塾・スクールのマニュアル・手順書で押さえること
教室ごとに手順がばらつく
本部が決めたやり方があっても、教室長や主任講師の裁量で入会面談の進め方や保護者への連絡タイミングが変わってしまいます。複数教室を持つ塾では、教室間で保護者対応の質に差が出て、本部への問い合わせが特定の教室だけ多くなることもあります。
新人講師への説明が口頭中心
アルバイト講師の入れ替わりが多い業種のため、出欠の取り方や保護者への電話連絡の言い回しを、先輩講師がその場で教える形になりがちです。教える人によって内容が少しずつ違い、生徒や保護者から見ると対応が一貫していない印象を与えてしまいます。
月謝・振替のルールが伝わりにくい
月謝の請求サイクルや欠席時の振替授業の扱いは教室運営の核になる部分ですが、紙のメモや過去のメールを探して確認するような運用では、新人が間違った案を保護者に伝えてしまう恐れがあります。手順を文書にしておくことで、誰が対応しても同じ案を出せます。
繁忙期ほど手順書が役立たない
新年度や講習期間の直前は教室長自身も立て続けに業務が重なり、新人への説明に時間を割けません。その結果、手順書がないまま現場に入らせることになり、保護者対応で行き違いが生じやすくなります。普段から更新された手順書があるかどうかで、繁忙期の混乱の大きさが変わります。
マニュアル・手順書のシステムに要る機能
- 入会面談から初回授業までの流れを順番に示す画面
- 欠席連絡・振替授業の受け方を手順ごとに確認できる構成
- 月謝案内や督促の文例をそのまま使える文面集
- 教室ごとに手順を分けて管理できる仕組み
- 更新した手順の履歴が残り、古い版と見分けられる機能
- 講師が自分のスマートフォンからも手順を確認できる表示
- 新人講師に読んでもらった記録を残せる仕組み
- 検索で該当の手順にすぐ到達できる作り
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
生徒の出欠記録や月謝請求そのものは、塾向けの専用システムに連携機能があることが多く、手順書作りのために新たに作り込む必要はありません。既存の管理システムの操作マニュアルは、そのシステムの画面を撮って残す形で十分です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
入会対応・欠席連絡・月謝案内といった、教室運営に固有の手順をまとめた文書は、自社で軽く持てる仕組みで管理すると更新がしやすくなります。保護者からよくある質問への回答をあらかじめ用意しておき、AIチャットボットのような仕組みで新人講師が自分で調べられるようにしておくのも一つの方法です。
紙・Excelのままでよい部分
教室内だけで使う当日の座席表や、講師個人のメモ書き程度のものは、紙やExcelのままで差し支えありません。手順として保護者や生徒に関わる部分と、教室内限りの運用メモとを分けて考えると、整える範囲が絞れます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売しているマニュアル・手順書向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
マニュアル・手順書に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、マニュアル・手順書に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Architect | 会話から実装可能なシステム設計書を作る、ローカルLLM対応の対話型設計スタジオです。 | MIT | 日本語対話と日本語設計書に対応。 | 触れる |
| Kurage Memo | 本文の1行目がそのままタイトルになる、1ファイルPHPのメモ帳です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| AFFiNE | 計画、整理、創造を統合した次世代のナレッジベースです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Memos | 思いついた内容をすばやく記録し、自社で管理できるオープンソースのノート作成アプリです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Joplin | プライバシーを重視し、複数の端末で同期して使えるノート作成アプリです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| SiYuan | 人間とAIエージェントが協調して作業を行う、プライバシー重視のセルフホスト型知識管理ワークスペースです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 新年度や講習期開始前の落ち着いた時期に、既存の口頭ルールを教室長が書き出すことから始めます。
- 複数教室がある場合は、教室ごとに違うやり方を一度並べて、どちらを本手順にするか決めます。
- 入会対応・欠席連絡・月謝案内など、保護者に関わる手順を優先してまとめ、教室内限りのメモは後回しにします。
- 新人講師やアルバイト講師に実際に読んでもらい、分かりにくい箇所を直してから本採用します。
- 学期ごとや講習期前に見直す時期を決めておき、古い案内文のまま使ってしまうことを防ぎます。
塾・スクールのマニュアル・手順書、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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アルバイト講師が多く、入れ替わりが頻繁でも手順書は役立ちますか。
入れ替わりが多い教室ほど、口頭説明に頼る負担が大きくなるため手順書の効果が出やすいです。短期間で辞める講師にも、最低限の保護者対応だけ先に伝える形で使うと負担が減ります。
教室長によって対応が違う場合、どちらに合わせて手順書を作ればよいですか。
どちらかが間違っているとは限らないため、まず両方のやり方と理由を並べて、本部や代表の考えに合う方を選ぶか、良い点を組み合わせて一つにまとめる形が現実的です。
保護者への連絡文面まで手順書に入れる必要がありますか。
入れておくと新人講師が言葉選びに迷わず、教室間で案内内容がずれにくくなります。欠席連絡や月謝の督促のように繰り返し使う文面は、手順書に組み込んでおくと実際によく使われています。
塾・スクールの他の業務
他の業種でマニュアル・手順書を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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