警備業の勤怠管理で押さえること
上番・下番の報告が現場ごとに違う
固定の警備現場では無線や電話での口頭報告、イベント警備では現場責任者が後でまとめて提出する日報が多く、報告の形がそろっていません。事務所側で現場ごとの記録方法を把握し直してから時刻を突き合わせる手間が発生します。
配置表の差し替えが当日に起きる
月間の配置表を組んでも、隊員の急な欠勤や現場からの応援要請で当日に差し替えが入ります。紙の配置表に手書きで訂正を入れていくと、誰がどの現場に何時間入ったかが後から追いにくくなります。
複数現場を掛け持ちする隊員の時間集計
一人の隊員が月内に複数の現場・複数のクライアントを担当することがあり、現場ごとに勤務時間帯や深夜勤務の割合が異なります。給与計算のために現場をまたいで時間を合算する作業が、締め日の集計を重くしています。
教育記録の管理と提出
新任教育・現任教育の受講履歴を隊員ごとに残しておく必要があり、配置先から資格の確認を求められることもあります。紙の受講記録を個人ファイルで管理していると、更新時期の把握が後手になりがちです。
勤怠管理のシステムに要る機能
- 現場（配置先）ごとの上番・下番記録
- 複数現場をまたぐ月間シフト表の作成・当日差し替えの反映
- 深夜・休日勤務の自動区分集計
- 隊員別の新任教育・現任教育の受講履歴管理
- 配置人数・応援要員の手配状況の一覧
- 現場に端末がなくても隊員のスマートフォンから上番・下番を報告
- 締め日の勤怠データの一括出力（給与計算用）
- 指導教育責任者等、資格者情報の管理
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
警備業法に基づく届出書類のひな形作成や、配置計画と請求を一体で管理する機能までを含む専用ソフトがすでに業界にはあります。クライアントへの警備実施報告書のやり取りまで専用ソフトに任せているところも多く、そこまで自社で作り直す必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
上番・下番の記録そのものと、締め日の深夜・休日区分の集計は自社で持てる範囲です。顔認証のタイムレコーダーを一台置くだけで打刻を残す方法や、隊員ごとの教育受講履歴を職に紐づけて記録する仕組みは、買い切りや無料のシステムで十分に対応できます。
紙・Excelのままでよい部分
イベント警備のような単発案件の当日配置メモや、現場での簡単な連絡事項は紙やExcelのままで構いません。開催日ごとに人数も体制も変わる案件を無理にシステム化すると、作る手間が報告の手間より大きくなってしまいます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 施設警備など配置が固定の現場から、上番・下番の記録をデジタル化します。現場に打刻機を置けない場合も、隊員の端末から報告できる形にします
- 複数現場の配置表を一つの画面でまとめ、欠勤や応援による差し替えをその場で反映できるようにします
- 深夜・休日の区分集計を自動化し、締め日に給与計算へそのまま渡せる形にします
- 隊員ごとに新任教育・現任教育の受講履歴を登録し、配置先からの照会にすぐ答えられるようにします
- イベント警備など単発案件は当面、紙やExcelの配置メモと併用し、無理に全てを一度にシステム化しません
警備業の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
現場に打刻機を置けない場合はどうすればいいですか
隊員が持つスマートフォンから上番・下番を報告する形にすれば、現場に機器を置かずに記録が残ります。無線や電話での口頭報告と併用しても構いません。
新任教育・現任教育の記録もシステムで管理できますか
隊員ごとに受講日や内容を登録しておけば、配置先からの資格確認や更新時期の把握がしやすくなります。教育計画そのものの作成までは業界の専用ソフトに任せるのも一つの方法です。
複数現場を掛け持ちする隊員の給与計算は難しくありませんか
現場ごとの上番・下番と深夜・休日の区分を記録しておけば、締め日に現場をまたいで時間を集計できます。手作業で現場別の紙を突き合わせる必要がなくなります。
警備業の他の業務
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