訪問介護の書類の電子化・文書管理で押さえること
利用者ごとに増える書類の種類
訪問介護では利用者ごとに契約書、重要事項説明書、アセスメント表、居宅サービス計画書(ケアプラン)の写し、保険証のコピー、主治医の意見書、同意書など多くの書類を受け取ります。開始時だけでなく更新や状態変化のたびに書類が増え、利用者が増えるほど管理する量も比例して膨らんでいきます。
紙の原本とスキャンPDFの二重管理
原本はキャビネットに綴じ、控えはスキャンしてPC内のフォルダに保存する運用が多く、どちらが最新版か、どこに何があるかが職員ごとに違う認識になりがちです。利用者名や日付の付け方が揃っていないと、同じ書類が紙とPDFで別々に探される事態も起こります。
運営指導・行政対応で求められる即時提出
運営指導(行政の指導監査)では、利用者ごとの契約書やケアプラン、記録類をその場で求められることがあります。日頃から利用者単位・書類種別で整理されていないと、監査当日に書類を探し回ることになり、事務所全体の時間を取られてしまいます。
直行直帰のヘルパーとの情報共有
訪問介護のヘルパーは利用者宅から次の利用者宅へ直行直帰することが多く、事務所に立ち寄る時間が限られます。契約内容の変更やケアプランの更新を紙でしか確認できないと、事務所に来るまで最新情報を知らないまま訪問することになりかねません。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- スマホのカメラで書類を撮影してPDF化できる
- 利用者名・書類種別(契約書/アセスメント表/ケアプラン等)で検索できる
- 契約更新日や保険証の有効期限が近づいたら知らせてくれる
- 原本の保管場所(キャビネットの棚番号など)を記録できる
- 事務所外からもスマホやタブレットで閲覧できる
- 利用者単位・職員単位で閲覧権限を分けられる
- 運営指導時に利用者ごとの書類一覧をまとめて出力できる
- 書類ごとに最新版かどうかの更新履歴が分かる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
介護保険の請求やサービス提供記録、ケアプランの作成そのものは、請求業務と連動する訪問介護専用の介護ソフトに任せるのが安全です。書類の電子化・保管の仕組みと請求機能を無理に一体化しようとすると、制度改正時の対応が複雑になります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
契約書や重要事項説明書、ケアプラン写しなどのスキャンPDFを利用者ごとに整理して検索する部分は、paperless-ngxのような文書管理ソフトや、簡易なメモ・ファイル管理の買い切りシステムで十分に対応できます。請求業務とは分けて、書類を探す手間を減らすことに専念させます。
紙・Excelのままでよい部分
利用者やご家族の署名・押印がある契約書の原本、医師の意見書の原本は紙のまま保管庫に残すのが基本です。どのキャビネットのどの棚にあるかを一覧表(Excelでも構いません)にしておけば、電子化したデータと原本の対応がすぐに分かります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 事業所内で利用者ごとに必須となる書類(契約書、重要事項説明書、アセスメント表、ケアプラン写し、保険証コピー、主治医意見書など)を棚卸しする
- 既存の紙書類をスキャンして電子化し、原本は保管場所を決めてキャビネットに整理し直す
- 利用者名と書類種別で検索できるよう、フォルダ構成とファイル名の付け方を決める
- 直行直帰のヘルパーがスマホから閲覧・撮影登録できるよう権限を設定する
- 運営指導に備えて、利用者ごとの書類一覧と原本・電子データの保管場所を対応させた表を作る
訪問介護の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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原本は電子化したら処分していいですか？
契約書など利用者の署名・押印がある書類は原本保管が基本で、電子化はあくまで検索用の控えとして使うのが安全です。保存の扱いは自治体の指導内容に従って判断してください。
運営指導の時に慌てないためにはどうすればいいですか？
利用者ごとに必要書類の一覧を作り、電子データと原本の保管場所を対応させておくと、指導担当者からの求めにその場で答えやすくなります。日頃の整理がそのまま当日の安心につながります。
ヘルパーが事務所に来ない日でも書類を見られますか？
スマホやタブレットから閲覧できる仕組みにしておけば、直行直帰のまま利用者の契約内容やケアプランの変更点をその場で確認できます。事務所に寄らずに済むため移動の負担も減らせます。
訪問介護の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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