動物病院の書類の電子化・文書管理で押さえること
検査画像とカルテの保管場所が分かれやすい
レントゲン・エコーなどの検査画像は撮影機器やその付属ソフトに残り、問診票や同意書は紙のまま、過去のカルテはスキャンPDFという具合に、同じ動物の情報が複数の場所に分散しやすくなります。診察のたびに画像とカルテを別々に開いて確認する手間が積み重なります。
一人の飼い主が複数の動物を連れてくる
多頭飼いの飼い主の場合、一回の来院で犬と猫など複数の動物のカルテや証明書が同時に発生します。動物ごとに書類を分けて保管していても、飼い主を基準に探すときにはすべてのペットの記録をまとめて見返す必要が出てきます。
紹介先や保険会社など院外とやり取りする書類がある
高度医療が必要な場合の紹介状、ペット保険会社に提出する診断書や請求に添える検査結果など、院外に渡す書類も少なくありません。渡した書類の控えと、もとになったカルテや画像をあとから対応させて確認できる状態にしておく必要があります。
ワクチン証明書など何年も先に探すことがある
狂犬病予防注射の証明書や過去の手術記録は、数年後に転居や他院への転院、ペットホテル・トリミング施設への提出などで急に必要になることがあります。古いカルテや証明書をすぐに取り出せるかどうかが、そのときの対応の速さを左右します。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 動物ごと・飼い主ごとにカルテ・問診票・検査画像をひも付けて保存する
- レントゲン・エコーなどの画像ファイルを解像度を落とさず保管する
- 紙の原本をスキャンした後、保管場所(キャビネットや箱の番号)と電子データを対応させて記録する
- 動物名・飼い主名・来院日・病名などで過去の書類を検索する
- 多頭飼いの飼い主について、すべてのペットの記録を一覧で確認する
- 紹介状やワクチン証明書など院外に渡す書類をPDFでまとめて作成・共有する
- カルテ閲覧と事務作業用の書類で、スタッフごとに見られる範囲を分ける
- スマホで撮影した書類をその場でアップロードする
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
診療内容そのものの記録や会計・レセプトに連動する電子カルテの作成は、動物病院向けの専用システムに任せたほうが安全です。保険請求や薬剤の在庫連動など診療行為に直結する部分まで自前で作り込む必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
過去のカルテや検査画像のスキャンデータをひとまとめにして検索できるようにする部分や、院内のパソコン同士でファイルを受け渡す仕組みは、オープンソースのツールで十分対応できます。簡易なメモの管理には買い切りのシステムを使う方法もあります。
紙・Excelのままでよい部分
受付でその場だけ使う当日の問診票の下書きや、診察の順番を確認するための待合メモなど、カルテに転記したあとは残さない書類は、紙やExcelのままで差し支えありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 現在ある書類をカルテ・検査画像・同意書・院外向け(紹介状・証明書)に分けて洗い出す
- 既に点在しているスキャンPDFや画像データの保管場所を、ひとつのルールにまとめる
- 繁忙期(予防接種や検診で来院が増える時期)を避け、比較的落ち着いた時期にエキゾチック担当など一部の診療から試しに運用する
- 問題が出なければ院内全体の運用に広げ、紙で受け取る書類のスキャンを日々の作業に組み込む
- 手の空いた時間を使って、過去のカルテや証明書を少しずつ遡って電子化する
動物病院の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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レントゲンやエコーの画像ファイルも同じ仕組みで管理できますか
画像ファイルをそのまま保存して動物やカルテにひも付けておけば、診察のたびに検査機器側のソフトを開き直さずに確認できます。ファイルサイズが大きくなりやすいので、保管先の容量だけは事前に確認しておくと安心です。
飼い主が変わった場合(譲渡・保護活動など)、過去の書類はどう扱えばよいですか
カルテや証明書は動物に、連絡先などは飼い主にひも付けておくと、飼い主が変わっても動物の診療履歴はそのまま引き継げます。新しい飼い主の情報だけを追加すれば過去の記録を失わずに済みます。
エキゾチックアニマルの記録も同じ仕組みでまとめて良いですか
犬猫と記録の形式が違っても、動物ごとにカルテや検査画像をひも付けて保存する仕組み自体は共通して使えます。種類特有の管理項目が多い場合は、カルテの様式だけを分けておくと探しやすくなります。
動物病院の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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