自動車整備工場の電子契約で押さえること
承諾待ちが段取りを止める
板金修理では保険会社や所有者の承諾を得てから着手しますが、見積りを送ってから承諾が戻るまで郵送だと1週間ほど止まることがあります。車両を預かったまま部品発注も作業順も決められず、他の入庫車両の予定も後ろ倒しになりがちです。
分解してから分かる追加整備
整備は車体を分解してから初めて傷み具合が分かることが多く、当初の見積りにない部品交換や修理が必要になります。電話で口頭確認だけ済ませると後で金額や内容の行き違いが起きやすく、損傷箇所の写真を添えた見積りを都度送って署名をもらう手間が欠かせません。
所有者と使用者が別の車両
リース車両や社用車、レンタカー会社の車は、整備や車検を依頼してくる担当者と車両の所有者が別です。所有者からの委任状や承諾がないと作業に進めない場面があり、郵送でのやり取りだと車両を預かったまま待つ時間が長くなります。
車検の代理受検に必要な委任状
ユーザー車検や代理受検では、運輸支局への手続きを工場が代理で行うための委任状が必要です。所有者が店に来られない場合は郵送で委任状を送ってもらってから手続きに進むため、車検満了が迫った車両ほど日程に余裕がなくなります。
電子契約のシステムに要る機能
- 見積書・作業指示書をPDFフォームにして顧客や保険会社に送れる
- 損傷箇所や部品の写真を添付したまま承諾を依頼できる
- 追加整備が出たときに差額分だけ再度承諾を取れる
- 所有者・使用者・保険会社など宛先ごとに署名の順番を分けられる
- 委任状や承諾書のひな形を車種・手続きの種類別に保存しておける
- 署名待ちの案件を入庫予定と並べて一覧で確認できる
- 引渡確認書も同じ仕組みで取得し車両ごとの履歴に残せる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
車検の予約や法定点検記録、運輸支局への申請データのやり取りは、フロント業務や工程管理と一体になった整備業務用の専用ソフトに任せたほうが安全です。電子契約の仕組みは、そこに積み上がる書類のやり取りを担う部分として位置づけます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
見積書・作業指示書への承諾、板金修理の修理承諾書、委任状、引渡確認書といった、自社で様式を決めている書類の電子署名は、DocuSealやDocusennoのようなPDFフォームと電子署名のシステムで持つことができます。
紙・Excelのままでよい部分
オイル交換やタイヤ交換など即時に口頭で承諾を得られる軽微な作業、社内だけで使う作業チェックリストや工程表は、紙やExcelのままで十分です。わざわざ署名のやり取りに乗せる必要はありません。
電子契約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、電子契約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| DocuSeal | PDFフォームの作成、入力依頼、電子署名をセルフホストできるオープンソース電子署名システムです。 | AGPL-3.0 | 署名フォームは日本語化可能。管理画面は導入時の確認が必要。 | — |
| Documenso | 電子署名による文書へのサインを管理できるオープンソースのアプリケーションです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenSign | DocuSignの代替となるオープンソースの電子署名プラットフォームです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| system-designer | システム構築のためのローコード開発プラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルなし | — |
| GpgFrontend | GnuPGとRust製のバックエンドを切り替え可能な、モダンなOpenPGPツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| jsignpdf | クロスプラットフォームで動作するPDF電子署名ツールです。 | LGPL-2.1 | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- 板金修理の修理承諾書、整備の追加承諾、所有者への委任状のうち、郵送でのやり取りが着手の遅れにつながっている書類をまず洗い出します。
- 車種や取引先(保険会社・リース会社など)別にひな形を作り、損傷箇所の写真を添付できるPDFフォームにしておきます。
- フロントの担当者が現場で撮った写真をその場で添付して送れるようにし、検査員や整備主任者の確認が必要な書類は送付前に社内承認を挟みます。
- 車検が集中する時期や決算期前は件数が多いので、まず一部の取引先や一部の書類から試して運用に慣れます。
- 軌道に乗ったら引渡確認書まで同じ仕組みに広げ、車両ごとの署名済み書類を履歴として残します。
自動車整備工場の電子契約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
保険会社とのやり取りも電子署名にできますか。
保険会社によって指定の様式やシステムがある場合もあるので、まずは自社が窓口となる修理承諾書や見積りへの同意の部分から始め、保険会社側の求める方法とは併用するのが無難です。
車検の委任状も電子化できますか。
代理受検や所有者立会いのための委任状を、所有者に電子署名で送って回収することはできますが、運輸支局への提出で求められる形式や押印の扱いは、既存の整備業務ソフトの案内などで事前に確認してください。
高齢のお客様でも電子署名を使えますか。
スマホのSMSやメールに届くリンクを開いて署名するだけの仕組みが多いので、簡単な操作であれば対応できますが、不安な方には紙の承諾書も選べるようにしておくと安心です。
自動車整備工場の他の業務
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