そのものが教育の実施記録になります。議事録をきちんと残しておけば、教育の実施記録を別途まとめ直す手間が減り、監督者が内容を確認した証拠としても使えます。
当日の本部会議は振り返りの材料になる
イベント警備や交通警備では、当日の本部会議や撤収後の振り返りで、配置の問題点や無線のつながりにくさなどが話題になります。ここで出た指摘は次回の警備計画を見直す材料になりますが、当日は誰も記録に専念できず、口頭でのやり取りのまま終わってしまうことが多くあります。
会議の議事録のシステムに要る機能
- 現場からスマートフォンで会議の録音をアップロードできる
- 文字起こしから配置人数・経路・無線運用などの決定事項を項目別に整理できる
- 警察・消防・主催者など外部参加者の発言を区別して残せる
- 現場责任者が本社に戻らずスマートフォンで下書きを確認・承認できる
- 教育記録として使う議事録に印をつけて保存できる
- 現場・案件ごとに過去の議事録を検索できる
- 承認済みの議事録だけを確定版として一覧に残せる
- 録音データを社外に出さず自社のサーバーで処理できる
どこを何で持つか
警備計画書や配置図は専用ソフトに任せる
警備計画書の作成や配置図、シフトや上番下番の管理は、警備業向けの専用ソフトに任せたほうが効率的です。議事録のシステムはあくまで会議の内容を記録に残すところに絞り、計画書づくりそのものは専用ソフト側で行うという役割分担が無理がありません。
録音から下書き・承認までは自社で持てる
会議の録音、文字起こし、AIによる下書き作成、人による確認と承認までは、自社でシステムを持っておける範囲です。警察や消防との協議内容、教育記録として使う内容は社外に出したくない場合が多く、同じサーバーで処理が完結する仕組みが向いています。
点呼メモや簡単な伝達は紙・Excelのままでよい
日々の点呼や短い伝達事項、現場内だけで共有するちょっとしたメモは、これまでどおり紙やExcelで十分です。議事録として残すべきなのは、外部との協議や教育の確認会議など、後で見返す必要があるものに絞ると運用が続けやすくなります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
会議の議事録に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI MOM | 会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- まず警察・消防・主催者との事前協議から試し、録音とアップロードの流れを確認します
- 録音を担当する人を決めます。現場责任者が自分のスマートフォンで録音し、そのままアップロードする形が現実的です
- AIが作った下書きを、配置人数や経路など決定事項に誤りがないか現場责任者が確認し、承認してから確定させます
- 新任教育や現任教育の確認会議を対象に加え、議事録を教育記録として保存するルールを決めます
- イベント警備の繁忙期に合わせて、当日の本部会議や撤収後の振り返りにも運用を広げます
警備業の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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警察や消防との打ち合わせを録音してもよいのでしょうか
相手の同意があれば問題ありません。協議の冒頭で録音する旨を伝え、議事録作成のためだと説明しておくと、あとで内容を確認してもらう際にも話がスムーズです。
現場责任者がスマートフォンで録音するだけで済みますか
それで十分です。録音したファイルをそのままアップロードすれば、文字起こしと下書き作成は自動で進みます。現場责任者は本社に戻らず、空いた時間に下書きを確認するだけで済みます。
教育記録として使う議事録はどう区別すればよいですか
新任教育や現任教育の確認会議であることが分かるように印をつけて保存しておきます。あとで教育の実施記録をまとめる際に、該当する議事録だけを探し出せるようにしておくと手間が減ります。
警備業の他の業務
他の業種で会議の議事録を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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