放課後等デイ・学童の現場記録・作業報告の集約で押さえること
支援記録が紙とLINEに分散
日々の支援記録は、職員が現場で紙に書いたり、保護者とのやり取りはLINEで個別に残ったりと、入口が複数に分かれやすい業務です。月末に国保連への請求や保護者向けの報告書を作る際、紙の記録とLINEのメッセージを見比べながら突き合わせる作業が発生し、同じ内容を何度も書き直す手間が生まれます。
送迎の乗車・降車記録
送迎車の乗車・降車は、安全管理のために誰がいつ乗り降りしたかを記録する必要があります。紙のチェック表やホワイトボードで管理していると、ドライバーと教室の職員、事務所の間で記録が行き違い、保護者からの問い合わせに答えるのに時間がかかることがあります。
保護者への連絡事項の管理
その日の様子や連絡事項を保護者に伝える手段がLINEと連絡ノートに分かれていると、職員ごとに伝え方がばらつき、伝えたはずの内容が記録に残っていないということも起こります。誰が何をいつ伝えたかを後から追えるようにしておく必要があります。
申し送り・ヒヤリハットの共有
体調の変化や軽微なけが、気になる言動などの申し送りは、次の勤務の職員やほかの教室にも共有される必要があります。口頭やメモだけで引き継ぐと、担当が変わった際に情報が途切れ、同じ確認を保護者に繰り返してしまうことがあります。
現場記録・作業報告の集約のシステムに要る機能
- 支援記録をスマホ・タブレットから入力できる
- 活動の様子を伝える写真の添付
- 送迎の乗車・降車チェック記録
- 保護者への連絡事項と伝達済みの記録
- 申し送り・ヒヤリハットの共有欄
- 児童ごと・日付ごとの記録一覧表示
- 職員ごとの入力・閲覧権限の管理
- 月次の記録をまとめて請求担当へ渡す出力
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
国保連への請求、個別支援計画の作成・更新、児童発達支援管理責任者が行う評価といった制度に直結する部分は、放課後等デイサービスや児童発達支援向けの専用ソフトに任せるのが安全です。請求の計算ルールや様式は制度に合わせて作られているため、自作の仕組みに置き換える必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
日々の支援記録、送迎の乗車・降車記録、保護者への連絡事項、申し送りの共有は、制度の様式に縛られない社内の記録です。現場からの入力をまとめて一覧化し、月末に請求担当へ渡す実績表を作るところまでは、自社で持つシステムに任せられます。
紙・Excelのままでよい部分
個別支援計画書そのものや研修記録、年に数回しか更新しない契約関連の書類は、紙やExcelのままで十分です。頻度が低く、集約や転記の手間が大きくないものまで無理にシステム化する必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している現場記録・作業報告の集約向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
現場記録・作業報告の集約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、現場記録・作業報告の集約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず、現在紙とLINEのどちらに何の記録が入っているかを、支援記録・送迎・保護者連絡・申し送りの4種類に分けて書き出します。
- 児童発達支援管理責任者と現場の職員を交えて、どの記録を誰が・いつ入力するかを決めます。繁忙期の夏休み・春休みは記録量が増えるため、その時期を想定して運用を決めておきます。
- 送迎担当のドライバーと教室の職員の間で、乗車・降車の記録をどちらが入力するか役割を分けます。
- 小規模にまず1教室・1送迎ルートで試し、記録の抜けや入力のしやすさを確認してから全体に広げます。
- 月末の請求担当が記録をどう受け取るかを決めておき、転記作業が残らないようにします。
放課後等デイ・学童の現場記録・作業報告の集約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
紙の連絡ノートは完全になくせますか
保護者がノートでのやり取りを希望される場合は、紙を残しながら職員側の記録だけをシステムに移す運用もできます。全廃を急がず、現場の記録の重複をなくすところから始めるのがよく伺う進め方です。
LINEでの保護者連絡はどう扱えばいいですか
連絡そのものをLINEで続けても構いませんが、「何を伝えたか」をシステム側にも一行残しておくと、後から確認が必要になった際に職員の記憶に頼らずに済みます。
送迎の記録は誰が入力するのが現実的ですか
乗車時はドライバー、降車後の確認は教室の職員が入力する形が多く伺います。役割を分けておくと、どちらの記録も手薄にならずに残ります。
放課後等デイ・学童の他の業務
他の業種で現場記録・作業報告の集約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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