警備業の案件・工程管理で押さえること
案件ごとに工程が分かれ、進み具合が見えにくい
施設警備の常駐案件、交通警備の工事現場対応、イベント警備の単発案件では、打合せ・配置計画・実施・報告書提出・請求という工程の進み方がそれぞれ違います。案件数が増えると、どの案件が報告書待ちで、どの案件が請求段階かを事務所側で把握しづらくなり、担当者に電話で確認する場面が増えます。
隊員配置と上番・下番の実績が案件の進行を左右する
案件ごとに必要な人数や資格（警備員指導教育責任者、交通誘導の経験者など）を満たす隊員を配置し、当日の上番・下番が実績として記録されて初めて、その案件の実施が完了したとみなせます。配置表と実績の確認が別々の場所にあると、案件の進行確認に時間がかかります。
報告書の提出と客先確認が完了の節目になる
日報やパトロール記録、交通誘導の実施報告、イベント警備の警備計画書と実施報告など、案件ごとに求められる報告書の種類は異なります。提出済みか、客先の確認待ちか、差し戻しかという状態が分からないと、案件が終わったのか、まだ続いているのかの判断がつきません。
教育記録が配置可否と案件の記録を兼ねる
新任教育や現任教育、資格者講習の受講歴は、その隊員をどの案件に配置できるかを決める材料になります。案件の記録と教育記録を同じ仕組みでひも付けておくと、配置の妥当性を後から確認する手間が減り、監督官庁への説明にも使える資産になります。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 案件ごとの工程（打合せ・配置計画・実施・報告書提出・請求）の進行状況を一覧表示
- 隊員の配置表と上番・下番実績を案件ごとに紐づけて記録
- 日報・パトロール記録・事故報告など報告書の提出状況と客先確認状況の管理
- 資格・教育受講歴を確認した上での配置可否チェック
- 現場写真や点検表、警備計画書の添付・保管
- 客先ごとの報告書フォーマットや提出期限の管理
- イベント警備など単発案件と、施設警備など継続案件を分けて管理
- 案件の完了・請求待ちなど進行状態のステータス管理
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
隊員の勤怠やGPSによる巡回状況の記録、シフト作成そのものは、警備業向けの専用ソフトやシフト管理サービスに任せたほうが効率的です。これらは別の業務として整理し、案件・工程管理では配置の結果や実施記録を参照する形にするのが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
案件ごとの工程の進み具合、報告書の提出・確認状況、教育記録とのひも付けは、案件管理や課題管理のOSS、または買い切りの案件管理システムで十分に持てます。事務所の誰が見ても進行状況が分かる状態を作ることが目的です。
紙・Excelのままでよい部分
現場で手書きするパトロール記録の原本や、客先指定フォーマットの報告書そのものは、紙や客先のExcelのままで構いません。システム側では「提出済み」「確認待ち」といった状態と、ファイルの保管場所だけを管理すれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- まず施設警備・交通警備・イベント警備など案件の種類ごとに、打合せから請求までの工程を書き出します。
- 年末年始の交通警備や大型イベントが集中する時期に配置と報告書提出が重なる案件を想定し、優先度の付け方を決めます。
- 隊員の資格・教育受講歴を確認できる形で整理し、案件への配置可否をチェックできるようにします。
- 事務所に一人、案件の進行状況と報告書の提出状況を見る担当を決め、数件の案件で運用を試します。
- 現場と事務所の間で、報告書の提出タイミングと確認ルールを決めてから、全案件に広げます。
警備業の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
客先ごとに報告書のフォーマットが違いますが、システムでまとめて管理できますか。
報告書そのものは客先の指定フォーマットのまま使い、システム側では提出済みか確認待ちかという状態とファイルの保管場所だけを管理する形が現実的です。フォーマットの変換までは行いません。
複数の現場を抱える施設警備の案件はどう管理すればよいですか。
1つの案件の中に現場ごとの配置と実施記録をまとめ、どの現場の報告書が未提出かを一覧できるようにしておくと、全体の進行状況を事務所側で把握しやすくなります。
事故やクレームが発生した案件の記録も同じ仕組みに入れてよいですか。
通常の進行記録とは別に、発生日時・対応内容・報告先を記録できる欄を案件に加えておくと、通常案件との違いが分かりやすくなります。別システムに分ける必要はありません。
警備業の他の業務
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