自動車整備工場の現場記録・作業報告の集約で押さえること
報告が紙・LINE・口頭に分かれる理由
整備士は作業中に手が汚れているため、点検表への手書きや口頭での申告が中心になります。急ぎの連絡や写真はLINEで個人間でやり取りされ、どの車両の何の記録かが後から追いづらくなります。結果として、同じ作業内容を事務所側で請求書用に書き起こす二度手間が発生します。
車検整備ならではの記録項目
24か月点検などの法定点検では、点検箇所ごとの判定や交換部品の型番・数量を記録する必要があります。保安基準に関わる項目は後で見返すことが多く、どの整備士がいつ何を確認したかがあいまいなままだと、再点検や問い合わせの対応に時間がかかります。
板金作業は工程と差異の記録が増える
板金では見積段階の損傷箇所と、実際に外してみて分かった追加の作業がずれることがよくあります。塗装やパネル交換の進行を工程ごとに記録しておかないと、お客様への状況説明や追加費用の説明のときに、担当者の記憶に頼ることになります。
記録の積み重ねが次回案内につながる
車両ごとに作業履歴がまとまっていると、次回の車検時期や過去の整備内容を踏まえた案内がしやすくなります。入庫予約や顧客対応の仕組みは別の業務になりますが、現場記録がきちんと蓄積されていることが、その土台になります。
現場記録・作業報告の集約のシステムに要る機能
- 車台番号・登録番号で車両ごとに作業記録を紐づけられる
- スマホやタブレットから現場で入力でき、手が汚れていても音声やタップで記録できる
- 法定点検の点検項目や保安基準に関わる判定をテンプレート化できる
- 交換部品の型番・数量を記録し、請求書作成時にそのまま転記できる
- 板金の損傷箇所・工程の写真をビフォーアフターで添付できる
- 作業時間や担当整備士を記録し、工数の実態を振り返れる
- 車検期限や前回整備の日付から次回案内のタイミングを把握できる
- 整備士ごとの作業ログを後から検索・確認できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
保安基準への適合判定や法定点検記録簿の決まったフォーマット、OBD診断結果の取り込みなどは、整備業務向けの専用システムに任せるのが安全です。指定工場・認証工場としての電子的な記録義務に関わる部分は、専用ソフトの仕組みに準拠させておくほうが確実です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
現場からの作業報告を車両単位で集約する部分、写真つきの作業記録、工数や担当の記録、次回案内のタイミング管理といった社内運用の部分は、オープンソースや買い切りのシステムで十分にまかなえます。専用ソフトが扱わない「報告の集約」というすき間を埋める位置づけです。
紙・Excelのままでよい部分
ピット内の簡単な工具チェックリストや、その日限りの作業メモなど、後から検索したり請求に使ったりしない記録は、紙やホワイトボードのままで問題ありません。すべてをシステム化しようとすると現場の負担が増えるだけです。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している現場記録・作業報告の集約向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
現場記録・作業報告の集約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、現場記録・作業報告の集約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 車検や点検が比較的落ち着いている時期を選び、試験的に数台分の記録から始めます
- 整備士が油や汚れのついた手でも入力できるか、実際にピットで試してもらいます
- 既存の点検表や作業指示書の項目をそのままテンプレートとして移します
- 車検証の情報から車台番号・登録番号を登録し、過去の作業と紐づけます
- 車検シーズンなど繁忙期に向けて、板金・一般整備の全作業に記録の範囲を広げます
自動車整備工場の現場記録・作業報告の集約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
整備士はパソコンやスマホの入力が苦手ですが、使えるようになりますか。
点検表の項目をそのままタップで選べる形にしておけば、文字入力はほとんど必要ありません。写真を撮って車両に添付するだけでも記録として十分な場合が多く、まずは一部の作業だけで試すと負担が少なく済みます。
法定点検記録簿などの紙の書類は完全になくせますか。
法定点検記録簿のように決まった書式での保管が求められる書類は、専用ソフトや既存の運用に合わせて残すのが安全です。現場記録の集約システムは、その手前にある日々の作業報告を整理する役割と考えるとよいです。
板金の見積と実際の作業がずれたとき、どう記録すればよいですか。
最初の見積内容と、作業中に追加で分かった損傷を分けて記録しておくと、後からお客様への説明がしやすくなります。工程ごとに写真と簡単なメモを残すだけでも、追加費用の根拠として役立ちます。
自動車整備工場の他の業務
他の業種で現場記録・作業報告の集約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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