電気工事店の書類の電子化・文書管理で押さえること
現場写真の整理と提出
着工前・施工中・完工後の写真を工程ごとに撮り、工事ごとのフォルダに振り分けて保管する作業は、現場担当者が多いほど手間がかかります。元請けへ提出する枚数や撮影箇所の指定がある場合は、撮り直しや整理のやり直しも発生しやすく、紙に出力してから並べ替えるような運用では時間がかかります。
竣工図書・試験成績書の保管
空調・電気・通信の工事ではそれぞれ試験成績書や竣工図書の形式が異なり、工事が終わるたびに紙でファイリングしていると書庫がすぐにいっぱいになります。保管期間が長い書類も多く、何年も前の工事の書類を元請けや施主から求められた際に、どの棚のどのファイルかを探し出すのに時間がかかることがあります。
元請けとの書類やり取り
下請けとして複数の元請けと取引していると、提出書類の形式や送付方法が元請けごとに異なり、メール添付・郵送・現場での手渡しなど方法が混在しがちです。どの書類をどの元請けにいつ送ったかが分からなくなると、再提出や確認の電話が増え、事務所での作業時間を圧迫します。
過去の図面・記録の検索（点検・改修時）
点検や改修の依頼が来た際、過去に納めた竣工図面や配線図、機器の仕様書を探し出す必要がありますが、工事から年数が経っていると担当者が異動していたり、どの倉庫・キャビネットに保管したか分からなくなっていたりします。電子化して検索できる状態にしておくと、現場に行く前に図面を確認できます。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 工事ごと・工程ごとにフォルダを分けて写真や図面を保存できる
- 竣工図書・試験成績書などの書類をPDFでまとめて保管できる
- 元請けへ提出する書類をまとめて送付できる
- 図面や報告書を工事名・年度などで検索できる
- 紙の書類をスキャンしてOCRで検索対象にできる
- 現場と事務所の双方から同じ書類に外出先でもアクセスできる
- 設計図など機密性の高い書類だけアクセス権を分けられる
- 保管期間を過ぎた古い書類を整理しやすい状態にできる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
施工図や配線図を作成するCAD系の専用ソフトは、作図機能そのものを持たせる必要はなく、そのまま使い続けるのが合理的です。また元請けによっては提出用の指定システムやポータルを用意している場合があるので、そちらのルールに従って提出します。電子化の対象は、作成後に出力されたPDFや写真の保管・検索の部分に絞るのがよいでしょう。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
竣工図書や試験成績書、現場写真をPDF・画像として保存し、工事名や日付で検索できる仕組みは自社で持つことができます。元請けとのファイルの受け渡しや、現場担当者と事務所の間での写真の送受信も、オープンソースのツールで対応できる範囲です。
紙・Excelのままでよい部分
どの工事のどの書類をどこに保管したかを示す簡単な一覧表は、Excelのままで十分です。日々の細かいメモや、提出前の下書き段階の書類まで電子化の対象に含める必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 直近で完了した工事の竣工図書・写真・提出書類を選び、PDF化してフォルダ構成を試す
- 工事名や年度でフォルダを分ける命名ルールを決め、現場と事務所で共有する
- 現場で撮った写真をスマホから事務所へ直接送る方法に切り替える
- 元請けへの提出をシステム経由のファイル送付に変更する
- 過去の工事の図面・書類は点検や改修の依頼が多い工事から順に電子化し、年度末など工事が集中する時期を避けて進める
電気工事店の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
元請けから紙での提出を求められた場合はどうすればよいですか。
書類自体はPDFで保管しておき、提出時だけ印刷すればよいので、電子化と紙の提出は両立できます。元請けごとに求める形式が違う場合も、元データを電子化しておけば出力の形を変えるだけで対応できます。
現場で撮った写真を事務所にどう送ればよいですか。
スマホのアプリから直接ファイルを送受信できる仕組みを使うと、USBメモリやSDカードを事務所に持ち帰って受け渡す手間が減ります。現場からその場で送っておけば、整理も早く進みます。
古い工事の図面も電子化する必要がありますか。
すべてを一度にやる必要はありません。点検や改修の依頼を受けやすい工事、保管期間が残っている工事から順に電子化していくと、探す手間が減る効果を早く実感できます。
電気工事店の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
