ECショップ運営の書類の電子化・文書管理で押さえること
モールごとに形式が違う書類が積み重なる
楽天市場、Amazon、Yahoo!ショッピングなど併売するモールが増えるほど、各モールの管理画面からダウンロードする請求書や支払明細、出荷関連の書類の形式がそれぞれ異なります。担当者が自分のパソコンに個別に保存していると、後から別の担当者が探すときにどこにあるか分からなくなりがちです。
仕入先からの納品書・請求書が紙とPDFで混在する
仕入先によってはFAXや郵送で紙の納品書・請求書を送ってくるところもあれば、メールでPDFを送ってくるところもあります。入荷のたびに紙はファイリング、PDFはフォルダ保存と対応がばらばらになり、月末の確認や問い合わせ時にどちらを見ればよいか分からなくなります。
返品・交換の書類や検品記録が注文とつながらない
モール経由・自社EC経由どちらでも、返品・交換の際には理由書や検品記録が現物に同封されたり、検品担当者が手書きで記録したりします。これらが注文番号や該当のモールと結びつかずに保管されると、同じ商品の返品が続いたときに原因を振り返りにくくなります。
税務調査や会計処理のための書類を揃えるのに時間がかかる
確定申告や税務調査の際には、モール別の支払明細、仕入先からの納品書・請求書、輸入品を扱う場合はインボイスなどをまとめて揃える必要があります。紙とPDFが別々に保管されていると、必要な期間・取引先の書類をかき集めるだけでかなりの時間がかかります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- モール別（楽天市場・Amazon・Yahoo!ショッピング等）の請求書・支払明細をまとめて保存し、モール名と期間で検索できる
- 紙で届く納品書・請求書をスキャンしてPDF化し、仕入先名・日付・商品名で検索できる
- 返品・交換時の理由書や検品記録を注文番号に紐づけて保管できる
- 輸入品を扱う場合、インボイス・パッケージリスト・原産地証明をまとめて保管できる
- 書類の保管期限を自動で管理し、期限が近い書類を一覧で確認できる
- 検品担当者がスマホで書類や現物を撮影し、その場でアップロードできる
- 自社倉庫と委託倉庫など複数拠点から同じ書類に出先からでもアクセスできる
- 書類の閲覧権限を事務担当者と経営者で分けて管理できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
各モールの管理画面からダウンロードする請求書・支払明細の発行そのものや、受注管理システム（ASP）に標準で備わっている書類の自動保存機能は、モール側・ASP側の仕組みをそのまま使うのが確実です。フォーマットを自社で作り直す必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
モールからダウンロードした書類や、仕入先から届く紙をスキャンしたPDFを一元的に保存し、仕入先名・注文番号・日付で検索できる仕組みは、自社で持っておくと探す時間が大きく減ります。複数拠点からのアクセスや保管期限の管理もここに含められます。
紙・Excelのままでよい部分
宅配便の受取印や、単発でしか取引のない仕入先とのやり取りのメモなど、量が少なく後から検索する必要がほとんどないものは、無理に電子化しなくても紙のファイルやExcelの一覧表で十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 直近のセール時期や新商品入荷のタイミングで実際に発生した書類を集め、モール別・仕入先別に種類と量を洗い出します。
- モールごとの書類のダウンロード方法と、仕入先ごとの受け取り方法（紙・PDF・メール等）を一覧に整理します。
- 書類の多いモールや仕入先から優先してスキャン・保存のルールを決め、一部の取引から電子化を始めます。
- 検品担当者と事務担当者で、どこまでをその場で入力・撮影し、どこからを事務が整理するかを決めて運用に乗せます。
- 保管期限が近い書類を定期的に確認し、処分や税務対応の判断をする仕組みを組み込みます。
ECショップ運営の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
モールごとに書類のフォーマットが違いますが、まとめて管理できますか。
楽天市場・Amazon・Yahoo!ショッピングなど、モールごとに請求書や支払明細のフォーマットは異なりますが、ダウンロードしたファイルをモール名・期間で検索できる形で保存しておけば、フォーマットの違いを気にせずまとめて管理できます。
紙で届く納品書が多く、スキャンの手間が増えませんか。
検品や入荷のタイミングでスマホから撮影してアップロードできる仕組みにしておくと、わざわざスキャナーの前に行く手間が減ります。量が多い仕入先から優先して仕組みに乗せ、少量の仕入先は紙のままにしておく進め方でも問題ありません。
輸入品のインボイスや通関書類も一緒に管理できますか。
インボイスやパッケージリスト、原産地証明などもPDFとして同じ仕組みに保存し、仕入先名や商品名で検索できるようにしておけます。税務調査の際にまとめて提示する必要がある場合にも、探す時間を減らせます。
ECショップ運営の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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